Mails met PowerAutomate in je gedeelde mailbox verwerken kan je helpen om te zorgen dat je deze acties beter kan verwerken of delegeren binnen je Team. Wil je deze e-mail's systematisch in een teams afhandelen?
Start in Microsoft Teams
- Je kan standaard flow maken via Flow - Nieuw - Maken op basis van sjabloon.
- Of je kan starten via: https://flow.microsoft.com
Open Power Automate
- Surf naar flow.microsoft.com of ga rechtstreeks naar deze voorgemaakte template via deze URL: template rechtstreeks.
Configureer je flow
In het volgende scenario gaan we keuzes maken:
- In welk Team wil je de berichten plaatsen?
- In welk Kanaal wil je dit bericht plaatsen?
- welke velden zijn belangrijk om weer te geven in dat specifiek Team.
TIP: Het kan belangrijk zijn dat je extra tekst meegeeft zodat iedereen goed begrijpt dat dit externe e-mails zijn.
- Kies uit welke folder de flow mag uitlezen uit je mailbox. Vaak zal dit de inbox zijn. Soms je gedeeld postvak.
- Bij "Post message" kan je kiezen op welk MSteam en kanaal je deze e-mails graag wenst te publiceren.
Voeg dynamische content aan de post toe
TIP: Als je graag dynamische content zoals hieronder wenst toe te voegen kan je dat in *Message doen. Dit is het effectieve bericht in tekst. Enkele voorbeelden:
- FROM: Van wie komt het bericht.
- BODY: Inhoud van het bericht.
- SUBJECT: Onderwerp van het bericht
- Sla je flow op.
Test je flow
- Verstuur via een aparte mailbox een test mail die bestemd is in dit geval aan de facturatie in deze test-omgeving. Als je je eigen mailbox hebt gekozen, kies dan deze mailbox.
- Je zal zien dat het bericht automatisch te voorschijn komt enkele seconden nadat de mail verzonden is.
- Er zijn enorm veel mogelijkheden naar parameters en automatisatie, dat zal je wel gemerkt hebben.
- Deze blog is bedoeld om de basis weer te geven. Later kan je verder groeien om processen volledig te automatiseren.
Bijvoorbeeld: - auto-replies vesturen sturen
- Je eigen aanvragen zelf verwerken in PowerApps.
Lees ook Microsoft Teams, OneDrive & SharePoint blogs.