📖 Tutorial: Microsoft Teams technical governance - best practice
El cambio hacia un trabajo más remoto ha aumentado significativamente la demanda de Microsoft Teams . Aunque la colaboración a distancia puede parecer sencilla, presenta desafíos tanto humanos como técnicos. Para tener éxito, es esencial contar con las herramientas adecuadas y establecer una sólida estructura governance para una comunicación y colaboración eficaces dentro de su organización.
En esta entrada del blog, vamos a proporcionar algunas mejores prácticas e instrucciones prácticas para optimizar governance técnica dentro de Microsoft Teams . Implementar políticas y establecer políticas claras es crucial para crear estructura y orden dentro de su organización de TI.
Microsoft Teams está profundamente integrado en el Office 365-ecosistema, reuniendo tecnologías subyacentes como Outlook, OneDriveSharePointYammer, Stream, Staffhub, Planner, PowerBI, Maps y muchas más. Además de configurar Teams, también es importante configurar correctamente OneDrive y SharePoint .
Además de esta entrada de blog, también puedes consultar otros artículos sobre la gestión de descargas de archivos, cómo guardar Teams-registros en OneDrive, y mucho más. Sigue leyendo para aprender a implementar governance técnico en Microsoft Teams y permitir que los miembros de tu equipo trabajen juntos de forma eficaz y eficiente.
¿Qué es governance en general?
Governance aúna personas, procesos, tecnologías y política/política. Governance proporciona una amplia base necesaria para ayudar a las organizaciones a gestionar bien la tecnología, en general.
| Personas | Procesos |
| tecnologías | Acuerdos / Política |
Microsoft Teams está integrado con estos diferentes servicios
Office 365 Grupos, Security grupos, grupos de correo, listas de distribución y buzones compartidos.
Esta imagen muestra qué servicios "compartir" están también integrados en Microsoft Teams .
En esta imagen, puede ver dónde Microsoft Teams toca otras tecnologías de Office 365 .
Consulta también la integración completa en Microsoft 365, aquí.
1. Creación de grupos y equipos y acceso de invitados
A menudo, su organización exige acuerdos estrictos sobre cómo se nombran y clasifican los ordenadores, las impresoras, los archivos compartidos y las sedes de los equipos.
¿Trabajamos con invitados?
¿Se pueden añadir invitados como miembros del equipo?
¿Quién puede crear teams ?
Todas estas "opciones" pueden configurarse con Azure Active Directory (Azure AD).
Decisiones por tomar:
¿Necesita su organización una nomenclatura específica para teams ?
¿Necesitan los equipos(creadores) la capacidad de asignar clasificaciones específicas de la organización?
¿Quieres limitar la posibilidad de añadir invitados por equipo?
¿Quiere limitar dentro de la organización quién puede crear teams ?
Acción tras las decisiones:
Documente los requisitos de su organización para la creación de equipos, la asignación de nombres, la clasificación y el acceso de invitados.
Planifique la aplicación de estos requisitos o recomendaciones como parte del despliegue de Teams.
Comunicar y publicar políticas para informar a los usuarios de Teams del comportamiento que pueden esperar durante la aplicación.
proposed frameworkCreación de grupos y equipos, asignación de nombres y acceso de invitados
| Emergencia | Detalles | Azure AD Premium | Decisión |
|---|---|---|---|
| Política de nombres de los equipos | Utilizar palabras bloqueadas personalizadas basadas en prefijos y sufijos. | P1 | TBD |
| Clasificación por equipos | Asignar clasificaciones a teams. | P1 | TBD |
| Acceso para invitados | Permita que los invitados a la Teams | NO | TBD |
| Crear un equipo | limitar la creación de equipos a los administradores. | NO | TBD |
| Crear un equipo | Limitar la creación de equipos a un grupo selecto de personas de la organización | P1 | TBD |
Equipamiento técnico
1. Política de nombres de Microsoft Teams
- Navegue por el Portal Azure. https://portal.azure.com
- Seleccione Azure Active Directory
- Haga clic en grupos y, a continuación, en NamingPolicy o política de nombres.
A continuación se muestra una política que da a cada grupo un prefijo TEAMS-. Así de sencillo. Ver 2ª captura de pantalla.
2. Clasificación por equipos
Pronto volveré sobre este tema en otro blog. Más información técnica ya se puede encontrar aquí. https://docs.microsoft.com/en-us/office365 /enterprise/ powershell/manage-office-365-groups-with- powershell
3. Acceso de invitados al equipo - ON / OFF
- Visita: https://admin.teams.microsoft.com/
- Haga clic en la configuración de toda la organización
- Haga clic en acceso de invitados
- Activar o desactivar el acceso de invitados.
3. Teams desactivar el acceso de invitados por equipo
Microsoft Teams governance suele girar en torno a los accesos de invitados. Por ejemplo, ¿quieres desactivar el acceso de invitados en un equipo? Porque es un equipo que sólo se utilizará internamente, por ejemplo. Como por ejemplo: Departamento de Comunicaciones, Recursos Humanos, IT, RRHH, Nóminas. Entonces siga los siguientes pasos para desactivar el acceso de invitados en un equipo. Por supuesto, puede automatizar esto con PowerShell o mediante una plantilla proporcionada al crear un equipo.
- Acceda al panel de administración SharePoint desde el centro de administración. https://admin.microsoft.com
- Sitios selectos, Sitios activos
- Seleccione el equipo deseado
- Haga clic en política
- Reparto externo
- Seleccione una de estas 4 opciones:
- Todo el mundo
- Huéspedes nuevos y existentes
- Sólo huéspedes existentes
- Sólo personas de la organización
4. Crear equipo - para administradores
- Teams La creación de bloques para todos se puede hacer a través de esta entrada de blog escrita anteriormente.
5. Crear Teams - para grupos específicos
- Teams La creación de bloques para todo el mundo, pero permitidos para un grupo reducido, puede hacerse a través de esta entrada de blog.
2. Fecha de caducidad, conservación y archivo de grupos y teams
Para establecer una política adecuada de Microsoft Teams governance , es aconsejable establecer una política de retención. Es probable que tu organización tenga requisitos para establecer políticas de caducidad, retención y archivo de teams y datos de equipo (mensajes de canal y archivos de canal). Puede dejar que los equipos (sedes) caduquen y aplicar un ciclo de vida de equipo automáticamente.
También se pueden aplicar políticas de retención para conservar o eliminar información. Teams archiving is as well as an option (set to read-only mode) to view a point-in-time view of a team that is no longer active.
Decisiones que tomar:
¿Cuál es la fecha de caducidad de la organización de un equipo?
¿Cuáles son las políticas específicas de conservación de datos que deben aplicarse a teams ?
¿Espera su organización poder archivar las páginas inactivas teams . ¿O mostrar el contenido en modo de sólo lectura?
Medidas que deben aplicarse tras las decisiones:
Documente los requisitos de su organización en materia de caducidad (expiración) de teams, conservación de datos y archivo.
Prever la aplicación de estas recomendaciones en el marco de la puesta en marcha de Teams.
Comunicar y publicar una política para informar a los usuarios de Teams sobre el comportamiento en la plataforma.
proposed frameworkFecha de caducidad, conservación y archivo de grupos y teams
| Emergencia | Detalles | Azure AD Premium | Decisión |
|---|---|---|---|
| Política de caducidad | Gestione el ciclo de vida de los grupos Office 365(y también Teams) estableciendo una política de decaimiento. | P1 | TBD |
| Política de conservación | Conserve o elimine los datos durante un período determinado estableciendo la política de conservación para teams en el centro de cumplimiento de Security . Nota: El uso de esta función requiere una licencia para Office 365 Enterprise E3 o superior. | NO, O365 E3 o superior. | TBD |
| Archivar y restaurar teams | Archive un equipo cuando ya no esté activo, pero desee conservarlo por motivos de cumplimiento o para reactivarlo en el futuro. | NO | TBD |
Equipamiento técnico
1. Política de caducidad
Microsoft Teams governance para el ciclo de vida de Office 365-grupos (y también Teams) estableciendo una política de decaimiento.
- Navegue por el Portal Azure. https://portal.azure.com
- Seleccione Azure Active Directory
- Haga clic en grupos y, a continuación, en fecha de caducidad.
- En esta configuración, establezco la duración del grupo en 30 días.
- Por ejemplo, puede dejar las sedes de equipo fijas al margen, pero permitir que las sedes de proyecto realicen ciclos.
2. Política de conservación
Conserve o elimine los datos durante un período determinado estableciendo la política de conservación para teams en el centro de cumplimiento de Security . Nota: El uso de esta función requiere una licencia para Office 365 Enterprise E3 o superior.
- Vamos Abierto: https://protection.office.com/retention
- Haga clic en crear
- Pon un nombre bonito a tu póliza
- Siguiente
- 7 años. Por defecto.
- Seleccione Teams canales
- Seleccione Teams Mensajes de chat
- Es aconsejable crear una política de retención independiente para todas las ubicaciones. (Excepto grupos y canales, que ya se han creado).
- Cree esta política.
Más información: Docs.microsoft.com
3. Archivar y restaurar teams
Archive un equipo cuando ya no esté activo, pero desee conservarlo por motivos de cumplimiento o para reactivarlo en el futuro.
- Navega hasta: https://outlook.office.com/ecp/
- Encuentre su equipo para restaurar
- Haga clic en Restaurar
Microsoft Teams borrado? restaurar se puede hacer fácilmente a través de este blog.
4. Comprobar Teams
Revise los accesos no utilizados a teams a través de admin.teams.microsoft.com o a través de Office 365 Grupos y Teams Informe de actividad. Para comprobar semanal o mensualmente los accesos y el uso.
5. Restringir las aplicaciones externas
A través del panel de control de Cloud App Security, puede ver si una aplicación de terceros cumple con las normativas modernas y sí cumple con las normas de protección personal y de datos. (GDPR)
737+ Las aplicaciones de Microsoft Teams están permitidas en este entorno de pruebas por defecto. Si quieres mantener el pulso de las aplicaciones que preferirías no ver en el entorno, puedes bloquear la aplicación individualmente aquí. La desactivación de aplicaciones puede hacerse a través de este blog.
6. Teams liquidación automática con Access Reviews
Teams que no se estén utilizando se pueden borrar automáticamente preguntando a los propietarios si están de acuerdo. Encontrará una explicación detallada aquí. Governance: Microsoft Teams limpieza automática a través de Access Review
3. Iniciar el cambio de documentos para colaborar en una plataforma
Office 365 se basa en estrategias que con demasiada frecuencia cuestionamos. Al fin y al cabo, OneDrive es el lugar donde los usuarios finales guardan sus archivos. SharePoint crea conectividad y Microsoft Teams es el centro de la colaboración.
1. OneDrive
OneDrive es un lugar donde se colocan los documentos personales. Onedrive en sí no necesita mucha configuración. Antes teníamos discos domésticos, ahora tenemos OneDrive. Sólo que este OneDrive permite una mayor flexibilidad a la hora de compartir.
Los datos personales, los datos de los clientes no pertenecen a OneDrive. En función de la política de la organización, lo mejor es tomar medidas para dejar constancia de ello. Técnicamente, la protección de la información también puede utilizarse para garantizar que los archivos no puedan ser compartidos por terceros.
2. SharePoint
SharePoint es el lugar central donde las organizaciones colocan los datos y la información para que todo el mundo tenga siempre acceso a los documentos actuales o a la información de la organización. En las estructuras planas modernas, se recomienda alojar la información crucial en SharePoint, transparente para toda la organización.
3. Microsoft Teams
Microsoft Teams puede configurarse por departamento, tipo de grupo de colaboración o por departamento. La estructura general en sí no es importante para la organización. A menudo, la organización tradicional de TI impulsa estructuras jerárquicas para mantener Teams manejable.
Resulta práctico disponer de una estructura lógica y comprensible que pueda aterrizar en cualquier organización.
Ah, sí, Microsoft Teams es utilizado por los mayores gigantes de la tecnología, como: Accenture, Continental AG, Ernst & Young, Pfizer y SAP. Todos ellos cuentan con más de 100.000 usuarios. Fuente.
- Sitios de los departamentos
- Emplazamientos para proyectos cortos
- Fundamentos estructurales como: RRHH, Gestión,.
Disposiciones organizativas
Como organización, ¿tiene muchos teams? Entonces ponga siempre dos propietarios en cada equipo. Si uno de los propietarios no está presente o abandona la organización, puedes seguir trabajando sin impacto operativo.
Añada invitados a teams en los que haya decidido que está bien. No permita la entrada de invitados a teams. Una convención de nomenclatura puede ayudar o un prefijo antes o un sufijo después del nombre del equipo.
Designe administradores que revisen a los invitados y las entradas de vez en cuando para que todo permanezca ordenado en todo momento.
Instrucciones generales
Microsoft Teams citas son cruciales para cualquier organización.
Documente las necesidades específicas de su organización para la posible restricción de las funciones de Teams en el tenant- y a nivel de usuario. Esto es completamente independiente de los puntos descritos anteriormente.
Redactar los 2 marcos en torno a la creación y retención por el bien de la organización. Aporte tecnología sólo cuando sea necesario. No esperar a que sea demasiado tarde. Intenta tener en cuenta los límites de Teams.
Comunique y publique la política completa para informar a los usuarios de Teams sobre el comportamiento que pueden esperar tras su(s) aplicación(es).
Ahora es el momento de Teams plantillas o mensurabilidad de la aplicación deteams a través de estos blogs.
