Hoe Microsoft Bookings instellen zodat iedereen een afspraak kan maken in je agenda?

Ben je op zoek naar een manier om mensen in staat te stellen om een uurtje met jou te boeken en vergaderingen vast te leggen zonder dat jij daar zelf iets voor hoeft te doen? Microsoft Bookings biedt hiervoor de oplossing.

Met Microsoft Bookings kun je automatisch afspraken organiseren voor zowel fysieke als virtuele vergaderingen. In dit artikel lees je hoe je dit kunt doen.

Start met Bookings via portal.office.com

Navigeer naar portal.office.com en druk vervolgens op Bookings.

Voer je organisatiegegevens in bij de eerste inlogpoging.

Wat wil je organiseren met Microsoft Bookings?

• Mensen moeten een afspraak kunnen maken met jou.
• De afspraak moet via Microsoft Teams verlopen.
• Een uurtje is prima.
• Enkel op maandag tussen 10:00 en 12:00. En de andere dagen van 8:00 tot 17:00 en op zaterdag tussen 10:00 en 11:00.

Start vanuit het Bookingsportaal

Surf naar: https://outlook.office.com/bookings om bookings te activeren.

Demo URL: https://outlook.office365.com/owa/calendar/G32ea87f351194aa2bd6ede365f8d1323@JasperBernaers.com/bookings/

Als administrator heb je de bookings omgeving “klaargezet”. Gebruikers zijn ook in staat zonder dat ze administrator zijn om bookings te gebruiken — alleen gelden de regels van de administrator betreft integraties of bedrijfsinformatie.

Heeft je adminstrator nog niets gedaan in Bookings, omdat ie lag te slapen dan kan je Bookings zonder limitaties gebruiken. Wél met de limieten van 8:00 tot 17:00 vergaderen. Maar daar kan je rond werken in je eigen profiel. Later meer..

Allereerst heb je ‘agents’ nodig. Of medewerkers. Deze kan je toevoegen via deze directe URL: https://outlook.office.com/bookings/staff

Druk op ‘Add Staff” bovenaan.

Voeg vervolgens je leden toe via Office 365 en druk bovenaan op opslaan.

In dit voorbeeld het ik Debra toegevoegd.

Open de gebruiker waarvan je uitzonderingen wil instellen in de agenda qua beschikbaarheid.

In dit voorbeeld heb ik maandag en zaterdag aangepast. Dit kan je per dag personaliseren.

Ik heb ingeschakeld dat ALS er reeds een agenda-item in de agenda staat je dit tijdsslot kan reserveren.

Druk op opslaan.

Standaard is al héél wat geregeld door Booking zelf en hoef je niet persé iets anders te personaliseren.

Publiceer je weblink in je e-mail handtekening

Surf naar: https://outlook.office.com/bookings/bookingpage

Ik heb rood gekozen als kleur aan de rechterkant.

De url kan je kopiëren om vervolgens te publiceren als mensen je mailen. In je handtekening bijvoorbeeld. Zoals in deze blog.

Een automatische vergadering versturen

Het is mogelijk een automatische vergadering te versturen. Deze instelling kan je hier terugvinden.

Zo kan je een test uitvoeren voor een fysieke vergadering

Kopiër de URL uit je booking portaal naar een browser en test het resultaat.

Selecteer de juiste contactpersoon

Vul het formulier in en book een afspraak.

Je afspraak bevestiging komt zo binnen.

Een virtuele vergadering configureren en testen

Via outlook.office.com/bookings/services kan je diensten activeren. Ik activeerde Microsoft Teams vergaderingen om snel een Teams vergadering op te zetten.

Je kan steeds best de directe link gebruiken om te distribueren.

Voorbeeld:

Je ontvanger krijgt deze uitnodiging met een Teams-invite.

Jij ontvangt een bevestiging in je agenda + mailbox.

Organisatie uren aanpassen

Bedrijfsinformatie kan voor de volledige organisatie aangepast worden via: https://outlook.office.com/bookings/businessinformation

Véél bookings plezier! Heb je vragen? stuur een bericht in de comment! En help ook andere mensen met hun vragen.

Lees ook

Vakantiedagen toevoegen aan Outlook Agenda
Je Outlook agenda delen in Office 365
Microsoft Teams vergadering inplannen in je agenda – De enige juiste manier!
Neem meer controle over je teams-vergaderingen door chatten uit te schakelen
Externe mensen presentator maken in een teams vergadering