10 succesfactoren voor het inrichten van Microsoft TEAMS

10 succesfactoren voor het inrichten van Microsoft TEAMS

Microsoft Teams is een totaaloplossing om goed te kunnen samenwerken in documenten maar ook om te kunnen communiceren op een eenvoudige manier. Microsoft Teams geeft de mogelijkheid om third-party applicaties zoals Trello, Flow, Polly, Zoom, Yammer, Jira Cloud, Mindmeister makkelijk te integreren. Het grootste voordeel is dat je alles kan combineren in één krachtige applicatie. En dat Microsoft Teams alle Office 365 diensten mooi ontsluit.

In deze blog kan je 10 praktische tips terugvinden om Microsoft Teams goed in te richten. Want goverance in Microsoft Teams is enorm belangrijk.

1. Schakel teams-creatie uit

als er nog geen technische governance hebt ingericht kan je de creatie van Microsoft Teams uitschakelen. Wanneer alles mooi is ingeregeld kan je iedereen loslaten om Teams aan te maken om beter te kunnen samenwerken.
Gerelateerde blog: Waarom-wil-je-het-aanmaken-van-microsoft-teams-niet-blokkeren/

2. Maak een naamgevings beleid

Zet naming convention aan met suggestie: TEAMS als prefix. -> Een naming-convention is beter dan geen.
Gerelateerde blog: Groeps- en teamcreatie, naamgeving en gasttoegang voor Teams – deel 1

3.Gasttoegang inschakelen

Teams gaat om samenwerken. Je kan best gasttoegang inschakelen als je met externe gebruikers wil werken. Soms is het nodig om gasttoegang uit te schakelen voor interne departementen als je deze toch niet iets veiliger wil benaderen. Dat doe je met onderstaande tips.
Gerelateerde blog: Teams gast toegang uitschakelen voor één Team zonder PowerShell

4. Maak project-sites voor tijdelijke projecten

project-sites die verlopen na bijvoorbeeld 180 dagen. Je kan ze altijd herstellen als je je organisatie onder controle hebt. Door ze te verwijderen en een proces te hanteren zullen mensen reageren op je beleid en reageren als ze een team kwijt zijn.
Gerelateerde blog: Vervaldatum, retentie en archivering van groepen en teams – deel 2

5. Zet retentie policies aan om alles mooi op orde te houden

Er is geen enkele reden om het niet aan te zetten. Het heeft alleen maar voordelen En kan steeds aangepast worden als het nodig is.
Gerelateerde blog: Vervaldatum, retentie en archivering van groepen en teams – deel 2

6. Test processen en maak een test-tenant

Maak een team. Verwijder dat team. kijk wat gebeurd. Test op je omgeving met een test-team. Ook al ben je niet technisch. Verwijder je team en ga bij je IT-dep aankloppen om het te herstellen.
Maak een test-tenant met één licentie. Experimenteren is belangrijk om te begrijpen hoe technologie werkt.
Gerelateerde blog: hoe maak je een office 365 tenant voor testing

7. Zet in op adoptie en ondersteuning

Start met een plan van aanpak of projectplan om Teams goed uit te rollen. Meet het gebruik en de evolutie van het gebruik sinds de start van het plan van aanpak. Help iedereen binnen de organisatie om de organisatie doelen te verwezelijken. Zet een veranderings of change traject in om alles mooi te faciliteren.

8. Implementeren en documenteren

Governance is aanzetten, inrichten en daarna bijsturen. Niet omgekeerd. Soms is het handig om technisch te testen alvorens je aan de slag gaat met de geschreven procedures. Geschreven procedures is belangrijk om lange termijn te bestendigen. Natuurlijk is governance maar 20% van elke implementatie. 80% draait om de mensen.

9. Zorg voor eenvoud en structuur

Keep it simple! Hou het eenvoudig! Maak eenvoudige afspraken en processen. Zorg ervoor dat deze zijn uitgeschreven en dat iedereen deze minimale kapstokken kan gebruiken om zijn team, departement of dienst in te richten.

10. Focus op de volgende fases

Nadat je de bovenstaande 9 topics hebt ingericht begint het echte werk pas. Het mensenwerk. Wees niet blind voor de effort van dit mensenwerk. Start niet met zware veranderingstrajecten maar in kleine stappen. Ookal past dit in een breder kader of lange termijn traject. Geef hulp aan de mensen die met Teams aan de slag gaan. Help écht. Connect met de gebruikers, vraag wat er beter kan stuur bij waar nodig. In parallel kan je in de breedte veranderingstrajecten doormaken.
Gerelateerde blogs: OneDrive SharePoint governance! Of security & identiteits-inrichting 

Was deze blog handig voor jou? Druk dan bovenaan op delen en deel deze blog of geef een reactie onderaan! Lees alle Microsoft Teams blogs!

Jasper Bernaers

Hallo, ik ben Jasper. Sinds 1 januari 2020 gestart met 365tips.be. Op deze website lees je artikels over ervaringen over O365, Microsoft Teams, Intune, Azure AD, Security... Veel leesplezier. Als je vragen hebt geef een reactie hieronder!

Geef een reactie