Comunicación con usuarios externos en Microsoft Teams - reuniones

A menudo es difícil añadir usos externos a través de Microsoft Teams .

En este blog he añadido algunos escenarios prácticos con capturas de pantalla para que puedas colaborar con partes externas.

¿Conoce algún otro escenario? Entonces, asegúrese de dejar un comentario a continuación.

Activación técnica: ¿Cómo habilitar el "acceso externo" para la colaboración?
¿Problemas para añadir invitados? ¿No puedo añadir a nadie a un canal privado?
Guía del usuario: ¿Cómo añadir o invitar a invitados en Teams?

Escenario 1: Chat directo

El chat individual es muy cómodo. Puedes hacerlo con usuarios de Skype (versión para consumidores) y con usuarios de Microsoft Teams .

A través del botón del teléfono, situado en la parte superior derecha de la pantalla, puedes realizar llamadas telefónicas o iniciar videollamadas.

Si estás en una conversación con tu contacto, puedes compartir tu pantalla. También puedes controlar tu ordenador.

La activación puede realizarse a través del panel de control de Teams o a través de este renovado blog.

Vaya a :https://admin.teams.microsoft.com/company-wide-settings/external-communications - Active estas 2 opciones (ver captura de pantalla)

No lo hagas demasiado difícil. La cooperación es la clave.

Si se bloqueara, los usuarios encontrarían el camino a través de WhatsApp y Facebook.

NOTA: Si se ha decidido dentro de su organización que no se puede chatear a través de Teams con personas externas, debe considerar el escenario 3.

A veces se ven los miembros en una búsqueda y no los usuarios externos. En ese caso, pulsa "buscar externo" como puedes ver en esta segunda captura de pantalla.

Escenario 2: Compartir un equipo completo

Sugerencia: teams ¿Cómo se puede crear un sitio web privado, público o para toda la organización?

Cree un equipo utilizando la captura de pantalla que aparece a continuación.

En este caso, elegimos un equipo privado.

Añada los usuarios externos deseados en función de su dirección de correo electrónico.

Acceso para invitados

Permitir el acceso de invitados en Teams debe estar activado. Esto es necesario para poder añadir participantes externos.

https://admin.teams.microsoft.com/company-wide-settings/teams-settings

Piensa también en .governance

El destinatario ve en su MS teams un icono del teams al que tiene acceso.

Escenario 3: Chat de grupo con colegas internos y externos simultáneamente

Actualización del 25 de mayo de 2021: Desde hace poco tiempo es posible añadir personas externas al mismo grupo de chat que los compañeros internos. Iniciar un chat de grupo con contactos externos e internos en teams

Esto siempre es posible con otros office 365 usuarios si la organización externa lo permite.

Pronto será posible chatear con usuarios externos que no formen parte de una organización de Office 365 y que tengan una cuenta personal. (teams cuenta no gestionada por una organización)

Escenario 4: Organizar una reunión con usuarios externos

Una reunión puede ser el comienzo para dar acceso al chat a usuarios externos. Si inicias una reunión, puedes seguir escribiendo en el chat después. Aunque la reunión haya terminado.

¿Por qué debería hacerlo? Porque a menudo se empieza con una reunión. Y a veces no hace falta más que charlar.

¿Cómo empezar?

Cree una reunión de prueba desde su cliente Teams .

Invite a personas externas y envíe su invitación a la reunión.

Inicie su reunión en online

Acérquese a la reunión de online

Esto se hizo en la reunión

Esto es después de su reunión

Como ves, la relación se construye y puedes seguir hablando.

Útil para aquellos departamentos de TI que ponen límites a la cooperación externa.

¿Sabías que una vez terminada la reunión siempre puedes seguir dialogando con todos los participantes? Añadir participantes.

¿Sabías que desde la reunión anterior (si hay historial de chat) puedes volver a contactar con todos utilizando estos botones?

Escenario 4: Reunión con usuarios que no son del equipo

Cree una reunión de prueba desde su cliente Teams .

Invita a personas externas.

Envía tu reunión.

Haz que tu contacto instale la aplicación Microsoft Teams desde la PlayStore

o desde la Apple Store. (gratis)

Y echa un vistazo a estos 3 pasos fáciles de seguir 🙂 .

Añadir personas externas en el chat de grupo Teams

Por el momento, no es posible añadir usuarios externos directamente en el chat de grupo. El 27 de abril de 2021, Microsoft comunicó que esto cambiaría.

Resumen

¡A partir de ahora, puedes añadir externos en Microsoft teams !

Cada escenario tiene sus ventajas, pero a veces hay que encontrar el que mejor se adapte a tu caso particular.

Si se chatea 1-1, a menudo se pierde el contexto. Esto tiene la ventaja de que tienes una comunicación directa.

Compartir un equipo es muy práctico cuando se trabaja con más de 5 personas. Puedes editar activamente los documentos, pero también volver a ellos más tarde.

Si quieres compartir tu pantalla en una reunión de online , el escenario 4 es una gran solución. Especialmente para los usuarios que no tienen ni idea de tecnología. E incluso así sigue siendo difícil. A veces no es fácil instalar una aplicación. Y hay que tenerlo en cuenta.

Seguridad / Security = realmente importante. El bloqueo del acceso de los invitados es obsoleto. La gente encuentra su camino en numerosas plataformas. Controlarlo a través de Teams es mucho más difícil. Y esa es la elección correcta. Aun así, si te decides por Teams tienes la posibilidad de aplicar la protección de la información y mantener los datos en el lado correcto a pesar de compartirlos. Como por ejemplo en este blog.

Inicie su vídeo sólo cuando comience la reunión de Microsoft Teams

Puedes desactivar el vídeo entrante para ahorrar ancho de banda.

Silencie el micrófono cuando no esté hablando.

Escoge un lugar neutro o haz que el fondo sea borroso. (borrón)

Intenta utilizar unos auriculares y no el micrófono del portátil.

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