Is Office 365 back-up nodig?

Is Office 365 back-up nodig?

In dit artikel lees je alles over Office 365 back-ups. Is Office 365 back-up nodig? Waar host je back-ups? Allemaal moeilijke vragen die beantwoord worden in dit artikel.

Wat is back-up?

Een back-up is een momentopname, een reservekopie die je kan maken van Je Office 365 omgeving. Vroeger maakte we server back-ups van bestanden of data op onze fileservers. Of back-up van servers, systemen of andere applicaties.

Heeft Office 365 een back-up mechanisme?

Als we er van uitgaan dat Office 365 back-up betekend dat je asap een reservekopie kan terugzetten dan is het antwoord neen. Natuurlijk zijn er vandaag de dag andere mogelijkheden om ervoor te zorgen dat je bestanden kan terughalen. Alleen zullen we dan eerst goed moeten begrijpen wat de implicaties zijn, de mogelijke voor- en nadelen. In de volgende rubrieken lees je alvast meer over alternatieven en conclusies onderaan.

Waarom zou je afstappen om ‘alles’ te back-uppen in Office 365

Office 365 back-up zou potentieel elk bestand of e-mail uit Exchange Online, SharePoint, OneDrive en Teams bevatten. Handig als iemand een bestand verwijderd. HierVoor zijn alvast krachtige oplossingen in de markt. Deze kunnen op bestands niveau bestanden terughalen uit de back-up. Voordeel: Handig en snel. Nadeel: beperkt tot bestands niveau.

Wat kan er in Office of Microsoft 365 Enterprise?

Voor e-mail met Exchange

Een reflex die we kunnen maken los van back-up is ervoor te zorgen dat documenten niet kunnen verwijderd worden. Neem bijvoorbeeld dat je mailboxen in legal-hold zet. Deze mogelijkheid zal blokkeren, of niet toelaten dat e-mails verwijderd worden door gebruikers.

Of Exchange eEiscovery; Als je organisatie zich houdt aan de wettelijke vereisten voor discovery (met betrekking tot het beleid van de organisatie, compliance of rechtszaken), kan In-Place eDiscovery in Exchange Server je helpen bij het zoeken naar relevante content binnen de mailboxen. Je kan In-Place eDiscovery ook gebruiken in een hybride omgeving van Exchange om op locatie en in de cloud te zoeken in dezelfde zoekopdracht.

OneDrive for business

Binnen OneDrive for business of OneDrive voor bedrijven zijn er 2 mogelijkheden om bestanden terug te halen. Enerzijds kan je bestanden terughalen na een ransomware hack via deze procedure. Daarnaast heb je de mogelijkheid om in de prullenbak bestanden te herstellen, en in de 2de prullenbak tot 93 dagen.

SharePoint

SharePoint geeft exact dezelfde mogelijkheden naar bestanden back-up zoals OneDrive voor bedrijven. Daarnaast zijn er mogelijkheden om een site-restore te doen als IT-Administrator. Hier gaat het niet alleen over de bestanden. Maar ook over de context. Metadata, site architectuur en alle andere inrichtingen komen terug uit de back-up. Built-in. Vroeger was het niet mogelijk om zelf een site-restore te doen en moest je een ticket loggen naar Microsoft. Vandaag de dag is het mogelijk als IT-Administrator om een site-restore uit te voeren.

Microsoft Teams

Microsoft Teams is gebouwd op Exchange, SharePoint, OneDrive en nog andere systemen. Hier lees je alvast meer. Zoals je ook wel kan concluderen is het niet eenvoudig om een back-up terug te zetten voor een volledig team.

Ik ben er alvast van overtuigd dat we geen back-up moeten maken van volledige team-sites die we onbezonnen terugdraaien en integraties of delta veranderingen aanpassen. Het is beter om policies te definiëren die ervoor zorgen dat we net de cruciale data niet kunnen verwijderen. Bestanden verwerken met PowerAutomate en processen zodat deze in organisatie landen ‘dieper’ dan statische bestanden. Op zo’n moment is het niet meer mogelijk om sites te herstellen.

Data Loss Prevention (DLP)

Wat is DLP? een voorbeeld: Identificeer gevoelige informatie op vele locaties, zoals Exchange Online, SharePoint Online, OneDrive for Business en Microsoft Teams. Je kan bijvoorbeeld elk document identificeren dat een creditcardnummer bevat dat is opgeslagen in een OneDrive for Business site, of je kan alleen de OneDrive sites van specifieke mensen controleren en beschermen.

In het artikel governance voor Microsoft Teams schreef ik al eerder een technische uitwerking van DLP. Meer informatie kan je ook vinden op de documentatie pagina van Microsoft.

Locaties retentionpolicy
Locaties retentionpolicy

Is office 365 back-up nodig?

Wil je bestanden kunnen terughalen, ongeacht hoe en waar ze zijn verwijderd dan heb je een back-up nodig. Er bestaan verschillende oplossingen op de markt om deze uitdaging aan te gaan.

Wil je de juiste richting uitgaan en begrijp je dat je met back-up alleen eigenlijk niet verder kan. Dan is het verstandig om processen en procedures maar ook technisch beleid te implementeren om data loss te voorkomen. Het voordeel hier is dat je altijd controle hebt, en weinig risico’s om cruciale bestanden of data te verliezen.

Belangrijk om te weten: Back-up heeft vaak de link naar je disaster-recovery-plan plan. (DRP) Je DRP-plan heeft op zich niets rechtstreeks te maken met back-up op bestands niveau. Wél over het feit dat je in geval van een hack of systeem outage de mogelijkheid hebt om je volledige omgeving terug op te starten.

Jasper Bernaers

Hallo, ik ben Jasper. Sinds 1 januari 2020 gestart met 365tips.be. Op deze website lees je artikels over ervaringen over O365, Microsoft Teams, Intune, Azure AD, Security... Veel leesplezier. Als je vragen hebt geef een reactie hieronder!

Geef een reactie