15 pasos para crear un lugar de trabajo digital con Microsoft 365
En este blog, 15 pasos para crear un puesto de trabajo digital basado en Microsoft 365 con ejemplos prácticos. Estos ejemplos se detallan a lo largo del artículo y enlazan con blogs técnicos para su configuración.
1. Despliega ordenadores automáticamente con Microsoft Endpoint manager
Con Microsoft Intune o Microsoft EndPoint manager combinados con Windows Autopilot, puedes desplegar y actualizar ordenadores automáticamente. Hoy en día, algunas organizaciones no consiguen sustituir un ordenador en 60 minutos. Solicitar e instalar un nuevo ordenador puede convertirse en un proceso sencillo gracias a esta solución.
Para muchas organizaciones no está configurado gestionar los dispositivos con Intune. No es tan productivo y a menudo es muy inseguro. Windows versiones están mezcladas, algunos ordenadores aún tienen el antiguo Windows 10. Algunos ordenadores no se han actualizado en 5 años. Si quieres profundizar para entender mejor la historia del piloto automático, deberías echar un vistazo a este artículo. Una conclusión importante. Intune se adapta a cualquier organización. Desde 5 personas hasta 10.000. Desde la gestión de Mac (básica) hasta Windows 10, Android e iOS.
En 60 minutos puedes tener Windows Autopilot configurado, listo. Listo para la producción. Tómate un momento para leer este práctico blog.
2. Windows actualiza con Endpoint manager
Windows La actualización debe hacerse correctamente. Y sobre todo automáticamente en oleadas (olas). Para que no todo el mundo reciba una actualización "molesta" pero necesaria. Si lo haces bien. Eso lleva unos minutos por actualización. Y ésta sólo se produce cada 6 meses.
Las actualizaciones de seguridad son más frecuentes y llevan menos tiempo. Puedes dar una ventana emergente y dar a los usuarios la libertad de elegir por sí mismos dentro de los 14 días para instalar esta actualización.
3. Office 365 Instalación de Proplus a través de Endpoint manager
Office 365 Apps = Office 365 ProPlus con Microsoft Teams incluido puede instalarse en todos los ordenadores de todos los usuarios a través de Intune. Se trata de un proceso transparente y muy sencillo, con monitorización y seguimiento en el portal de Intune.
4. Utilizar el nuevo navegador Microsoft Edge
En esta demostración, puedes ver que este nuevo ordenador se instaló en 24 minutos. Completamente automático. Sin interacción informática alguna. Puedes instalar el nuevo navegador EDGE en todos los ordenadores a través del portal intune. Puedes leer muchas de las ventajas de este navegador aquí.
Este navegador puede ejecutar sitios web específicos en las antiguas "versiones de internet explorer", por lo que puedes seguir abriendo las aplicaciones antiguas. Las nuevas las puede abrir en la nueva versión. Práctico para librarse de la cultura de los 5 navegadores y tener que dar menos soporte y actualizaciones para todos estos navegadores.
5. Ya no tendrás que iniciar sesión manualmente en Office 365 u otras aplicaciones
Nunca tendrás que iniciar sesión en Edge en Office 365. En Microsoft Teams. En tu Office 365 ProPlus. Porque tu ordenador es conocido. Así que ¡se acabaron las molestas ventanas emergentes y los inicios de sesión!
Además, puedes integrar todas las aplicaciones de terceros en Azure AD para que puedas utilizarlas incluso sin nombre de usuario ni contraseña. Se puede integrar casi cualquier aplicación.
Myapps.microsoft.com es una tercera opción. ¿Sabías que puedes añadir instagram, facebook y otras plataformas de medios sociales como usuarios?
6. Instala aplicaciones de terceros en todos los ordenadores
Puedes instalar aplicaciones en Microsoft Intune o EndPoint manager de varias formas. En este artículo, escribí cómo integrar y actualizar automáticamente el software.
7. Migra tus archivos personales actuales a Office 365
Tanto si utilizas OneDrive, Teams o SharePoint lo utilices. Abrir tus propios archivos "sin conexión" no supone ningún problema. Por supuesto, se recomienda que todos los archivos estén en Office 365 . Así te librarás de tu actual servidor de archivos.
En este artículo, leerás cómo sincronizar archivos en tu ordenador para que la facilidad de uso siga siendo la misma que ahora. Aquí puedes leer las 10 ventajas de OneDrive. Por ejemplo, también puedes guardar automáticamente los archivos adjuntos de tus correos electrónicos en tu ordenador, o en Microsoft Teams.
8. El documento pasa a Office 365
Todo lo que hagas hoy en tu servidor de archivos actual es colocar documentos a los que nunca podrás acceder de la misma forma más adelante. Los servidores de archivos son máquinas de documentos estáticos.
No tienes control sobre los documentos del servidor de archivos, a menudo hay 20 versiones. Y aún no puedes colaborar security imponer la colaboración todavía en los servidores de archivos locales. A menos que realmente hayas configurado tu entorno para ello con las herramientas adecuadas. ¿Está configurado?
A través de este blog, puedes realizar la migración de documentos personales, así como la migración de departamentos o sitios de proyectos. A través de la herramienta de migraciónSharePoint , puedes mover cualquier tipo de archivo de hasta 100 GB del servidor de archivos a Office 365 . Por supuesto, asegúrate de tener en cuenta governance para Teams, SharePoint y OneDrive.
9. Eliminar las aplicaciones locales y migrar a Azure
Migra tus servidores de aplicaciones y otros sistemas a Microsoft Azure. Pero definitivamente no incluyas tus controladores de dominio, servidores de archivos, servidores de bases de datos. Ya no los necesitarás en Azure, al menos no de la misma forma.
- Los servidores de archivos migran a Office 365.
- Eliminar controladores de dominio. Azure incluye un controlador de dominio gratuito. (Azure AD) y si eso no fuera suficiente utiliza las capacidades ADDS. (Se trata de un controlador de dominio completo - sólo si es realmente necesario)
- Puedes rediseñar tus servidores de bases de datos y aplicaciones para que el servidor SQL llegue a un Servicio SQL en Azure. Más barato y más estable. Ya no es necesario actualizar el servidor. Sin mantenimiento en la capa de infraestructura.
- Las aplicaciones de terceros pueden conectarse a tu https://myapps.microsoft.com y utilizar aplicaciones para acceder a este portal, sin necesidad de una VPN.
- Los proveedores de software ofrecen hoy mil soluciones. Ponerlo en tu propio centro de datos es anticuado. A menos que tengas verdaderas razones para hacerlo.
10. Deja que los usuarios se ayuden a sí mismos
Muchas organizaciones se ven totalmente frenadas por el aparato informático. Mientras que las TI sólo deberían tener un papel de apoyo. Automatizar tareas triviales como el restablecimiento de contraseñas, la instalación de nuevos ordenadores. O crear una nueva biblioteca sharepoint o Teams . Los objetivos de la organización son lo primero.
El autoservicio o SSPR es una opción para que los usuarios puedan restablecer fácilmente sus contraseñas. Sin que tengan que acudir a TI.
Myapps es un portal en el que los usuarios tienen la posibilidad de gestionar sus propias aplicaciones o grupos de distribución, teams o listas.
Microsoft Teams canales y páginas de equipo. El propietario puede dar permisos para que la organización lo facilite por sí misma. Invitar a invitados, etc.
11. Seguridad de los documentos
La seguridad de los documentos puede hacerse de múltiples formas y capas dentro de Office 365. Anteriormente hice un vídeo de demostración de un ordenador al que no se le permitía descargar archivos de la organización en Office 365. OneDrive, Teams o SharePoint. ¿También tienes eso en tu servidor de archivos?
Además de estas salvaguardias, puedes trabajar, por supuesto, con la Protección de la Información. Todo documento que contenga datos personales se etiqueta de forma que ese documento no pueda salir de la organización. Ni en una memoria USB, ni por correo electrónico. Ni por invitados o contactos de confianza que permitas en un equipo de la organización. Y aplica otro 2º factor utilizando la Autenticación multifactor.
12. Gestionar las aplicacionesmóviles, incluidos los dispositivos BYOD
A menudo conseguimos proteger adecuadamente nuestros PC fijos, portátiles. Los dispositivos móviles a menudo no. Intune te permite aislar y segmentar aplicaciones sin tener que llevar el dispositivo a gestión. La aplicación está en gestión.
Los datos de la organización están protegidos. Por un lado, con un PIN, huella dactilar, faceID. Por otro, no puedes copiar documentos en otras aplicaciones. Este es un ejemplo de la aplicación Outlook. blindada en un BYOD. Así que no te líes con tu consultor de seguridad de la información o DPO.
13. Automatización de procesos
El empleado medio dedica 1,8 horas al día a buscar la información adecuada. Gracias a la automatización, puedes facilitar y normalizar el flujo de documentos dentro de la organización para que todos puedan trabajar con los mismos documentos. Aquí puedes encontrar un ejemplo básico.
14. Una intranet como lugar central para empezar el día
Como la nueva versión está fuera de SharePoint con una interfaz moderna, es más fácil crear un portal bonito y funcional sin ser desarrollador. Tu intranet puede ser la página de aterrizaje donde encontrar la información adecuada de tu organización.
Puedes dejar que un tercero prepare el panorama general, pero gestionar tú mismo el contenido desde el inicio.
15. ¡Elige la nube!
¡El mayor reto es tu mentalidad y/o tu resistencia al cambio! A menudo pensamos que la Nube no puede ofrecer todas las capacidades necesarias para que una organización sea más dinámica e inteligente.
La nube es una elección estratégica. Si no eliges nada, eliges lo viejo. Y tú no buscabas eso, ¿verdad?
Lee también: Características y funciones de Microsoft 365 para tu lugar de trabajo digital
¡Super post!