Hoe bestanden delen in Office 365 – 8 mogelijkheden

Hoe bestanden delen in Office 365 – 8 mogelijkheden

In een vorige blogpost las je alvast 10 redenen om OneDrive voor bedrijven te gebruiken! In deze blog zoomen we even verder in op de verschillende manieren om bestanden te delen in Office 365. Minstens 7 werkbare scenario’s om gemakkelijk bestanden te delen. Ken jij nog een ander scenario, geef zeker een reactie in de commentaar!

1. Persoonlijke bestanden delen via Microsoft Teams

Een bestand delen in Teams: Via Microsoft Teams kan je bestanden selecteren – koppeling kopïeren en de URL doorsturen naar interne collega’s, of externe contactpersonen. Hiervoor je geen geen externe deling van de teamsite zelf toe te staan.

Deze url kan een OneDrive of Microsoft Teams bevatten. Een spijtige praktijkervaring is dat het niet mogelijk is om een URL te delen van Microsoft Teams als de gebruiker niet deel uit maakt van het Team.

2. Persoonlijke bestanden delen via OneDrive

Je kan starten via Microsoft Teams of via het portaal dat je ziet in de 2de screenshot. https://portal.office.com

Druk op openen in OneDrive.

Druk op Delen

Koppeling verzenden.

3. Persoonlijke bestanden delen via email

Persoonlijke documenten delen, vanuit je eigen OneDrive doe je via https://portal.office.com, daarna klik je op OneDrive, selecteer je bestand en klik op Delen.

4. Samenwerken in Microsoft Teams

Hieronder kan je 4 scenario’s vinden om te kunnen samenwerken met externe gebruikers. Als je goed met externe samenwerkt hou je je documenten aan de kant van de organisatie, en voeg je gasten toe die kunnen raadplegen of bewerken.

  1. Directe chat
  2. Een volledig Microsoft Teams delen
  3. Een meeting opzetten met externe gebruikers
  4. Meeting met niet-Microsoft Teams gebruikers

5. Bijlage per email verzenden

Het is nog steeds perfect mogelijk om bestanden als bijlage door te sturen per mail. Het is véél makkelijker om dit niet te doen en de link te delen. Zo blijft het document of ‘de juiste versie’ in je eigen handen en kan iedereen er aan meewerken.

Selecteer bijvoegen als kopie

6 Via Word, Excel, PowerPoint,..

Selecteer de specifieke toegang

7 gasten uitnodigen in Microsoft Teams

Gasten toevoegen aan Teams is héél eenvoudig. Als je als team-eigenaar de toelating hebt om dit te doen kan je deelnemers toevoegen aan het volledige team. Zo hoef je geen aparte documenten te delen.

Navigeer naar je team waar je een gast aan wenst toe te voegen.
Voeg op basis van hun e-mailadres de gebruiker toe.

Het kan dat je een melding zal krijgen om te bevestigen dat je het toelaat om derden of externen toe te voegen. Deze mag je accepteren.

Druk op Lid toevoegen

Lid toevoegen - kanaal toevoegen Teams
Lid toevoegen – kanaal toevoegen Teams

Voer je extere contact persoon in in deze wizard. en druk op Add of toevoegen.

Voeg de gewenste externe gebruikers toe op basis van hun e-mail adres.

De ontvanger ziet in zijn Microsoft teams een icoontje van de teams waarin hij/zij toegang heeft.

icoontje van de teams waarin hij/zij toegang heeft

8 Gasten uitnodigen in SharePoint

In Office 365 groups of Microsoft Teams of rechtstreeks SharePoint kan je gasten of collega’s ook toevoegen.

Navigeer naar de documenten bibliotheek binnen SharePoint, selecteer het document dat je wenst te delen -> druk op share -> kies de ontvanger en druk op verzenden.

Lees ook: Samenwerken met meerdere personen op één bestand in Office 365 | Of een volledige snelstart gids, hier.

Jasper Bernaers

Hallo, ik ben Jasper. Welkom op 365tips.be. Op deze website lees je artikels over ervaringen over O365, Microsoft Teams, Intune, Azure AD, Security... Veel leesplezier. Als je vragen hebt geef een reactie onder de artikels!

Geef een reactie