De voordelen van een Exchange migratie naar Office 365

De voordelen van een Exchange migratie naar Office 365

Exchange(mail) migraties naar Office 365 hebben niet enorm veel waarde voor je organisatie als je de daarop volgende mogelijkheden niet volledig benut. Vaak zie ik organisaties veel moeite doen om te migreren naar Office 365. Helaas laten ze alle andere opportuniteiten of mogelijkheden onbenut. Technische migraties zijn vaak een eindpunt van een implementatie terwijl deze eigenlijk het beginpunt zijn van een interessante cloud-omgeving met enorm veel mogelijkheden. 

Migratie aanpak

  • Kom je van Exchange on-premises en heb je 100, 500 of 2000 mailboxen migreer dan op één moment in cut-over. (best-practise van Microsoft)
  • Exchange migraties worden aanzien als een project op zich. Ze worden belangrijk gemaakt. Terwijl Microsoft doodleuk elke dag je mailbox wel eens verplaats naar een andere database. Dit heeft geen enkel risico. Als je het goed doet.
  • Pre-sync alle mailboxen tot 95%. dit wil zeggen dat alle data in de cloud zit tot het moment dat jij beslist dat de migratie kan doorgaan.
  • Als het presyncen 50 dagen zou duren. en je hebt bang dat de delta zo groot is geworden. kan je altijd nog even een 2de sync opstarten zodat je klaar bent om in het migratie moment zonder kleerscheuren over te gaan naar de cloud.
  • Meetbaarheid. Alle voorbereidende stappen zijn meetbaar. Je kan exact weten hoeveel data jij kan shiften naar de cloud en berekenen wat de doorlooptijd is. Reken voor de zekerheid 2f5% marche voor de onvoorziene omstandigheden in.
  • Communicatie. Vertel iedereen dat er een migratie zal gebeuren. Maar vooral: waarom, wat is de visie & strategie? Waarom migreren? “Kunnen we nu ‘meer’ na de migratie?”

Gebruikers awareness & concrete voordelen

  • Gebruikers zijn blij als ze van hun tradionele mailbox van 2GB of 10GB mogen overgaan naar 50GB of meer. Het is niet van ‘deze tijd’ dat we gelimiteerd zijn aan data-opslag.
  • Gebruikers zijn blij als ze vanaf de migratie met Microsoft PowerAutomate processen in hun mailbox beter kunnen organiseren. Zoals in deze blog.
  • Hoe zal de organisatie zich organiseren om gebruikers te trainen om gebruik te maken van de vernieuwe Outlook Web Access? Wist je trouwens dat je écht evenveel kan doen met de web-app dan met de Outlook client? -> inderdaad, dit is een oplossing voor de minder betrokken medewerkers of eerstelijns medewerkers.
  • Wist je dat de smartphone configuratie in 3 stappen is vervolledigd dus eenvoudiger is dankzij de migratie naar Office 365? Blog
  • Wist je dat gebruikers héél eenvoudig adressenlijsten kunen updaten.
  • Vanaf de shift kan je self-service-password reset inrichten zodat gebruikers geen 20% van het IT-personeel hun tijd moeten gebruiken voor repititieve taken. (En het IT personeel zich kan bezighouden met belangrijkere taken om de gebruiker optimaal te ondersteunen)
  • Veiligheid. Security staat hoog in de agenda van beslissers in 2020. Multi-Factor Authenticatie is super eenvoudig te gebruiken vanaf dat je omgeving in Office 365 zit.
  • En nog zo véél meer!

Als je binnen Office 365 enkel hebt gekozen voor e-mail begrijp je niet goed wat het potentieel zou kunnen zijn voor je organisatie.

  • Office 365 cloud! één cloud. Duizend integraties! Van Teams tot OneDrive, Yammer, Planner, ToDo,…
  • Veligheid/Security. Vanaf dat je in deze enorm krachtige omgeving zit ben je 100% zeker in staat om rond DLP (Data Loss Prevention) en Archiving te werken.
  • je kan beter en efficiënter samenwerken z’n hebt totale controle op de document life-cycle.
  • Inzichten: Wie logt in op welk account van waar?
  • PowerApps: makkelijk integreren met third-party.
  • PowerBI: Inzichten in de omgeving. Niet alleen voor IT-Administrators maar voor de business.
  • Azure B2B, B2C. Samenwerken in Teams, OneDrive, SharePoint met andere organisaties.

Belangrijke redenen om te migreren?

  • TCO van je Exchange omgeving. In een bredere licentiemodel is de kost van Exchange verwaarloosbaar.
  • Security & updates. Microsoft doet er alles aan om deze systemen veilig te houden. er zijn véél mogelijkheden van MFA tot betere inzichten on-premises. (voorbeeld)
  • Schaalbaarheid van je eigen infrastructruur ten op zichte van de Cloud.

Conclusie(s)

  • Het is belangrijk dat er een strategie en een roadmap voor de volgende jaren uitgestippeld wordt waarin enerzijds de technologische veranderingen in staat uitgeschreven en anderzijds de waarde van deze veranderingen.
  • Exchange migraties zijn de start van een succesverhaal binnen Microsoft 365

Jasper

Hallo, ik ben Jasper. Sinds 1 januari 2020 gestart met 365tips.be. Op deze website lees je artikels over ervaringen binnen Office 365, Microsoft Teams, etc... Veel leesplezier!

Geef een reactie