Office 365 Warnpolitik

Eine gute Dokumentenmanagement-Richtlinie für Microsoft 365 sollte jeden Dienst innerhalb von Microsoft regeln. Einige Organisationen entscheiden sich dafür, die externe Freigabe auf OneDriveSharePoint und Teams zu deaktivieren, lassen aber oft die Tür für andere kreative Lösungen offen. Hier sind einige Beispiele und Lösungen, um diese Herausforderung anzugehen.

Office 365 Entwurf

Um alles abzudecken, ist es am besten, auch jeden Office 365 Dienst richtig einzurichten. In den 3 vorangegangenen Blogs bin ich bereits ins Detail gegangen auf: Microsoft Teams, OneDrive For Business und SharePoint Online.

Wie funktioniert die Politik von office 365 ?

Richtlinien werden von Administratoren festgelegt. Die Benutzer führen Aktionen aus, die durch die Richtlinie ausgelöst werden -> eine Warnung wird erstellt und an bestimmte Personen innerhalb der Organisation gesendet. Zum Beispiel an den DSB oder den CISO.

Microsoft Flow

Wenn Sie die Freigabe von Dokumenten außerhalb von Teams, SharePoint & OneDrive nicht erlauben wollen, ist Microsoft Flow eine Herausforderung. Mit Informationsschutzetiketten können Sie Dateien kennzeichnen, wenn ein Dokument freigegeben wird, das vom Empfänger nicht geöffnet werden soll. Dies ist die am besten geeignete Lösung, um das Problem der vollständigen Dokumente zu lösen.

SharePoint Online

Innerhalb von SharePoint online ist es möglich, Benachrichtigungen bereitzustellen, wenn Benutzer Ordner oder Dateien freigeben, so dass Sie reaktiv sein können. Diese Benachrichtigungen können über https://protection.office.com/alertpolicies eingestellt werden. Außerdem ist es möglich, den Informationsschutz anzuwenden und Dateien auf der Grundlage einer Klassifizierung beim Verlassen der Organisation abzufangen.

In diesem Beispiel wurde eine Richtlinie festgelegt, die sicherstellt, dass der Administrator eine E-Mail erhält, wenn jemand eine Datei innerhalb der Organisation über SharePoint teilt.

Ermöglichung des Informationsschutzes

Der Informationsschutz bietet die Möglichkeit, Dokumente auf Dateiebene zu kennzeichnen und zu klassifizieren, so dass sie im Falle eines Durchsickerns von den Empfängern nicht gelesen werden können. Es sei denn, diesen Empfängern wurde ausdrücklich Zugang gewährt.

Die Aktivierung des Informationsschutzes kann über diesen Blog erfolgen. In einem der folgenden Blogs werden Sie eine praktische Anleitung zum Abfangen von Dateien in der Bewegung lesen, damit sie die Organisation nicht verlassen können.