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馃摉 Tutorial: Microsoft Teams technical governance - best practice

El cambio hacia un trabajo m谩s remoto ha aumentado significativamente la demanda de Microsoft Teams . Aunque la colaboraci贸n a distancia puede parecer sencilla, presenta desaf铆os tanto humanos como t茅cnicos. Para tener 茅xito, es esencial contar con las herramientas adecuadas y establecer una s贸lida estructura governance para una comunicaci贸n y colaboraci贸n eficaces dentro de su organizaci贸n.

En esta entrada del blog, vamos a proporcionar algunas mejores pr谩cticas e instrucciones pr谩cticas para optimizar governance t茅cnica dentro de Microsoft Teams . Implementar pol铆ticas y establecer pol铆ticas claras es crucial para crear estructura y orden dentro de su organizaci贸n de TI.

Microsoft Teams est谩 profundamente integrado en el Office 365-ecosistema, reuniendo tecnolog铆as subyacentes como Outlook, OneDriveSharePointYammer, Stream, Staffhub, Planner, PowerBI, Maps y muchas m谩s. Adem谩s de configurar Teams, tambi茅n es importante configurar correctamente OneDrive y SharePoint .

Adem谩s de esta entrada de blog, tambi茅n puedes consultar otros art铆culos sobre la gesti贸n de descargas de archivos, c贸mo guardar Teams-registros en OneDrive, y mucho m谩s. Sigue leyendo para aprender a implementar governance t茅cnico en Microsoft Teams y permitir que los miembros de tu equipo trabajen juntos de forma eficaz y eficiente.

驴Qu茅 es governance en general?

Governance a煤na personas, procesos, tecnolog铆as y pol铆tica/pol铆tica. Governance proporciona una amplia base necesaria para ayudar a las organizaciones a gestionar bien la tecnolog铆a, en general.

PersonasProcesos
tecnolog铆asAcuerdos / Pol铆tica

Microsoft Teams est谩 integrado con estos diferentes servicios

Office 365 Grupos, Security grupos, grupos de correo, listas de distribuci贸n y buzones compartidos.

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Esta imagen muestra qu茅 servicios "compartir" est谩n tambi茅n integrados en Microsoft Teams .

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En esta imagen, puede ver d贸nde Microsoft Teams toca otras tecnolog铆as de Office 365 .

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Consulta tambi茅n la integraci贸n completa en Microsoft 365, aqu铆.

1. Creaci贸n de grupos y equipos y acceso de invitados

A menudo, su organizaci贸n exige acuerdos estrictos sobre c贸mo se nombran y clasifican los ordenadores, las impresoras, los archivos compartidos y las sedes de los equipos.

驴Trabajamos con invitados?
驴Se pueden a帽adir invitados como miembros del equipo?
驴Qui茅n puede crear teams ?

Todas estas "opciones" pueden configurarse con Azure Active Directory (Azure AD).

Decisiones por tomar:

驴Necesita su organizaci贸n una nomenclatura espec铆fica para teams ?

驴Necesitan los equipos(creadores) la capacidad de asignar clasificaciones espec铆ficas de la organizaci贸n?

驴Quieres limitar la posibilidad de a帽adir invitados por equipo?

驴Quiere limitar dentro de la organizaci贸n qui茅n puede crear teams ?

Acci贸n tras las decisiones:

Documente los requisitos de su organizaci贸n para la creaci贸n de equipos, la asignaci贸n de nombres, la clasificaci贸n y el acceso de invitados.

Planifique la aplicaci贸n de estos requisitos o recomendaciones como parte del despliegue de Teams.

Comunicar y publicar pol铆ticas para informar a los usuarios de Teams del comportamiento que pueden esperar durante la aplicaci贸n.

proposed frameworkCreaci贸n de grupos y equipos, asignaci贸n de nombres y acceso de invitados

EmergenciaDetallesAzure AD PremiumDecisi贸n
Pol铆tica de nombres de los equiposUtilizar palabras bloqueadas personalizadas basadas en prefijos y sufijos.P1TBD
Clasificaci贸n por equiposAsignar clasificaciones a teams.P1TBD
Acceso para invitados Permita que los invitados a la TeamsNOTBD
Crear un equipolimitar la creaci贸n de equipos a los administradores.NOTBD
Crear un equipoLimitar la creaci贸n de equipos a un grupo selecto de personas de la organizaci贸nP1TBD
Puede adoptar el marco anterior de forma integral en governance/documentaci贸n pol铆tica. Tomar decisiones, desmontar y montar t茅cnicamente.

Equipamiento t茅cnico

1. Pol铆tica de nombres de Microsoft Teams

A continuaci贸n se muestra una pol铆tica que da a cada grupo un prefijo TEAMS-. As铆 de sencillo. Ver 2陋 captura de pantalla.

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2. Clasificaci贸n por equipos

Pronto volver茅 sobre este tema en otro blog. M谩s informaci贸n t茅cnica ya se puede encontrar aqu铆. https://docs.microsoft.com/en-us/office365 /enterprise/ powershell/manage-office-365-groups-with- powershell

3. Acceso de invitados al equipo - ON / OFF

  • Visita: https://admin.teams.microsoft.com/
  • Haga clic en la configuraci贸n de toda la organizaci贸n
  • Haga clic en acceso de invitados
  • Activar o desactivar el acceso de invitados.
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3. Teams desactivar el acceso de invitados por equipo

Microsoft Teams governance suele girar en torno a los accesos de invitados. Por ejemplo, 驴quieres desactivar el acceso de invitados en un equipo? Porque es un equipo que s贸lo se utilizar谩 internamente, por ejemplo. Como por ejemplo: Departamento de Comunicaciones, Recursos Humanos, IT, RRHH, N贸minas. Entonces siga los siguientes pasos para desactivar el acceso de invitados en un equipo. Por supuesto, puede automatizar esto con PowerShell o mediante una plantilla proporcionada al crear un equipo.

  • Acceda al panel de administraci贸n SharePoint desde el centro de administraci贸n. https://admin.microsoft.com
  • Sitios selectos, Sitios activos
  • Seleccione el equipo deseado
  • Haga clic en pol铆tica
  • Reparto externo
Microsoft Teams governance  Toda la organizaci贸n
  • Seleccione una de estas 4 opciones:
  • Todo el mundo
  • Hu茅spedes nuevos y existentes
  • S贸lo hu茅spedes existentes
  • S贸lo personas de la organizaci贸n
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4. Crear equipo - para administradores

5. Crear Teams - para grupos espec铆ficos

2. Fecha de caducidad, conservaci贸n y archivo de grupos y teams

Para establecer una pol铆tica adecuada de Microsoft Teams governance , es aconsejable establecer una pol铆tica de retenci贸n. Es probable que tu organizaci贸n tenga requisitos para establecer pol铆ticas de caducidad, retenci贸n y archivo de teams y datos de equipo (mensajes de canal y archivos de canal). Puede dejar que los equipos (sedes) caduquen y aplicar un ciclo de vida de equipo autom谩ticamente.

Tambi茅n se pueden aplicar pol铆ticas de retenci贸n para conservar o eliminar informaci贸n. Teams archiving is as well as an option (set to read-only mode) to view a point-in-time view of a team that is no longer active.

Decisiones que tomar:

驴Cu谩l es la fecha de caducidad de la organizaci贸n de un equipo?

驴Cu谩les son las pol铆ticas espec铆ficas de conservaci贸n de datos que deben aplicarse a teams ?

驴Espera su organizaci贸n poder archivar las p谩ginas inactivas teams . 驴O mostrar el contenido en modo de s贸lo lectura?

Medidas que deben aplicarse tras las decisiones:

Documente los requisitos de su organizaci贸n en materia de caducidad (expiraci贸n) de teams, conservaci贸n de datos y archivo.

Prever la aplicaci贸n de estas recomendaciones en el marco de la puesta en marcha de Teams.

Comunicar y publicar una pol铆tica para informar a los usuarios de Teams sobre el comportamiento en la plataforma.

proposed frameworkFecha de caducidad, conservaci贸n y archivo de grupos y teams

EmergenciaDetallesAzure AD Premium Decisi贸n
Pol铆tica de caducidadGestione el ciclo de vida de los grupos Office 365(y tambi茅n Teams) estableciendo una pol铆tica de decaimiento.P1TBD
Pol铆tica de conservaci贸nConserve o elimine los datos durante un per铆odo determinado estableciendo la pol铆tica de conservaci贸n para teams en el centro de cumplimiento de Security . Nota: El uso de esta funci贸n requiere una licencia para Office 365 Enterprise E3 o superior.
NO, O365 E3 o superior.TBD
Archivar y restaurar teamsArchive un equipo cuando ya no est茅 activo, pero desee conservarlo por motivos de cumplimiento o para reactivarlo en el futuro.NOTBD
3 acuerdos que puede eliminar y escribir despu茅s de la ronda de decisiones. Organizaci贸n llevada tan GO.

Equipamiento t茅cnico

1. Pol铆tica de caducidad

Microsoft Teams governance para el ciclo de vida de Office 365-grupos (y tambi茅n Teams) estableciendo una pol铆tica de decaimiento.

  • Navegue por el Portal Azure. https://portal.azure.com
  • Seleccione Azure Active Directory
  • Haga clic en grupos y, a continuaci贸n, en fecha de caducidad.
  • En esta configuraci贸n, establezco la duraci贸n del grupo en 30 d铆as.
  • Por ejemplo, puede dejar las sedes de equipo fijas al margen, pero permitir que las sedes de proyecto realicen ciclos.
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2. Pol铆tica de conservaci贸n

Conserve o elimine los datos durante un per铆odo determinado estableciendo la pol铆tica de conservaci贸n para teams en el centro de cumplimiento de Security . Nota: El uso de esta funci贸n requiere una licencia para Office 365 Enterprise E3 o superior.

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  • 7 a帽os. Por defecto.
1
  • Seleccione Teams canales
  • Seleccione Teams Mensajes de chat
  • Es aconsejable crear una pol铆tica de retenci贸n independiente para todas las ubicaciones. (Excepto grupos y canales, que ya se han creado).
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  • Cree esta pol铆tica.
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M谩s informaci贸n: Docs.microsoft.com

3. Archivar y restaurar teams

Archive un equipo cuando ya no est茅 activo, pero desee conservarlo por motivos de cumplimiento o para reactivarlo en el futuro.

Microsoft Teams borrado? restaurar se puede hacer f谩cilmente a trav茅s de este blog.

4. Comprobar Teams

Revise los accesos no utilizados a teams a trav茅s de admin.teams.microsoft.com o a trav茅s de Office 365 Grupos y Teams Informe de actividad. Para comprobar semanal o mensualmente los accesos y el uso.

5. Restringir las aplicaciones externas

A trav茅s del panel de control de Cloud App Security, puede ver si una aplicaci贸n de terceros cumple con las normativas modernas y s铆 cumple con las normas de protecci贸n personal y de datos. (GDPR)

737+ Las aplicaciones de Microsoft Teams est谩n permitidas en este entorno de pruebas por defecto. Si quieres mantener el pulso de las aplicaciones que preferir铆as no ver en el entorno, puedes bloquear la aplicaci贸n individualmente aqu铆. La desactivaci贸n de aplicaciones puede hacerse a trav茅s de este blog.

6. Teams liquidaci贸n autom谩tica con Access Reviews

Teams que no se est茅n utilizando se pueden borrar autom谩ticamente preguntando a los propietarios si est谩n de acuerdo. Encontrar谩 una explicaci贸n detallada aqu铆. Governance: Microsoft Teams limpieza autom谩tica a trav茅s de Access Review

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3. Iniciar el cambio de documentos para colaborar en una plataforma

Office 365 se basa en estrategias que con demasiada frecuencia cuestionamos. Al fin y al cabo, OneDrive es el lugar donde los usuarios finales guardan sus archivos. SharePoint crea conectividad y Microsoft Teams es el centro de la colaboraci贸n.

1. OneDrive

OneDrive es un lugar donde se colocan los documentos personales. Onedrive en s铆 no necesita mucha configuraci贸n. Antes ten铆amos discos dom茅sticos, ahora tenemos OneDrive. S贸lo que este OneDrive permite una mayor flexibilidad a la hora de compartir.

Los datos personales, los datos de los clientes no pertenecen a OneDrive. En funci贸n de la pol铆tica de la organizaci贸n, lo mejor es tomar medidas para dejar constancia de ello. T茅cnicamente, la protecci贸n de la informaci贸n tambi茅n puede utilizarse para garantizar que los archivos no puedan ser compartidos por terceros.

2. SharePoint

SharePoint es el lugar central donde las organizaciones colocan los datos y la informaci贸n para que todo el mundo tenga siempre acceso a los documentos actuales o a la informaci贸n de la organizaci贸n. En las estructuras planas modernas, se recomienda alojar la informaci贸n crucial en SharePoint, transparente para toda la organizaci贸n.

3. Microsoft Teams

Microsoft Teams puede configurarse por departamento, tipo de grupo de colaboraci贸n o por departamento. La estructura general en s铆 no es importante para la organizaci贸n. A menudo, la organizaci贸n tradicional de TI impulsa estructuras jer谩rquicas para mantener Teams manejable.

Resulta pr谩ctico disponer de una estructura l贸gica y comprensible que pueda aterrizar en cualquier organizaci贸n.
Ah, s铆, Microsoft Teams es utilizado por los mayores gigantes de la tecnolog铆a, como: Accenture, Continental AG, Ernst & Young, Pfizer y SAP. Todos ellos cuentan con m谩s de 100.000 usuarios. Fuente.

  • Sitios de los departamentos
  • Emplazamientos para proyectos cortos
  • Fundamentos estructurales como: RRHH, Gesti贸n,.

Disposiciones organizativas

Como organizaci贸n, 驴tiene muchos teams? Entonces ponga siempre dos propietarios en cada equipo. Si uno de los propietarios no est谩 presente o abandona la organizaci贸n, puedes seguir trabajando sin impacto operativo.

A帽ada invitados a teams en los que haya decidido que est谩 bien. No permita la entrada de invitados a teams. Una convenci贸n de nomenclatura puede ayudar o un prefijo antes o un sufijo despu茅s del nombre del equipo.

Designe administradores que revisen a los invitados y las entradas de vez en cuando para que todo permanezca ordenado en todo momento.

Instrucciones generales

Microsoft Teams citas son cruciales para cualquier organizaci贸n.

Documente las necesidades espec铆ficas de su organizaci贸n para la posible restricci贸n de las funciones de Teams en el tenant- y a nivel de usuario. Esto es completamente independiente de los puntos descritos anteriormente.

Redactar los 2 marcos en torno a la creaci贸n y retenci贸n por el bien de la organizaci贸n. Aporte tecnolog铆a s贸lo cuando sea necesario. No esperar a que sea demasiado tarde. Intenta tener en cuenta los l铆mites de Teams.

Comunique y publique la pol铆tica completa para informar a los usuarios de Teams sobre el comportamiento que pueden esperar tras su(s) aplicaci贸n(es).

Ahora es el momento de Teams plantillas o mensurabilidad de la aplicaci贸n deteams a trav茅s de estos blogs.

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