Groeps- en teamcreatie, naamgeving en gasttoegang voor Teams – deel 1

Groeps- en teamcreatie, naamgeving en gasttoegang voor Teams – deel 1

Deze blogpost is een aanzet om Microsoft Teams goed onder controle te krijgen. Governance is echt belangrijk om processen in de tijd goed in te regelen zodat ze hetzelfde blijven. Veel leesplezier!

Was deze blog handig voor jou? Druk dan hierboven op delen en deel deze blog!

Naast: Groeps- en teamcreatie, naamgeving en gasttoegang voor Teams is er ook een: Vervaldatum, retentie en archivering van groepen nodig. Hier lees je morgen alles over.

Vaak vereist je organisatie dat er strikte afspraken zijn hoe computers, printers, fileshares, teamssites worden benoemd en geclassificeerd. Werken we met gasten? Kunnen gasten worden toegevoegd als teamleden? Wie mag teams aanmaken. Al deze ‘opties’ kan je inregelen met Azure Active Directory (Azure AD).

Beslissingen die moeten genomen worden:

  • Heeft je organisatie een specifieke naming-convention voor teams nodig?
  • Hebben team(creators) de mogelijkheid nodig om organisatiespecifieke classificaties toe te wijzen?
  • Wil je de mogelijkheid beperken om gasten per team toe te voegen?
  • Wil je binnen de organisatie beperken wie teams kan aanmaken?

Actie na beslissingen:

  • Documenteer de vereisten van je organisatie voor teamcreatie, naamgeving, classificatie en gasttoegang.
  • Plan om deze requirements of aanbevelingen te implementeren als onderdeel van de uitrol van Teams.
  • Communiceer en publiceer het beleid om Teams-gebruikers te informeren over het gedrag dat ze kunnen verwachten tijdens de implementatie.

Afsprakenkader: Groeps- en teamcreatie, naamgeving en gasttoegang

NoodDetailsAzure AD PremiumBeslissing
Team naming policyGebruik op prefix-achtervoegsel gebaseerde, aangepaste geblokkeerde woorden.P1TBD
Team classificationAssigneer classificaties op teams.P1TBD
Team gast toegangLaat gasten toe aan het TeamsNEETBD
Team aanmakenbeperk team creatie voor administrators.NEETBD
Team aanmakenBeperk team creatie voor een selecte groep mensen in de organisatieP1TBD

Bovenstaand framework kan je integraal overnemen in de governance/beleidsdocumentatie. Beslissingen maken, afkloppen & technisch inrichten.

Microsoft Teams project approach
Technical Readiness Teams

Technische inrichting

1. Teams creatie naming policy

Hieronder is een policy gemaakt die elke groep een prefix TEAMS- geeft. Zo eenvoudig is het! Zie 2de screenshot.

Microsoft Teams governance Azure Naamgevingsbeleid instellen
Microsoft Teams governance naamgevingsbeleid

2. Team classification

Binnenkort kom ik met een aparte blog hier op terug! Meer technische informatie kan je hier alvast vinden. https://docs.microsoft.com/en-us/office365/enterprise/powershell/manage-office-365-groups-with-powershell

3. Team gast toegang – AAN / UIT

Microsoft Teams governance Toegang voor Gasten

3. Teams gast toegang uitschakelen per team

Microsoft Teams governance start vaak rond gasttoegangen. Wil je bijvoorbeeld op één team gast-toegang uitschakelen? Omdat het een team is dat bijvoorbeeld enkel intern zal gebruikt worden. Zoals: Dienst Communicatie, personeelszaken, IT, HR, Loonadministratie. Volg dan onderstaande stappen om gast-toegang uit te schakelen op één team. Dit kan je uiteraard automatiseren met PowerShell of via een template die je aanreikt bij de creatie van een team.

  • Surf naar het SharePoint administrator paneel vanuit het admin center. https://admin.microsoft.com
  • Selecteer Sites, Actieve Sites
  • Selecteer het gewenste team
  • Klik op beleid
  • Extern delen
Microsoft Teams governance Hele Organisatie
  • Selecteer één van deze 4 opties:
  • Iedereen
  • Nieuwe en bestaande gasten
  • Alleen bestaande gasten
  • Alleen personen in de organisatie
Microsoft Teams governance Actieve Sites

4. Team aanmaken – voor administrators

5. Teams aanmaken – voor specifieke groepen

6. Werk met scenario’s

  • Scenario’s helpen je met complexe discussies of situaties omdat niet iedereen hetzelfde kan behandeld worden. Een basisregel is persona’s of scenario’s definiëren die je helpen om mensen in te delen in specfieke deelgroepen. Zodat het beleid later kan toegepast worden op persona’s.

Was deze blog handig voor jou? Druk dan bovenaan op delen en deel deze blog of geef een reactie onderaan! Lees alle Microsoft Teams blogs!

Jasper

Hallo, ik ben Jasper. Sinds 1 januari 2020 gestart met 365tips.be. Op deze website lees je artikels over ervaringen binnen Office 365, Microsoft Teams, etc... Veel leesplezier!

Geef een reactie