Praktische tips voor een goede Microsoft Teams vergadering hygiëne

Je hele dag staat vaak gepland.

Wanneer heb je tijd om je eigen werk doen?

Afspraken, hygiëne, Teams-etiquette, beleefdheidsregels kunnen je helpen om kwaliteitsvol te vergaderen.

Vaak zijn er veel storende factoren tijdens een lange vergadering.

Dagelijks doen we 10 online vergaderingen met verschillende mensen.

Online vergadering zijn vaak vermoeiend en kosten veel energie.

Sommige vergaderingen duren 2 uur. Is dit wel zinvol?

In deze blog enkele tips & tricks over online vergaderen.

Gebruik een headset

Het is storend voor andere deelnemers als je ingebouwde microfoon de geluiden van je omgeving doorgeeft. Gebruik daarom steeds een headset. Tenzij je een 1-1 hebt. En je zeker bent dat de andere persoon geen last heeft van je geluid.

Zet je status op ‘do not disturb’ bij een presentatie

Een presentatie starten en nog steeds notificaties krijgen van Microsoft Teams is niet zo proffesioneel. Zet je status altijd op: niet storen bij belangrijke vergaderingen. Dat kan je ook doortrekken naar andere communicatiemiddelen zoals je smartphone.

Eén computer – meerdere deelnemers

Als je een vergadering wil houden met je team en niet iedereen zit op dezelfde fysieke werkplaats, dan kan je best werken met een moderator. Iemand die zorgt dat maar één persoon spreekt is de minimale taak van deze moderator.

Korte vergaderingen

In veel onderzoeken is reeds aangetoond dat het amper mogelijk is om lange vergaderingen te houden omdat remote vergaderen zeer intensief is. Maak een vaste agenda, met structuur en probeer je hieraan te houden. Korte vergaderingen zijn niet alleen eficiënt, ze zijn ook niet zo vermoeiend en geven je tijd terug die je kan spenderen voor andere taken.

Maak een opname van de vergadering

Maak een opname van cruciale vergadering zodat mensen die er niet kunnen bijzijn toch later de nuance van de gesprekken kunnen interpreteren. Een Microsoft teams gesprek opnemen?

Vervaag je achtergrond

Een tip die de meeste wel kennen is een eigen achtergrond of de randomgeving vervagen. Microsoft Teams achtergrond aanpassen met je eigen afbeelding

Stel een leider of moderator aan

Stel een moderator aan die de vergadering in goede banen leidt. Eventueel dezelfde persoon die zorgt dat alle punten in de voorziene tijd besproken kunnen worden.
Rolverdeling tijdens een vergadering.

Notuleren van een vergadering

Notuleer de uitgangspunten, maak een verslag. Zodat de discussie objectief blijft. Wijs een persoon die de vergaderingspunten uitschrijft.

Vergadertip: hou het zo klein mogelijk

Nodig enkel de mensen uit die echt nodig zijn

Nodig de beslissers uit en de mensen die je echt nodig hebt. Informeer de omstaanders. Split je vergadering op indien je met te veel mensen bent. Maak aanwezigheden optioneel.

Agenda en timekeeping

Het is voor iedereen even belangrijk om punten die niet relevant of belangrijk zijn niet dadelijk op de agenda te nemen. Prioritiseren is een van de meest belangrijke taak in elke vergadering.

Respecteer de kantooruren

Het is voor iedereen best aangenaam om toch wel rekening te houden met de normale kantooruren, tenzij je hebt afgesproken op voorhand dat je een vergadering zal houden om 6:00 ’s morgens of 22:30 ’s avonds.