Externe toegang inschakelen om te kunnen samenwerken in Teams

Externe toegang inschakelen om te kunnen samenwerken in Teams

Wil je als organisatie samenwerken met derde partijen, externe mensen dan is het uiteraard aangeraden om gasttoegang en externe toegang in te schakelen. Via deze video van 30 seconden kan je de activatie uitvoeren.

Schakel externe toegang in

Surf naar: https://admin.teams.microsoft.com/company-wide-settings/external-communications om externe toegang in te schakelen.
Of volg de instructies in het filmpje door te surfen naar: https://admin.teams.microsoft.com/ of https://admin.microsoft.com/
Gebruikers kunnen communiceren met andere Skype voor Bedrijven- en Teams-gebruikers.
Gebruikers kunnen communiceren met Skype-gebruikers.
Dit kan tot 24 uur duren na de activatie.

Schakel toegang voor gasten in

Om Externe toegang in te schakelen voor Microsoft Teams zijn deze instellingen vereist.

Toegang voor gasten in Teams toestaan – AAN
Bellen – Privégesprekken voeren – AAN
Vergadering – IP-video toestaan – AAN
Modus Scherm delen – AAN
Nu vergaderen toestaan – AAN
Dit kan tot 24 uur duren na de activatie.

Impact & belissingen

Je hebt zonet teams gasttoegang ingeschakeld. Natuurlijk heeft dat het risico dat gebruikers en eigenaars mensen zullen toevoegen als gast. Nu, dat lijkt me wel het beste en meest productieve resultaat.

Wil je als organisatie de touwtjes in handen blijven houden zorg er dan voor dat bijvoorbeeld leden geen extere mensen mogen toevoegen, dat eigenaars alleen de rechten krijgen.

Governance: Maak afsprakenkaders om te zorgen dat er een proces is dat beschrijft hoe je hiermee zal omgaan. Mag iedereen externe gebruikers uitnodigen?

Kader: Misschien wil je er voor zorgen dat niet alle teams gasten mogen bevatten. Dat kan je perfect na de activatie inregelen door gasttoegang uit te schakelen voor deze specifieke Teams.

Externe toegang inschakelen voor Microsoft Teams geeft de mogelijkheid om samen te werken, helaas schakelen we het zo vaak uit. Hoe denk je dat mensen binnen de organisatie bij het uitschakelen zullen documenten delen?

Gasttoegang blokkeren voor enkele Teams

Als je gasttoegang hebt ingeschakeld maar je wenst niet dat er gasten welkom zijn in enkele teams kan je deze stappen volgen om gasttoegang uit te schakelen.

1. Gebruik het SharePoint administrator paneel

Surf naar het SharePoint administrator paneel vanuit het admin center. https://admin.microsoft.com
Selecteer Sites, Actieve Sites
Selecteer het gewenste team
Klik op beleid
Extern delen

Microsoft Teams governance Hele Organisatie

2. Activeer “Alleen personen in de organisatie”

Selecteer tussen deze 4 opties: Alleen personen in de organisatie
Iedereen
Nieuwe en bestaande gasten
Alleen bestaande gasten
Alleen personen in de organisatie

Microsoft Teams governance Actieve Sites

Je Microsoft Teams op orde houden?

Hiervoor schreef ik eerder deze 2 delen om Microsoft Teams onder controle te nemen.
1. Groeps- en teamcreatie, naamgeving en gasttoegang voor Teams
2. Vervaldatum, retentie en archivering van groepen en teams

Jasper Bernaers

Hallo, ik ben Jasper. Welkom op 365tips.be. Op deze website lees je artikels over ervaringen over O365, Microsoft Teams, Intune, Azure AD, Security... Veel leesplezier. Als je vragen hebt geef een reactie onder de artikels!

6 thoughts on “Externe toegang inschakelen om te kunnen samenwerken in Teams

  1. Dag Jasper, mooie beschrijving van de instellingen, maar wat ik wil is het volgende: ik wil bij enkele teams voorkomen dat er gasten toegevoegd kunnen worden aan een team, maar ik wil wel dat leden van deze teams bestanden kunnen delen met externe mailadressen. Wanneer ik extern delen uitzet, om gasttoegang te belemmeren, dan kunnen leden van het team ook geen bestanden meer delen. Hoe kan ik instellen dat op organisatieniveau gasttoegang binnen teams mogelijk is, dit voor enkele teams uitschakelen, maar dat ze binnen deze teams wel bestanden kunnen delen met externe mailadressen?

    1. Hi Peter, dankjewel voor het compliment! Je kan Teams afsluiten en niet meer toelaten dat gasten toegang hebben via deze blog. Ik denk om het overzichtelijk te houden dat je beter teams inricht met gasttoegang en teams zonder gasttoegang. belangrijke of ‘interne’ gevoelige data kan bijvoorbeeld zonder gasttoegang zijn. Document sharing op document niveau is een mogelijk maar is vandaag niet geweldig praktisch vanuit teams zelfs. Dan ga je beter werken via de fat-cliënt van bijvoorbeeld Word OF SharePoint online. De experience (en mogelijkheden) is niet hetzelfde binnen Microsoft Teams dan in SharePoint of Word. Daar komt alvast een oplossing voor hier: https://www.microsoft.com/en-us/microsoft-365/roadmap?filters=&searchterms=Teams%2Csharing
      Delen in Microsoft Teams van bestanden kan via deze blog: https://365tips.be/bestanden-delen-in-office-365

  2. Inderdaad goeie site met veel tips!
    Ik heb gasten toegevoegd in een team maar die kunnen de documenten niet zien. De internet gebruikers kunnen deze echter wel zien. Wat doe ik verkeerd? Hoop dat je me op weg kunt helpen.

  3. Hoi Jasper, ik krijg het helemaal niet voor elkaar om gasten in een team toe te voegen. heb in de admin de guest acces aangezet maar kan nog steeds geen gasten toe voegen. moeten gasten een account hebben voor ze kunnen toegevoegd worden aan een team?

Geef een reactie

%d bloggers liken dit: