Vergaderopnames in Microsoft Teams worden standaard opgeslagen in OneDrive for Business of SharePoint Online. Zonder een goed retentiebeleid kunnen deze opnames zich ophopen en waardevolle opslagruimte innemen. Microsoft biedt de mogelijkheid om automatisch vergaderopnames te verwijderen na een ingestelde periode. In dit artikel leggen we uit hoe je dit retentiebeleid configureert en waarom het belangrijk is voor je organisatie.
Jullie zagen ongetwijfeld de blog Een Microsoft-Teams vergadering automatisch opnemen bij de start al.
Binnenkort is het mogelijk om eerder opgenomen Teams-vergaderingen in OneDrive en SharePoint automatisch te verwijderen via een nieuwe Teams-beleidsinstelling.
Teams-beheerders kunnen de standaardvervaltijd van de vergaderingsopname wijzigen via een instelling in de Teams-beheerdersportal of door beleidskenmerken te wijzigen met behulp van Powershell-scripts. Bij de lancering zal deze blog aangevuld worden met de exacte instructies.
Nieuw gemaakte vergaderingsopnamen in OneDrive en SharePoint worden na dit moment automatisch verwijderd, tenzij de eigenaar van de vergadering de vervaldatum verlengt. (als dit mogelijk werd gemaakt)
Dus: Eigenaren van vergaderingen worden op de hoogte gebracht van verlopen opnamen en kunnen de vervaldatum verlengen in OneDrive/SharePoint.
Waarom is een retentiebeleid voor vergaderopnames belangrijk?
Vergaderopnames nemen aanzienlijke opslagruimte in beslag, zeker als je organisatie regelmatig vergaderingen opneemt. Zonder retentiebeleid blijven deze bestanden onbeperkt bewaard, wat kan leiden tot hogere opslagkosten en mogelijke compliancerisico's. Een automatisch verwijderingsbeleid zorgt ervoor dat opnames na een bepaalde periode worden opgeruimd, tenzij ze specifiek zijn bewaard voor langetermijnopslag.
Hoe stel je automatische verwijdering in?
- Ga naar het Microsoft Teams Admin Center als beheerder.
- Navigeer naar Vergaderingen > Vergaderbeleid (Meeting policies).
- Zoek de instelling voor de vervaldatum van opnames (Recording expiration).
- Stel het aantal dagen in waarna opnames automatisch worden verwijderd (standaard is dit 120 dagen).
- Sla de wijzigingen op. Het beleid wordt toegepast op nieuwe opnames.
Aandachtspunten bij retentie
Het retentiebeleid voor vergaderopnames geldt alleen voor nieuwe opnames die worden gemaakt na het instellen van het beleid. Bestaande opnames worden niet automatisch verwijderd. Gebruikers ontvangen een melding voordat hun opname wordt verwijderd, zodat ze de mogelijkheid hebben om deze te downloaden of de vervaldatum te verlengen. Houd er ook rekening mee dat complianceretentiebeleid in Microsoft Purview voorrang heeft op de Teams-instelling.
Veelgestelde vragen
Waar worden vergaderopnames opgeslagen?
Vergaderopnames in Microsoft Teams worden opgeslagen in OneDrive for Business (voor niet-kanaalvergaderingen) of in SharePoint Online (voor kanaalvergaderingen). Voorheen werden opnames opgeslagen in Microsoft Stream Classic, maar dit is gemigreerd.
Kan ik de standaard vervaltermijn wijzigen?
Ja, beheerders kunnen de standaard vervaltermijn aanpassen via het Teams Admin Center of via PowerShell. Je kunt de termijn instellen van 1 tot 99.999 dagen, of de automatische verwijdering volledig uitschakelen.
Kunnen gebruikers hun eigen opnames beschermen tegen verwijdering?
Gebruikers kunnen de vervaldatum van hun eigen opnames verlengen of de opname downloaden voordat deze automatisch wordt verwijderd. De eigenaar van de opname ontvangt een e-mailmelding wanneer de vervaldatum nadert.
Een goed retentiebeleid voor vergaderopnames helpt je organisatie om opslagruimte efficiënt te beheren en te voldoen aan compliancevereisten. Configureer dit beleid proactief om onverwachte opslagproblemen te voorkomen. Meer tips over Teams-beheer vind je op 365tips.be.