🔟 conseils pratiques pour une bonne hygiène des réunions Microsoft Teams

• Toute votre journée est planifiée.
• Quand avez-vous le temps de faire votre propre travail ?
• Les rendez-vous, l'hygiène, l'étiquette du site Teams, la courtoisie peuvent vous aider à organiser des réunions de qualité.
• De nombreux facteurs perturbateurs interviennent souvent au cours d'une longue réunion.
• Chaque jour, nous organisons 10 réunions online avec différentes personnes.
• Online les réunions sont souvent épuisantes et coûtent beaucoup d'énergie.
• Certaines réunions durent deux heures. Cela a-t-il un sens ?
• Dans ce blog, quelques conseils et astuces sur les réunions online .

1. Toujours utiliser un casque pendant une réunion

Il est gênant pour les autres participants que votre microphone intégré retransmette les sons de votre environnement. C'est pourquoi vous devez toujours utiliser un casque.

2. Réglez votre statut sur "ne pas déranger" lors d'une présentation Microsoft Teams .

Commencer une présentation et recevoir des notifications de Microsoft Teams n'est pas très agréable.

Réglez toujours votre statut sur : ne pas déranger lors de réunions importantes.

3. Utiliser un ordinateur ou un appareil partagé lors d'une réunion physique ou hybride

Si vous souhaitez organiser une réunion avec votre équipe et que tout le monde ne se trouve pas sur le même lieu de travail, il est préférable de faire appel à un modérateur.

une personne s'assure que tout le monde a son tour et qu'une seule personne parle à la fois. La prise de rendez-vous au début de la réunion est indispensable.

4. Les réunions courtes augmentent la productivité et les gens les adorent

De nombreuses études ont déjà montré que les réunions sur online sont très intensives. Mon conseil est d'organiser les réunions à l'avance de manière à ce qu'elles ne prennent pas des heures.

Créez un agenda fixe, avec une structure, et essayez de vous y tenir.

Les réunions courtes ne sont pas seulement efficaces, elles sont aussi moins fatigantes et vous redonnent du temps à consacrer à d'autres tâches.

5. Faire un enregistrement de la réunion

Enregistrez une réunion cruciale pour que les personnes qui ne peuvent pas y assister puissent encore interpréter les nuances des conversations plus tard. Enregistrer un appel Microsoft teams ?

6. Estompez votre arrière-plan pour permettre aux autres de se concentrer sur les personnes.

Une astuce que la plupart d'entre vous connaissent consiste à personnaliser votre propre arrière-plan ou à estomper la zone de bordure. Personnalisez l'arrière-plan de Microsoft Teams avec votre propre image

7. Désigner un responsable ou un modérateur qui veillera au bon déroulement de la réunion.

Désigner un modérateur pour diriger la réunion.

C'est peut-être la même personne qui veille à ce que tous les points puissent être discutés dans le temps imparti.

8. Rédaction du procès-verbal d'une réunion

Enregistrez les principes, faites un rapport. Pour que la discussion reste objective. Désignez une personne pour rédiger les points de la réunion.

Conseil pour la réunion : réduisez au maximum la taille de la réunion

9. N'invitez que les personnes dont vous avez besoin

Invitez les décideurs et les personnes dont vous avez vraiment besoin. Informez les passants. Séparez votre réunion s'il y a trop de monde. Rendez la participation facultative.

10. Ordre du jour et chronométrage

Il est également important que chacun n'inscrive pas d'emblée à l'ordre du jour des points qui ne sont pas pertinents ou importants. L'établissement de priorités est l'une des tâches les plus importantes lors d'une réunion.