¿Cómo configurar Microsoft Reservas para que cualquiera pueda concertar una cita en tu calendario?
¿Estás buscando una forma de permitir que la gente reserve una hora contigo y capture las reuniones sin que tú tengas que hacer nada? Microsoft Reservas ofrece la solución para ello.
Con Microsoft Reservas, puedes organizar automáticamente citas tanto para reuniones físicas como virtuales. Este artículo te explica cómo hacerlo.
Empieza con Reservas a través de portal.office.com
Navega hasta portal.office.com y pulsa Reservas.
Introduce los datos de tu organización en el primer intento de acceso.
¿Qué quieres organizar con Microsoft Reservas?
- La gente debería poder concertar una cita contigo.
- La cita debe ser a través de Microsoft Teams .
- Una hora está bien.
- Sólo los lunes entre las 10:00 y las 12:00. Y los demás días de 8:00 a 17:00 y los sábados entre las 10:00 y las 11:00.
Empezar desde el Portal de Reservas
Navega hasta: https://outlook.office.com/bookings para activar las reservas.
URL de demostración: https://outlook.office365.com/owa/calendar/G32ea87f351194aa2bd6ede365f8d1323@JasperBernaers.com/bookings/
Como administrador, has "preparado" el entorno de reservas. Los usuarios también pueden utilizar las reservas sin ser administradores: sólo se aplican las normas del administrador en cuanto a integraciones o información de la empresa.
Si tu administrador aún no ha hecho nada en Reservas porque estaba durmiendo, puedes utilizar Reservas sin límites. Eso sí, con los límites de reuniones de 8:00 a 17:00. Pero puedes solucionarlo en tu propio perfil. Más adelante...
En primer lugar, necesitas "agentes". O colaboradores. Puedes añadirlos a través de esta URL directa: https://outlook.office.com/bookings/staff
Pulsa "Añadir personal" en la parte superior.
A continuación, añade tus miembros mediante Office 365 y pulsa Guardar en la parte superior.
En este ejemplo, he añadido a Debra.
Abre el usuario para cuyo calendario quieras establecer excepciones de disponibilidad.
En este ejemplo, he ajustado lunes y sábado. Puedes personalizarlo día a día.
He habilitado que SI ya hay un punto del orden del día en el calendario puedas reservar este espacio de tiempo.
Pulsa Guardar.
Por defecto, el propio Booking ya se encarga de muchas cosas y no tienes por qué personalizar nada más.
Publica tu enlace web en tu firma de correo electrónico
Navega a: https://outlook.office.com/bookings/bookingpage
Elegí el rojo como color de la derecha.
Puedes copiar la url para luego publicarla cuando la gente te envíe correos electrónicos. En tu firma, por ejemplo. Como en este blog.
Enviar una reunión automática
Es posible enviar una reunión automática. Este ajuste se encuentra aquí.
Así se realiza una prueba antes de un encuentro físico
Copia la URL de tu portal de reservas en un navegador y comprueba el resultado.
Selecciona la persona de contacto correcta
Rellena el formulario y reserva una cita.
En breve recibirás la confirmación de tu cita.
Configurar y probar una reunión virtual
Puedes activar los servicios a través de outlook.office.com/bookings/services. Activé las reuniones de Microsoft Teams para organizar rápidamente una reunión en Teams .
Siempre es mejor utilizar el enlace directo para distribuir.
Ejemplo:
Tu destinatario recibirá esta invitación con una Teams-invitación.
Recibirás una confirmación en tu calendario + buzón.
Ajustar el horario de la organización
La información de la empresa puede adaptarse para toda la organización en: https://outlook.office.com/bookings/businessinformation
¡Mucha diversión reservando! Si tienes alguna pregunta, ¡envía un mensaje en los comentarios! Y ayuda también a otras personas con sus preguntas.
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Estimados,
Cuando indico en reservas que no se puede elegir entre diferentes empleados para reservar, por defecto se ve el calendario de un empleado en lugar del calendario mío (administrador). ¿Cómo puedo cambiar esto?
Cuando alguien hace una reserva en mi calendario, no me aparece el comentario adicional (u otros campos adicionales que haya definido) que la acompaña.
¿Dónde puedo encontrar esa información?
Hola Jef, yo también me he dado cuenta. No sé si es posible incluir comentarios cuando reservas así.
Lo encontrarás en https://outlook.office.com/bookings/customers > haz clic en el nombre del cliente en la lista > "recibir más información de contacto" y ahí lo tendrás todo listo...
Hola, he puesto 2 preguntas en la parte inferior de mi página de reserva que hay que rellenar. Ahora, cuando intento reservar y respondo a estas 2 preguntas, no veo las respuestas en la confirmación de la cita. ¿Cómo puedo seguir viéndolas?
Hola, ¿Cómo se puede acotar el periodo de citas? Ya tengo configurado los días y horas que se pueden reservar pero necesito que a partir del 1 de Mayo ya no se pueda reservar una cita. ¿Dónde se configura?
¡Muchas gracias!
Hola Jasper, ¡Gracias por tu clara explicación! Yo también trabajo con varios calendarios. ¿Puedes vincularlos en Reservas para que la gente vea todo tu calendario, incluidas todas las citas de los distintos calendarios? ¿O sólo puedes mostrar el calendario vinculado a tu cuenta de Office?
Hola Annemarie, buena pregunta. Creo que no hay una solución viable para esto. Sólo puedes indicar los lugares vacíos, pero no ver los elementos. Por supuesto, puedes compartir tu calendario con tus contactos. O copiar de otros calendarios con elementos de flujo. ¿Es una solución?
Hola Jasper,
El cliente no está recibiendo el correo electrónico de confirmación, sin embargo, he activado todos los ajustes según las instrucciones. ¿Alguna idea?
Bonjour,
Tout d'abord, merci pour la création de votre site, il m'a déjà vraiment aidé ;-).
Pero, desgraciadamente, ahora me preocupan un poco las reservas. En efecto, quiero proponer a los miembros de mi equipo días de formación.
He creado un calendario, pero no puedo configurar las fechas o dar las formaciones. Los agentes pueden reservar todas las fechas del calendario. ¿Puedes ayudarme?
querido,
si no he programado una reunión y todavía quiero añadirla (es decir, en el pasado) ¿cómo puedo poner esto en la herramienta de reservas?