🔗 Dit zijn de 8 manieren om bestanden te delen in Microsoft Office 365 en Teams

Microsoft heeft verschillende manieren om bestanden en documenten te delen binnen Office 365. Dit kan handig zijn voor het delen van informatie met collega’s, externe contacten, vrienden en zakelijke relaties. In dit artikel hebben we de 8 meestgebruikte scenario’s voor het delen van bestanden in Office 365 op een rijtje gezet. Als je nog andere scenario’s kent waarbij het delen van bestanden via Office 365 nuttig kan zijn, laat het ons dan gerust weten door een reactie te geven onderaan dit artikel.

Was dit artikel handig voor jou? Deel het dan even zodat je ook andere mensen kan helpen.

1. Persoonlijke bestanden delen via Microsoft Teams

Hoe een persoonlijk bestand delen via OneDrive in Teams?

Selecteer via Microsoft Teams en kies voor Cloud Storage, OneDrive.

Selecteer vervolgens het bestand, en maak een koppeling aan door middel van het kopïeren van de URL.

Vervolgens kan je weblink doorsturen naar interne collega’s, of externe contactpersonen.

Hiervoor je geen geen externe deling van de teamsite zelf toe te staan.

Deze url kan een OneDrive of Microsoft Teams bevatten. Een spijtige praktijkervaring is dat het niet mogelijk is om een URL te delen van Microsoft Teams als de gebruiker niet deel uit maakt van het Team.

2. Persoonlijke bestanden delen via OneDrive met interne en externe contacten

Persoonlijke bestanden plaats je vaak op je eigen OneDrive voor bedrijven. Deze kan je via Microsoft Teams openen en via het web.

1. Je kan starten via Microsoft Teams of via het portaal dat je ziet in de 2de screenshot. https://portal.office.com
2. Druk op openen in OneDrive.

Druk op Delen om een OneDrive bestand te delen met interne of externe contacten.

Kies om de koppeling te verzenden naar een collega of externe contactpersoon.

3. Persoonlijke bestanden delen via email naar externe gebruikers

Persoonlijke documenten delen, vanuit je eigen OneDrive doe je via https://portal.office.com, daarna klik je op OneDrive, selecteer je bestand en klik op Delen.

Voorbeeld: hoe een Excel-bestand te delen in office 365 met externe mensen.

Voorbeeld: Een Word, PowerPoint of OneNote bestand delen met collega’s.

4. Microsoft Teams bestanden delen met interne en externe gebruikers

Hieronder kan je 4 scenario’s vinden om te kunnen samenwerken met externe gebruikers. Als je goed met externe samenwerkt hou je je documenten aan de kant van de organisatie, en voeg je gasten toe die kunnen raadplegen of bewerken.

1. Directe chat
2. Een volledig Microsoft Teams delen
3. Een meeting opzetten met externe gebruikers
4. Meeting met niet-Microsoft Teams gebruikers

5. Bijlage per email verzenden in Office 365

Het is nog steeds perfect mogelijk om bestanden als bijlage door te sturen per mail. Het is véél makkelijker om dit niet te doen en de link te delen. Zo blijft het document of ‘de juiste versie’ in je eigen handen en kan iedereen er aan meewerken.

Selecteer bijvoegen als kopie

6. Via Microsoft Word, Excel, PowerPoint rechtstreeks een bestand delen

Excel, Word of PowerPoint (of andere) bestanden delen kan zeer eenvoudig binnen Office 365. Hieronder leg ik uit hoe je aan de slag kan.

Druk bovenaan op Delen om het bestand te delen.

Selecteer de specifieke toegang die je wenst te geven.

7. Mensen van buiten de organisatie uitnodigen in Microsoft Teams

Gasten toevoegen aan Teams is eenvoudig. Als je als team-eigenaar de toelating hebt om dit te doen kan je deelnemers toevoegen aan het volledige team. Zo hoef je geen aparte documenten te delen maar kan je een map delen of een volledig team.

Navigeer naar je team waar je een gast aan wenst toe te voegen. Voeg op basis van hun e-mailadres de gebruiker toe.

Het kan dat je een melding zal krijgen om te bevestigen dat je het toelaat om derden of externen toe te voegen. Deze mag je accepteren. -> Druk op Lid toevoegen.

Het is ook mogelijk om met Teams gedeelde kanalen te gebruiken om samen te werken met externe contacten. (Tussen meerdere tenants)

Voer je extere contact persoon in in deze wizard. en druk op Add of toevoegen.

De ontvanger ziet in zijn Microsoft teams een icoontje van de teams waarin hij/zij toegang heeft.

700 mensen toevoegen in 30 seconden kan dus ook. Hoe, dat lees je hier.

8. Gasten uitnodigen in SharePoint Online

In Office 365 groups of Microsoft Teams of rechtstreeks SharePoint kan je gasten of collega’s toevoegen.

Navigeer naar de documenten bibliotheek binnen SharePoint, selecteer het document dat je wenst te delen -> druk op share -> kies de ontvanger en druk op verzenden.

Lees ook

Hoe op een veilige manier bestanden versturen met OneDrive voor consumenten?
Hoe kan je bestandsaanvraag in OneDrive for business gebruiken?
Hoe bestanden herstellen met versiegeschiedenis SharePoint & Onedrive?