10 succesfactoren voor het inrichten van Microsoft TEAMS

10 succesfactoren voor het inrichten van Microsoft TEAMS

Microsoft Teams is een totaaloplossing om goed te kunnen samenwerken in documenten maar ook om te kunnen communiceren op een eenvoudige manier.

Microsoft Teams geeft de mogelijkheid om third-party applicaties zoals Trello, Flow, Polly, Zoom, Yammer, Jira Cloud, Mindmeister makkelijk te integreren. Het grootste voordeel is dat je alles kan combineren in één krachtige applicatie. En dat Microsoft Teams alle Office 365 diensten ontsluit.

In deze blog kan je 10 praktische tips terugvinden om Microsoft Teams goed in te richten.

1. Schakel teams-creatie uit

Als er nog geen technische governance hebt ingericht kan je de creatie van Microsoft Teams uitschakelen.

Wanneer alles mooi is ingeregeld kan je eindgebruikers de controle geven.
Gerelateerde blog: Waarom-wil-je-het-aanmaken-van-microsoft-teams-niet-blokkeren/

2. Maak een naamgevings beleid

Zet naming convention aan met suggestie: TEAMS als prefix.
Gerelateerde blog: Groeps- en teamcreatie, naamgeving en gasttoegang voor Teams – deel 1

3. Gast toegang inschakelen

Teams gaat om samenwerken. Je kan gasttoegang best inschakelen als je met externe gebruikers wil werken.

Soms is het nodig om gasttoegang uit te schakelen voor interne departementen als je deze toch niet iets veiliger wil benaderen. Dat kan via deze blog.
Gerelateerde blog: Teams gast toegang uitschakelen voor één Team zonder PowerShell

4. Maak project-sites voor tijdelijke projecten

Project-sites laten verlopen kan na 180 dagen.(bijvoorbeeld) Je kan deze herstellen als je je organisatie onder controle hebt. Door ze te verwijderen en een proces te hanteren zullen mensen reageren op je beleid en reageren als ze een team kwijt zouden verliezen.
Gerelateerde blog: Vervaldatum, retentie en archivering van groepen en teams – deel 2

5. Zet retentie policies aan om alles mooi op orde te houden

Retentie policies zorgen automatisch voor archivering en vervallen van Teams.
Gerelateerde blog: Vervaldatum, retentie en archivering van groepen en teams – deel 2

6. Test processen en maak een test-tenant

Maak een team. Verwijder datzelfde team. kijk wat gebeurd. Test op je omgeving met een test-team. Ook al ben je niet technisch onderlegd. Verwijder je team en ga bij je IT-departement aankloppen om dit team te herstellen.
Maak een test-tenant met één licentie. Experimenteren is belangrijk om te begrijpen hoe technologie werkt.
Gerelateerde blog: hoe maak je een office 365 tenant voor testing

7. Zet in op adoptie en ondersteuning

Start met een plan van aanpak of projectplan om Teams goed uit te rollen. Meet het gebruik en de evolutie van het gebruik sinds de start van het plan van aanpak. Help iedereen binnen de organisatie om de organisatie doelen te verwezelijken. Zet een veranderings of change traject in om alles mooi te faciliteren.

8. Implementeren en documenteren

Governance is aanzetten, inrichten en daarna bijsturen. Niet omgekeerd. Soms is het handig om technisch te testen alvorens je aan de slag gaat met de geschreven procedures. Geschreven procedures is belangrijk om lange termijn te bestendigen. Natuurlijk is governance maar 20% van elke implementatie. 80% draait om de mensen.

9. Zorg voor eenvoud en structuur

Keep it simple! Maak eenvoudige afspraken en processen. Zorg ervoor dat deze zijn uitgeschreven en dat iedereen deze minimale kapstokken kan gebruiken om zijn team, departement of dienst in te richten.

10. Focus op de volgende fases

Nadat je de bovenstaande 9 topics hebt ingericht begint het echte werk pas. Het mensenwerk. Wees niet blind voor de effort van dit mensenwerk. Start niet met zware veranderingstrajecten maar in kleine stappen. Ookal past dit in een breder kader of lange termijn traject. Geef hulp aan de mensen die met Teams aan de slag gaan. Help écht. Connect met de gebruikers, vraag wat er beter kan stuur bij waar nodig. In parallel kan je in de breedte veranderingstrajecten doormaken.
Gerelateerde blogs: OneDrive SharePoint governance! Of security & identiteits-inrichting 

Was deze blog handig voor jou? Druk dan bovenaan op delen en deel deze blog of geef een reactie onderaan! Lees alle Microsoft Teams blogs!

Jasper

Jasper

Welkom op 365tips.be. Op deze website lees je artikels en ervaringen over Office 365 met focus op Microsoft Teams. Stel me gerust een vraag en ik antwoord in een blogpost. Help ook andere door reacties te geven onderaan de artikels.

Geef een reactie