Dit zijn de 🔟 succesfactoren bij het inrichten van Microsoft Teams
“Microsoft Teams is een all-in-one oplossing voor moderne samenwerking. Het biedt een eenvoudige manier om te communiceren, documenten samen te werken, telefonische vergaderingen te houden, taken te beheren en nog veel meer. Het is ook gemakkelijk om third-party applicaties zoals Trello, Flow, Polly, Zoom, Yammer, Jira Cloud en Mindmeister te integreren in Microsoft Teams. Het grootste voordeel hiervan is dat alles gecombineerd kan worden in één krachtige applicatie. Bovendien biedt Microsoft Teams toegang tot alle Office 365-diensten, zodat je als organisatie niet hoeft te zoeken naar verschillende tools die vaak het gebruiksgemak verminderen.
Platformkeuze kan ook een belangrijke succesfactor zijn als je kiest voor Microsoft Teams. Naast Microsoft Teams kun je ook Exchange gebruiken als e-mailplatform, OneDrive voor documenten, SharePoint voor een intranet of om kennis te delen binnen de organisatie en Yammer als professioneel equivalent van Facebook.”
In deze blog kan je 10 praktische succesfactoren terugvinden om Microsoft Teams goed in te richten
1. Schakel teams-creatie uit om chaos te vermijden
Als er nog geen afspraken zijn gemaakt over hoe Microsoft Teams binnen de organisatie gebruikt zal worden, kan het verstandig zijn om de mogelijkheid om nieuwe teams te maken uit te schakelen. Dit kan helpen om te voorkomen dat de organisatie in chaos achterblijft als er ongecoördineerde teams worden aangemaakt. Zodra alles goed is geregeld en er duidelijke richtlijnen zijn vastgesteld voor het gebruik van Microsoft Teams, kan de controle aan de eindgebruikers worden gegeven om zelf teams aan te maken volgens deze richtlijnen.
Hoe kan je het aanmaken van nieuwe Teams blokkeren – Powershell tip!
2. Maak een naamgevingsbeleid om structuur te krijgen
Een naamgevingsbeleid of naming convention kan helpen om Teams te organiseren in rubrieken en categorieën. Dit is vaak een must-have voor het IT-departement, hoewel het niet altijd de meest zichtbare behoefte is voor eindgebruikers. Door een naamgevingsbeleid te implementeren, kunnen teams eenvoudiger worden georganiseerd en gevonden, wat de efficiëntie en productiviteit kan verhogen. Het kan ook helpen om de zichtbaarheid en toegang tot informatie te verbeteren voor alle gebruikers van Microsoft Teams.
Voorbeeld van 3 categorieën: Interne Teams zonder gasten / Projecten en evenementen / Teams met gasten
3. Gasttoegang inschakelen om te kunnen samenwerken
Microsoft Teams is gericht op samenwerking en een van de belangrijkste succesfactoren is de mogelijkheid om gasttoegang te geven aan externe gebruikers. Dit kan bijzonder nuttig zijn als je wilt samenwerken met mensen buiten de organisatie. In sommige gevallen kan het echter nodig zijn om de gasttoegang voor interne departementen uit te schakelen, bijvoorbeeld om beveiligingsredenen of om te voorkomen dat vertrouwelijke informatie naar externe partijen wordt gedeeld. Gelukkig is het uitschakelen van gasttoegang voor interne teams eenvoudig te doen met behulp van de instructies in de onderstaande blog.
Teams gast toegang uitschakelen voor één Team zonder PowerShell
Hoe externe gasten toevoegen en uitnodigen in Microsoft Teams?
4. Maak project-sites voor tijdelijke projecten
“Met Microsoft Teams is het mogelijk om ervoor te zorgen dat Teams-sites automatisch vervallen na 180 dagen, zodat je de omgeving onder controle kunt houden en oude data automatisch kunt verwijderen. Dit kan nuttig zijn om te voorkomen dat Teams-sites rommelig worden door te veel oude of ongebruikte data en om te helpen bij het beheren van de opslagcapaciteit van de organisatie. Het instellen van automatische verloopdatums voor Teams-sites kan ook helpen om te voldoen aan eventuele wettelijke of regelgevende vereisten voor het beheer van gegevens.”
Vervaldatum, retentie en archivering van groepen en teams
Hoe kan je automatisch vergaderopnames verwijderen in Microsoft Teams?
5. Zet retentie policies aan om alles mooi op orde te houden
Retentiebeleid kan helpen om automatisch voor archivering en opruiming van Teams te zorgen. Dit kan nuttig zijn om specifieke groepen op een specifieke manier te benaderen en om de omgeving veilig en netjes te houden. Bijvoorbeeld, retentiebeleid kan worden gebruikt om ervoor te zorgen dat bepaalde Teams-sites of -kanalen worden opgeslagen voor een bepaalde periode, terwijl andere Teams-sites of -kanalen na een bepaalde periode automatisch worden verwijderd. Retentiebeleid kan ook helpen om te voldoen aan eventuele wettelijke of regelgevende vereisten voor het beheer van gegevens.
Vervaldatum, retentie en archivering van groepen en teams
Hoe Microsoft Teams automatisch opruimen via Access Review
6. Test processen in Microsoft Teams en maak een demo-omgeving om te experimenteren
Maak een team en verwijder dit vervolgens. -> kijk wat je ziet gebeuren in je omgeving.
Nodig je IT-collega’s uit in het team en vraag of ze het willen herstellen.
Verwijderen ook even een bestand in Microsoft Teams en kijk of je IT-Departement dit kan terughalen.
Maak een test-tenant met één licentie. Experimenteren is belangrijk om te begrijpen hoe technologie werkt.
hoe maak je een office 365 tenant voor testing
Microsoft Teams verwijderd? herstellen kan eenvoudig via deze blog!
Hoe bestanden herstellen met versiegeschiedenis SharePoint & Onedrive?
7. Zet in op adoptie en ondersteuning om gebruikers beter te helpen
Het is belangrijk om een goed uitgerolde implementatie van Microsoft Teams te plannen. Een effectief plan van aanpak kan helpen om ervoor te zorgen dat Teams op een efficiënte en effectieve manier wordt geïntroduceerd in de organisatie. Een van de belangrijke stappen in het implementatieproces is het meten van het gebruik en de evolutie van het gebruik sinds de start van de implementatie. Door het gebruik van Teams te meten, kun je begrijpen hoe het wordt gebruikt in de organisatie en welke gebieden verbeterd kunnen worden. Het meten van het gebruik kan ook helpen om de effectiviteit van de implementatie te beoordelen en eventuele problemen op te sporen die tijdens het implementatieproces zijn opgetreden
8. Implementeren en documenteren
Governance is het proces waarbij je een structuur opzet en vervolgens actief bijstuurt om ervoor te zorgen dat Microsoft Teams op een efficiënte en effectieve manier wordt gebruikt in de organisatie. Het is belangrijk om te onthouden dat governance niet alleen gericht is op het opstellen van geschreven procedures, maar ook op het actief bijsturen van deze procedures op basis van de behoeften van de organisatie. Voordat je aan de slag gaat met het opstellen van procedures, kan het soms nuttig zijn om technische tests uit te voeren om te bepalen hoe Teams het beste kan worden gebruikt in de organisatie. Eenmaal opgestelde procedures kunnen helpen om op lange termijn de organisatie onder controle te houden en ervoor te zorgen dat Teams op een consistente manier wordt gebruikt door alle gebruikers.
9. Zorg voor eenvoud en structuur
Keep it simple! Maak eenvoudige afspraken en processen. Zorg ervoor dat deze zijn uitgeschreven en dat iedereen deze minimale kapstokken kan gebruiken om zijn team, departement of dienst in te richten.
Delegeer naar diensthoofden, managers en gebruikers. Probeer te voorkomen da je alles zelf zal doen.
10. Focus op de volgende fases
Na het instellen van de bovengenoemde 9 onderwerpen is het belangrijkste werk pas begonnen: het helpen van mensen om Microsoft Teams efficiënt te gebruiken. Hiervoor is het nodig om een organisatiebrede groep op te zetten die video’s en handleidingen biedt over hoe Microsoft Teams binnen jouw organisatie gebruikt zal worden. Dit introductievideo zou alvast voldoende overtuiging moeten bieden om te starten. Succes!
Was deze blog handig voor jou? Druk dan bovenaan op delen en deel deze blog of geef een reactie onderaan! Lees ook: De beste Microsoft Teams-functies: 30 tips om aan de slag te gaan in 2022!
