Dit zijn de 10 succesfactoren bij het inrichten van Microsoft Teams

Dit zijn de 10 succesfactoren bij het inrichten van Microsoft Teams

Microsoft Teams is een totaaloplossing die verschillende uitdagingen van moderne samenwerking samenbrengt.

om goed te kunnen samenwerken in documenten, communiceren op een eenvoudige manier, telefoniegesprekken te voeren, taken te beheren.. is er vandaag de dag maar een oplossing, en dat is Microsoft Teams.

Microsoft Teams geeft de mogelijkheid om third-party applicaties zoals Trello, Flow, Polly, Zoom, Yammer, Jira Cloud, Mindmeister makkelijk te integreren. Het grootste voordeel is dat je alles kan combineren in één krachtige applicatie. En dat Microsoft Teams alle Office 365 diensten ontsluit zodat je als organisatie dus ook niet naar allerhande tools moet grijpen die vaak het gebruiksgemak verlagen.

Platform keuze kan ook behoren tot een van de velen succesfactoren wanneer je kiest voor Teams. Naast Microsoft Teams kan je dus best ook Exchange gebruiken voor je e-mail platform, OneDrive voor documenten, SharePoint voor een intranet of om kennis te delen binnen de organisatie, Yammer als equivalent van een professionele Facebook,..

Welke succesfactoren hebben we niet opgenomen in dit artikel? Geef ons een tip, wij nemen je advies op in dit artikel.
0
Laat hier een reactie achterx

In deze blog kan je 10 praktische succesfactoren terugvinden om Microsoft Teams goed in te richten

1. Schakel teams-creatie uit om chaos te vermijden

Als er nog geen afspraken hebt gemaakt kan je de creatie van Microsoft Teams uitschakelen. Dit voorkomt dat je organisatie in chaos achterblijft. Wanneer alles mooi is ingeregeld kan je eindgebruikers de controle geven om zelf teams aan te maken.

Hoe kan je het aanmaken van nieuwe Teams blokkeren – Powershell tip!

2. Maak een naamgevingsbeleid om structuur te krijgen

Een naamgevingsbeleid of naming convention geeft de kans om Teams onder te brengen in rubrieken en categorieën. Vaak een must-have voor het IT-Departement. Niet altijd de meest zichtbare behoefte van de eindgebruikers.

Voorbeeld van 3 categorieën: Interne Teams zonder gasten / Projecten en evenementen / Teams met gasten

Groeps- en teamcreatie, naamgeving en gasttoegang voor Teams

3. Gasttoegang inschakelen om te kunnen samenwerken

Teams gaat om samenwerken. Je kan gasttoegang inschakelen als je met externe gebruikers wil werken lijkt voor mij een van de belangrijkste succesfactoren. Soms is het nodig om gasttoegang uit te schakelen voor interne departementen dit doe je aan de hand van de onderstaande blog.

Teams gast toegang uitschakelen voor één Team zonder PowerShell
Hoe externe gasten toevoegen en uitnodigen in Microsoft Teams?

4. Maak project-sites voor tijdelijke projecten

Het is mogelijk om Teams-sites automatische te laten verlopen na 180 dagen om je omgeving onder controle te houden en oude data automatisch te verwijderen.

Vervaldatum, retentie en archivering van groepen en teams
Hoe kan je automatisch vergaderopnames verwijderen in Microsoft Teams?

5. Zet retentie policies aan om alles mooi op orde te houden

Retentie policies zorgen automatisch voor archivering en het opruimen van Teams. Dit kan helpen om specifieke groepen anders te benaderen en omgeving veilig en proper te houden.

Vervaldatum, retentie en archivering van groepen en teams
Hoe Microsoft Teams automatisch opruimen via Access Review

6. Test processen in Microsoft Teams en maak een demo-omgeving om te experimenteren

Maak een team en verwijder dit vervolgens. -> kijk wat je ziet gebeuren in je omgeving.

Nodig je IT-collega’s uit in het team en vraag of ze het willen herstellen.

Verwijderen ook even een bestand in Microsoft Teams en kijk of je IT-Departement dit kan terughalen.

Maak een test-tenant met één licentie. Experimenteren is belangrijk om te begrijpen hoe technologie werkt.

hoe maak je een office 365 tenant voor testing
Microsoft Teams verwijderd? herstellen kan eenvoudig via deze blog!
Hoe bestanden herstellen met versiegeschiedenis SharePoint & Onedrive?

7. Zet in op adoptie en ondersteuning om gebruikers beter te helpen

Start met een plan van aanpak om Teams goed uit te rollen. Meet het gebruik en de evolutie van het gebruik sinds de start van de implementatie.

8. Implementeren en documenteren

Governance is aanzetten inrichten en vervolgens actief bijsturen. Niet omgekeerd.

Soms is het handig om technisch te testen alvorens je aan de slag gaat met de geschreven procedures.

Geschreven procedures helpen je om vervolgens op lange termijn je organisatie onder controle te houden.

9. Zorg voor eenvoud en structuur

Keep it simple! Maak eenvoudige afspraken en processen. Zorg ervoor dat deze zijn uitgeschreven en dat iedereen deze minimale kapstokken kan gebruiken om zijn team, departement of dienst in te richten. Delegeer naar diensthoofden, managers en gebruikers.

10. Focus op de volgende fases

Nadat je de bovenstaande 9 topics hebt ingericht begint het echte werk pas, het mensenwerk. Om mensen te helpen om Microsoft Teams goed te gebruiken is er heel wat nodig. Je kan een organisatiebreed Team maken met filmpjes en handleidingen hoe Microsoft-Teams gebruikt zal worden voor je organisatie. In dit filmpje heb je alvast genoeg overtuiging voor de start. Succes!

Was deze blog handig voor jou? Druk dan bovenaan op delen en deel deze blog of geef een reactie onderaan! Lees ook: De beste Microsoft Teams-functies: 30 tips om aan de slag te gaan in 2022!

Jasper

Jasper

Welkom op 365tips.be. Op deze website lees je artikels en ervaringen over Office 365 met focus op Microsoft Teams. Stel me gerust een vraag en ik antwoord in een blogpost. Help ook anderen door reacties te geven onderaan de artikels. Deze blog is gemaakt in het Nederlands. De meertalige website is aangeboden met best-effort machine vertaling.
0 0 stemmen
Artikelbeoordeling
Abonneer
Laat het weten als er
guest
0 Reacties
Inline feedbacks
Bekijk alle reacties
0
Zou graag je gedachten willen weten, s.v.p. laat een reactie achter.x
()
x