Migración eficiente a Office 365 : Crear estructura y colaboración para el éxito

El éxito de la migración a Office 365 empieza con unos cimientos sólidos, una piedra angular sobre la que toda la organización pueda construir. La estructura es crucial, ya que nos permite ponernos manos a la obra juntos y de forma estructurada.

Acceder a los documentos debería ser igual de fácil para todos. En este artículo, descubrirás las capacidades de tres potentes herramientas de Office 365: OneDriveSharePoint y Teams. Con estos conocimientos, podrás migrar sin problemas tus documentos al lugar adecuado.

Quiero dejar claro que migrar no tiene por qué ser complicado en absoluto. Esperar al momento ideal o añadir interminablemente componentes técnicos puede provocar retrasos innecesarios. Es importante darse cuenta de que se puede empezar sin más: ¡basta con empezar!

Construye un marco básico con acuerdos claros y utiliza plantillas prácticas para configurar el nuevo entorno de forma óptima. Uno de los puntos esenciales en cualquier proyecto de migración es implicar a todos en el cambio. La colaboración y el compromiso son fundamentales para que la transición a Office 365 sea un éxito.

¿Quiere que su organización se beneficie sin esfuerzo de Office 365? Descubra las ventajas del trabajo estructurado y de un enfoque bien pensado. Inicie hoy mismo el proceso de migración y descubra cómo Office 365 lleva su flujo de trabajo y colaboración al siguiente nivel.

Office 365 plataformas de colaboración

Microsoft Teams

Microsoft Teams es una plataforma de colaboración avanzada que conecta a la perfección los potentes componentes básicos del completo ecosistema de Microsoft 365, lo que permite una nueva dimensión de la colaboración. Tanto si desea trabajar conjuntamente en un documento crucial, procesar de forma eficiente procesos complejos, participar en atractivas conversaciones de vídeo o realizar cualquier combinación de estas actividades esenciales, Teams está preparado para ayudarle en todos los frentes.

Microsoft OneDrive para empresas

OneDrive es un repositorio extremadamente cómodo y práctico para todos tus documentos importantes y notas de Onenote, lo que lo convierte en un eje central para todo tu contenido digital. ¿Te preguntas por qué OneDrive es una herramienta indispensable? Aquí tienes nada menos que 10 razones de peso para utilizarlo:

1. Almacenamiento seguro y fiable: OneDrive proporciona almacenamiento seguro y fiable en la nube para todos tus archivos, por lo que no tienes que preocuparte por la pérdida de datos.
2. Accesibilidad desde cualquier dispositivo: Con OneDrive, puedes acceder a tus documentos y notas en cualquier momento y lugar, tanto si trabajas en tu ordenador, tableta o smartphone.
3. Compartir archivos fácilmente: Compartir archivos con compañeros, amigos o familiares es muy fácil con OneDrive. Puedes compartir enlaces fácilmente y controlar quién tiene acceso a qué archivos.
4. Sincronización automática: Los archivos de tu OneDrive se sincronizan automáticamente en todos tus dispositivos, para que siempre tengas a mano la última versión.
5. Acceso sin conexión: Incluso sin conexión a Internet, puedes ver y editar tus archivos, ya que OneDrive ofrece acceso sin conexión a los archivos sincronizados.
6. Historial de versiones: OneDrive mantiene un historial detallado de las versiones de tus archivos, para que siempre puedas volver a los cambios anteriores.
7. Colaboración eficaz: OneDrive te permite colaborar en documentos simultáneamente, lo que resulta ideal para proyectos en equipo.
8. Integración con Microsoft Office: OneDrive está perfectamente integrado con las aplicaciones de Microsoft Office, lo que facilita la creación, edición y almacenamiento de documentos.
9. Copias de seguridad automáticas para fotos: OneDrive te permite hacer copias de seguridad automáticas de las fotos de tus dispositivos móviles, manteniendo tus recuerdos a salvo.
10. Potente función de búsqueda: OneDrive cuenta con una función de búsqueda avanzada que te permite encontrar rápidamente archivos específicos entre tu amplio almacenamiento.

Microsoft SharePoint

En esta plataforma de intranet, todos los documentos se recogen de forma centralizada y pueden ser utilizados por todos los miembros de la organización. Si busca instrucciones detalladas para configurar y gestionar su sitio SharePoint, ha llegado al lugar adecuado. Encontrará información exhaustiva y directrices sobre cómo configurar, personalizar y gestionar eficazmente su entorno SharePoint. Estas valiosas instrucciones le proporcionarán los conocimientos y las herramientas que necesita para hacer el mejor uso de SharePoint y aumentar el éxito de su organización.

¿Cuál es la mejor ubicación para sus archivos en Microsoft 365?

En Microsoft 365, es esencial adoptar un enfoque estructurado para colocar los archivos en la ubicación correcta. El objetivo es crear un entorno organizado en el que todos los documentos puedan encontrarse y compartirse fácilmente. A continuación se explica detalladamente cuál es la mejor ubicación para los documentos en Microsoft 365, en función de los distintos tipos de archivos y su contexto:

1. Documentos personales: Son tus archivos individuales, como imágenes personales, notas, nóminas, citas y otros documentos que no están directamente relacionados con el trabajo en equipo. Para estos documentos, la ubicación de almacenamiento ideal es OneDrive. OneDrive: OneDrive es tu repositorio personal dentro de Microsoft 365. Proporciona un espacio seguro y privado donde puedes almacenar y organizar todos tus archivos personales. Puedes acceder fácilmente a estos documentos desde cualquier dispositivo, estés donde estés. Además, OneDrive se sincroniza automáticamente con tu ordenador local, por lo que siempre tendrás a mano la última versión de tus documentos.
2. Documentos específicos de departamento o equipo: Son documentos específicos de un departamento o equipo concreto de su organización. Estos archivos se refieren al trabajo realizado por ese equipo específico. Sitio de equipo o sitio de proyecto: Coloque los documentos relevantes para todo un departamento o equipo en el sitio específico del equipo. Si está trabajando en un proyecto, cree un sitio de proyecto independiente y almacene allí todos los documentos relacionados. El sitio del equipo y el sitio del proyecto proporcionan un espacio compartido y de colaboración en el que los miembros del equipo pueden colaborar en archivos, compartir información y mantener discusiones. Utiliza la estructura de carpetas y la posibilidad de establecer derechos de acceso para gestionar los documentos de forma organizada y segura.
3. Colaboración en documentos de equipo o de proyecto : Se trata de los archivos que utiliza intensivamente un equipo o un equipo de proyecto para colaborar en una tarea o proyecto concretos. Microsoft Teams: Microsoft Teams es el centro perfecto para la colaboración en equipo. Dentro de Teams , puede crear canales para diferentes proyectos o flujos de trabajo. Coloca los documentos directamente relacionados con la colaboración y comunicación de un equipo específico en el canal correspondiente. Teams se integra a la perfección con otras aplicaciones de Microsoft 365, como Word, Excel y PowerPoint, lo que permite a los miembros del equipo colaborar en documentos, programar reuniones y chatear en tiempo real. Esto la convierte en una potente herramienta para la productividad y la comunicación en equipo.
4. Asuntos Generales de la Organización: Se trata de documentos e información relevantes para toda la organización, como información sobre RRHH, documentos políticos, noticias y anuncios de la empresa. Intranet: La intranet es el eje central de toda la información de la organización. Es un lugar para compartir documentos importantes de la empresa, políticas, noticias y otra información general. La intranet debe construirse en torno a temas y tareas, en lugar de reflejar la estructura interna de la organización. Esto permite a los empleados encontrar fácilmente la información que necesitan, independientemente de su departamento o función.

Al colocar tus archivos en la ubicación correcta en Microsoft 365, te aseguras de que tu organización trabaje de forma optimizada, que la información sea fácilmente accesible y que teams pueda colaborar de forma eficaz. Sigue estas directrices para crear un lugar de trabajo digital organizado y eficiente para ti y tu equipo.

Cómo realizar esta migración técnica

OneDrive - Migración de documentos con la herramienta de migración SharePoint

Puedes hacer una migración a OneDrive de 2 maneras. Puedes utilizar estos 7 pasos para transferir tus propios datos desde tu ordenador actual, servidor de archivos a OneDrive. Como administrador de TI, también es posible utilizar un archivo CSV para migrar todas las unidades locales a OneDrive.

OneDrive - Migrar documentos con Known-Folder Move o una herramienta de migración

Si controlas bien tu informática y tienes Windows 10, es súper fácil poner todos los documentos como Escritorio, Documentos, Imágenes, Capturas de pantalla y Camera Roll en OneDrive con una sola política. Más información aquí.

SharePoint migración

Una migración a SharePoint no comienza con el traslado de documentos de un servidor de archivos a SharePoint Online . Una migración a SharePoint sólo comienza cuando se ha trabajado en torno a estos 4 pilares para construir un marco de trabajo. En este documento se explica cómo empezar con SharePoint Governance .

Después de haber creado un proposed framework , una bonita plantilla SharePoint que puede aprovisionar y tener lista con sólo pulsar un botón, es hora de migrar. Esto se puede hacer de la misma manera que para OneDrive a través de este artículo.

Microsoft Teams Migración

Microsoft Teams: La combinación perfecta de OneDrive, SharePoint y mucho más. ¿Ya te has pasado a Microsoft Teams? ¡Estupendo! Esta plataforma hace que la colaboración sea eficiente y eficaz. Si estás considerando un cambio técnico a Teams , es importante sentar unas bases sólidas, al igual que una migración a SharePoint. Un entorno Teams bien diseñado es esencial, pero también es importante establecer acuerdos claros sobre los derechos y el uso de Teams antes de implantarlo a gran escala. ¿Quiere migrar sus datos a Microsoft Teams? No hay problema. Utilice la herramienta de migración SharePoint para transferir sin problemas todos sus datos personales a Teams.