De voordelen van documenten in de Cloud versus on-premises

De voordelen van documenten in de Cloud versus on-premises

Herken je de discussie of het wel veilig is om bestanden in Office 365 te zetten? Het korte antwoord is JA. Het lange antwoord kan je doorlezen in deze blog.

De voorbereidende fase

De eerste vraag die we moeten beantwoorden is: Waarom wil je afstappen van je huidige fileserver? Vaak is het antwoord hierop dat het niet meer goed werkbaar is om samen te werken op documenten. Het is ouderwets om over VPN vanop afstand bestanden te benaderen. Fileservers hebben vaak niet veel meerwaarde buiten een statische plaats op een server. Daarnaast worden documenten vaak gedeeld per e-mail om ze efficiënt te kunnen overbrengen naar collega’s of externe partijen.

Back-up van documenten is relatief eenvoudig on-premises in vergelijking met O365 waar versiebeheer (standaard in Office 365, in te schakelen) en back-up moet voorzien worden. (Niet standaard inbegrepen)

Extra veiligheid is noodzakelijk

De reden dat we soms geen documenten willen migreren is omdat onze Office 365 omgeving niet veilig(er) is ingesteld dan de huidige gesloten omgeving die alleen maar via veilige VPN kan benaderd worden.

Een logisch advies hier is om Multi-Factor Authenticatie in te schakelen en logging zodat je controle kan houden op de identiteiten die gebruik maken van Office 365. En je mogelijks zelfs een veiligere omgeving kan aanbieden.

De meerwaarde om documenten te migreren

De meest belangrijk drijfveer om documentenmigratie uit te voeren is de data controle binnen Office 365. Je hebt de mogelijkheid om data controle in te bouwen om documenten te classificeren of labelen met een label dat bijvoorbeeld: confidentieel noemt.

Dit label zorgt er net voor dat als er documenten met gevoelige data – zoals persoonsgegevens geplaats zullen worden op OneDrive, Teams of SharePoint dat dit een label krijgt.

Als deze gelabelde documenten gedeeld worden met de buitenwereld of per e-mail. Blijven deze beschermd door het beleid en kunnen deze niet geopend worden door onbevoegde partijen.

Hieronder zie je standaard ingebouwd dashboard van labeling op Microsoft voorgesteld gegevens classificaties. Dit zijn voorbeelden van standaard inbegrepen labels. Vaak denkt met dat het nodig is om manueel labels toe te kennen. Deze optie kan perfect. Je kan autonomie inbouwen zodat enkelingen of iedereen automatische labels die gegeven zijn aangepast kunnen worden.

International Classification of Diseases (ICD-10-CM)
Credit Card Number
U.S. Bank Account Number
EU Debit Card Number
U.S. Social Security Number (SSN)
EU Social Security Number (SSN) or Equivalent ID
International Classification of Diseases (ICD-9-CM)
U.S. Driver’s License Number
U.S. / U.K. Passport Number
EU Passport Number
EU Driver’s License Number
Taiwan Passport Number

Andere voordelen

Hier lees je alvast 10 redenen om documenten in de Cloud te zetten. Of het nu OneDrive of SharePoint of Teams is. Onderliggend is de technologie hetzelfde.

Naast de voordelen van OneDrive, Teams & SharePoint kan je best ook werken aan je digitale werkplaats. In dit artikel lees je meer.

Andere blogs

Microsoft Teams – Maak een alleen lezen folder zodat deelnemers je documenten niet kunnen aanpassen
Documenten raadplegen voor Microsoft 365 F3 gebruikers
Grote bestanden veilig versturen met OneDrive
Introductie van nieuwe OneDrive functies om beter samen te werken
Microsoft teams Synchroniseren met windows verkenner

Jasper Bernaers

Hallo, ik ben Jasper. Sinds 1 januari 2020 gestart met 365tips.be. Op deze website lees je artikels over ervaringen binnen Office 365, Microsoft Teams, etc... Veel leesplezier!

Geef een reactie