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📖 Tutorial: Microsoft Teams technical governance - best practice

Microsoft Teams governance . La demanda de Microsoft Teams ha crecido enormemente desde el cambio más trabajo a distancia. Colaborar a distancia parece fácil, pero en realidad no lo es. Y menos aún si no tienes las herramientas adecuadas para comunicarte con tus compañeros. Además de las dificultades humanas, también hay una complejidad técnica. No todas las organizaciones están siempre dispuestas a colaborar con las tecnologías modernas. Y para configurar teams de forma rápida.

A través de estas instrucciones prácticas en este blog, enriquezco las mejores prácticas. Las políticas, dentro de Microsoft Teams son necesarias para estructurar su organización de TI.

Contexto: Microsoft Teams está profundamente integrado en el ecosistema de Office 365. En la base está Outlook, OneDrive, SharePointYammer, Stream, Staffhub, Planner, PowerBI, Maps y mucho más. Además de la configuración de Teams , también se recomienda configurar OneDrive y SharePoint correctamente.

Además, también puedes leer otros blogs; descargar archivos, guardar grabaciones deteams en OneDrive,...

¿Qué es governance en general?

Governance reúne a las personas, los procesos, las tecnologías y las políticas/reglas. Governance proporciona una amplia capa necesaria para ayudar a las organizaciones a manejar bien la tecnología, en general.

PersonasProcesos
tecnologíasAcuerdos / Política

Microsoft Teams se integra con estos diferentes servicios

Office 365 Grupos, Security grupos, grupos de correo, listas de distribución y buzones compartidos.

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Esta imagen muestra los servicios de "compartir" que también están integrados en Microsoft Teams .

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En esta imagen, puede ver dónde Microsoft Teams toca otras tecnologías de Office 365 .

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Consulta también la integración completa en Microsoft 365, aquí.

1. Creación de grupos y equipos con nombres y acceso de invitados

A menudo, su organización requiere acuerdos estrictos sobre cómo se nombran y clasifican los ordenadores, las impresoras, los archivos compartidos y las sedes de los equipos.

¿Trabajamos con invitados?
¿Se pueden añadir invitados como miembros del equipo?
¿Quién puede crear teams ?

Todas estas "opciones" se pueden configurar con Azure Active Directory (Azure AD).

Decisiones a tomar:

¿Necesita su organización una convención de nombres específica para teams ?

¿Necesitan los equipos la capacidad de asignar clasificaciones específicas de la organización?

¿Quieres limitar la posibilidad de añadir invitados por equipo?

¿Quiere limitar dentro de la organización quién puede crear teams ?

Acción tras las decisiones:

Documente los requisitos de su organización para la creación de equipos, la asignación de nombres, la clasificación y el acceso de invitados.

Planifique la aplicación de estos requisitos o recomendaciones como parte del despliegue de Teams.

Comunicar y publicar las políticas para informar a los usuarios de Teams del comportamiento que pueden esperar durante la aplicación.

proposed frameworkCreación de grupos y equipos, nombramiento y acceso de invitados

EmergenciaDetallesAzure AD PremiumDecisión
Política de nombres de equiposUtilice palabras bloqueadas personalizadas basadas en prefijos y sufijos.P1TBD
Clasificación de los equiposAsignar clasificaciones a teams.P1TBD
Acceso de invitados al equipoPermitir a los invitados a la TeamsNOTBD
Crear un equipolimitar la creación de equipos para los administradores.NOTBD
Crear un equipoLimitar la creación de equipos para un grupo selecto de personas en la organizaciónP1TBD
Puede adoptar el marco anterior de forma integral en la documentación de governance/política. Tomar decisiones, desmontar y montar técnicamente.

Equipo técnico

1. Microsoft Teams política de nomenclatura

A continuación se muestra una política que da a cada grupo un prefijo TEAMS-. Es así de sencillo. Véase la segunda captura de pantalla.

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2. Clasificación de los equipos

¡Volveré a hablar de esto con un blog separado pronto! Puede encontrar más información técnica aquí. https://docs.microsoft.com/en-us/office365/enterprise/powershell/manage-office-365-groups-with- powershell

3. Acceso de invitados al equipo - ON / OFF

  • Navegue hasta: https://admin.teams.microsoft.com/
  • Haga clic en la configuración de toda la organización
  • Haga clic en el acceso de invitados
  • Activar o desactivar el acceso de invitados.
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3. Teams desactivar el acceso de invitados por equipo

Microsoft Teams governance a menudo comienza en torno a los accesos de los invitados. Por ejemplo, ¿quieres desactivar el acceso de invitados en un equipo? Porque es un equipo que sólo se utilizará internamente, por ejemplo. Como por ejemplo: Departamento de Comunicación, Recursos Humanos, Informática, RRHH, Nómina. A continuación, siga los pasos siguientes para desactivar el acceso de invitados en un equipo. Por supuesto, puede automatizar esto con PowerShell o a través de una plantilla proporcionada al crear un equipo.

  • Navega hasta el SharePoint panel de administración desde el centro de administración. https://admin.microsoft.com
  • Sitios selectos, sitios activos
  • Seleccione el equipo deseado
  • Haga clic en la política
  • Compartir con el exterior
Microsoft Teams governance  Toda la organización
  • Seleccione una de estas 4 opciones:
  • Todo el mundo
  • Clientes nuevos y existentes
  • Sólo para huéspedes existentes
  • Sólo personas de la organización
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4. Crear equipo - para administradores

5. Crear Teams - para grupos específicos

2. Fecha de caducidad, conservación y archivo de los grupos y teams

Para establecer una política adecuada de Microsoft Teams governance , es aconsejable poner en marcha la retención. Su organización probablemente tiene requisitos para establecer políticas de caducidad, retención y archivo de teams y de los datos del equipo (mensajes y archivos del canal). Puede dejar que los equipos (centros) caduquen y aplicar un ciclo de vida del equipo automáticamente.

También se pueden aplicar políticas de retención para conservar o eliminar la información. Teams archivo es así como una opción (configurada en modo de sólo lectura) para ver una vista puntual de un equipo que ya no está activo.

Decisiones a tomar:

¿Cuál es la fecha de caducidad de la organización de un equipo?

¿Cuáles son las políticas específicas de conservación de datos que se aplican a teams ?

¿Espera su organización la posibilidad de archivar las páginas inactivas teams . ¿O mostrar el contenido en modo de sólo lectura?

Acciones que deben aplicarse tras las decisiones:

Documente los requisitos de su organización para la expiración (caducidad) de teams, la retención de datos y el archivo.

Se prevé aplicar estas recomendaciones en el marco de la implantación de Teams.

Comunicar y publicar una política para informar a los usuarios de Teams sobre el comportamiento de la plataforma.

proposed frameworkFecha de caducidad, conservación y archivo de los grupos y teams

EmergenciaDetallesAzure AD Premium Decisión
Política de fechas de caducidadGestionar el ciclo de vida de los grupos de Office 365(y también de Teams) estableciendo una política de decadencia.P1TBD
Política de retenciónConserve o elimine los datos durante un período determinado estableciendo la política de retención para teams en el centro de cumplimiento y Security . Nota: El uso de esta función requiere una licencia para Office 365 Enterprise E3 o superior.
 
NO, O365 E3 o superior.TBD
Archivar y restaurar teamsArchive un equipo cuando ya no esté activo, pero quiera conservarlo por razones de cumplimiento o para reactivarlo en el futuro.NOTBD
3 citas que puedes eliminar y escribir después de la ronda de decisiones. Organización llevada tan GO.

Equipo técnico

1. Política de fechas de caducidad

Microsoft Teams governance para el ciclo de vida de Office 365-grupos (y también Teams) estableciendo una política de decaimiento.

  • Navegue por el Portal Azure. https://portal.azure.com
  • Seleccione Azure Active Directory
  • Haga clic en los grupos y luego en la fecha de caducidad.
  • En esta configuración, establecí la duración del grupo en 30 días.
  • Por ejemplo, puede dejar fuera las sedes de equipo fijas pero permitir que las sedes de proyecto tengan un ciclo.
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2. Política de retención

Conserve o elimine los datos durante un período determinado estableciendo la política de retención para teams en el centro de cumplimiento y Security . Nota: El uso de esta función requiere una licencia para Office 365 Enterprise E3 o superior.

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  • 7 años. Por defecto.
1
  • Seleccione Teams canales
  • Seleccione Teams Mensajes de chat
  • Es aconsejable crear una política de retención separada para todos los lugares. (Excepto los grupos y canales, que ya han sido creados)
1
  • Crea esta política.
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Más información: Docs.microsoft.com

3. Archivar y restaurar teams

Archive un equipo cuando ya no esté activo, pero quiera conservarlo por razones de cumplimiento o para reactivarlo en el futuro.

La restauración de Microsoft Teams deleted? se puede hacer fácilmente a través de este blog.

4. Comprobar que no se ha utilizado Teams

Revise los teams no utilizados a través de admin.teams.microsoft.com o a través de Office 365 Grupos y Teams Informe de actividad. Para comprobar semanal o mensualmente los accesos y el uso.

5. Restringir las aplicaciones externas

A través del panel de control de Cloud App Security, se puede ver si una aplicación de terceros cumple con la normativa moderna y sí cumple con las normas de protección personal y de datos. (GDPR)

737+ La aplicación de Microsoft Teams está permitida en este entorno de pruebas por defecto. Si quieres mantener el pulso de las aplicaciones que prefieres no ver en el entorno, puedes bloquear la aplicación individualmente aquí. La desactivación de las aplicaciones se puede hacer a través de este blog.

6. Teams autorización automática con Access Reviews

Teams que no se utilicen pueden borrarse automáticamente preguntando a los propietarios si están de acuerdo. Puede encontrar una explicación completa y detallada aquí. Governance: Microsoft Teams limpieza automática a través de Access Review

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3. Inicie el cambio de documentos para colaborar en una sola plataforma

Office 365 se basa en estrategias que demasiado a menudo cuestionamos. Al fin y al cabo, OneDrive es el lugar donde los usuarios finales guardan sus archivos. SharePoint la organización crea conectividad y Microsoft Teams es el centro de colaboración.

1. OneDrive

OneDrive es un lugar donde se colocan los documentos personales. Onedrive en sí no necesita mucha configuración. Antes teníamos discos domésticos, ahora tenemos OneDrive. Sólo este OneDrive permite una mayor flexibilidad a la hora de compartir.

Los datos personales, los datos de los clientes no pertenecen a OneDrive. Según la política de la organización, lo mejor es tomar medidas para registrarlo. Técnicamente, la protección de la información también puede utilizarse para garantizar que los archivos no puedan ser compartidos por terceros.

2. SharePoint

SharePoint es el lugar central para que las organizaciones coloquen los datos y la información, de modo que todo el mundo tenga siempre acceso a los documentos actuales o a la información de la organización. En las estructuras planas modernas, se recomienda albergar la información crucial en SharePoint, transparente para toda la organización.

3. Microsoft Teams

Microsoft Teams puede configurarse por departamento, tipo de grupo de colaboración o por departamento. La estructura general en sí misma no es importante para la organización. A menudo, la organización tradicional de TI impulsa estructuras jerárquicas para mantener Teams manejable.

Es práctico tener una estructura lógica y comprensible que pueda aterrizar en cualquier organización.
Ah, sí, Microsoft Teams está en uso por los mayores gigantes de la tecnología como: Accenture, Continental AG, Ernst & Young, Pfizer y SAP. Todos ellos tienen más de 100.000 usuarios. Fuente.

  • Sitios de los departamentos para los departamentos
  • Sitios de proyecto para proyectos cortos
  • Cimientos estructurales como: RRHH, Gestión,.

Disposiciones organizativas

Como organización, ¿tienen muchos teams? Entonces, ponga siempre dos propietarios en cada equipo. Si uno de los propietarios no está presente o abandona la organización, puede seguir trabajando sin impacto operativo.

Añade invitados a teams en los que hayas decidido que está bien. No permita que los invitados a importantes internos teams. Una convención de nombres puede ayudar o un prefijo antes o un sufijo después del nombre del equipo.

Nombrar administradores que revisen a los invitados y las entradas de vez en cuando para que todo permanezca ordenado en todo momento.

Instrucciones generales

Microsoft Teams citas son cruciales para cualquier organización.

Documente las necesidades específicas de su organización para la posible restricción de las funciones de Teams en el tenant- y a nivel de usuario. Esto es completamente independiente de los puntos descritos anteriormente.

Redactar los 2 marcos en torno a la creación y la retención por el bien de la organización. Proporcione la tecnología sólo cuando sea necesaria. No espere a amueblarlo antes de que sea demasiado tarde. Intente considerar los límites de Teams.

Comunique y publique la política completa para informar a los usuarios de Teams sobre el comportamiento que pueden esperar tras su aplicación.

Ahora es el momento de las plantillas deTeams o de la mensurabilidad de la aplicación deteams a través de estos blogs.

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