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馃敆 Estas son las 8 formas de compartir archivos en Microsoft Office 365 y Teams

Microsoft ofrece varios m茅todos para compartir archivos y documentos dentro de Office 365lo que resulta muy 煤til para intercambiar informaci贸n con compa帽eros, contactos externos, amigos y socios. En este art铆culo, presentamos los 8 escenarios m谩s comunes para compartir archivos en Office 365. Estos escenarios cubren diversas situaciones y ofrecen soluciones para una colaboraci贸n y comunicaci贸n eficaces. Si conoces otros escenarios en los que compartir archivos a trav茅s de Office 365 podr铆a ser de gran utilidad, no dudes en compartirlos con nosotros dejando un comentario al final del art铆culo. Siempre estamos abiertos a nuevas ideas y sugerencias para ampliar y compartir nuestros conocimientos.

驴Te ha resultado 煤til este art铆culo? Si es as铆, por favor, comp谩rtelo para que puedas ayudar tambi茅n a otras personas.

1. Compartir archivos personales a trav茅s de Microsoft Teams

Para compartir un archivo personal a trav茅s de OneDrive en Microsoft Teams, sigue estos pasos:

  1. Abre Microsoft Teams: Inicia Microsoft Teams y aseg煤rate de que has iniciado sesi贸n con tu cuenta.
  2. Navega hasta Almacenamiento en la nube: En Teams, busca la opci贸n "Almacenamiento en la nube" o una secci贸n similar donde puedas acceder a tus archivos almacenados.
  3. Ve a OneDrive: En la lista de opciones de almacenamiento en la nube, selecciona "OneDrive". Esto te llevar谩 a tu almacenamiento personal de OneDrive dentro de Teams.
  4. Elige el archivo: Explora tus archivos y carpetas de OneDrive para encontrar el archivo que quieres compartir.
  5. Crea un enlace Compartir: Selecciona el archivo y elige la opci贸n de crear un enlace parcial. Para ello, copia la URL del archivo.
  6. Compartir el enlace web: Ahora puedes compartir este enlace web con colegas internos o contactos externos. Esto puede hacerse por correo electr贸nico, chat o cualquier otro medio de comunicaci贸n.

Siguiendo estos pasos, puedes compartir un archivo sin habilitar el uso compartido remoto para todo tu sitio Teams. Esto proporciona una forma segura y controlada de compartir documentos espec铆ficos, manteniendo la privacidad del resto de los datos de tu equipo.

Tienes raz贸n, y 茅ste es un punto importante a tener en cuenta cuando se comparten archivos a trav茅s de Microsoft Teams. Al compartir una URL de un archivo almacenado en Microsoft Teams, el destinatario debe formar parte del Equipo espec铆fico en el que reside el archivo. Es decir:

  • Si compartes la URL de un archivo en Microsoft Teams con alguien que no es miembro de ese Equipo, esa persona no podr谩 abrir el enlace y acceder al archivo.
  • Para compartir archivos con usuarios externos al Equipo, suele ser m谩s eficaz guardar el archivo en OneDrive y crear un enlace para compartir desde OneDrive. Este enlace puede entonces compartirse con usuarios externos, y puedes establecer derechos de acceso espec铆ficos (como ver o editar).
  • Es importante conocer los derechos de acceso y las afiliaciones de Teams cuando decidas compartir archivos, para garantizar que tienen acceso las personas adecuadas y que se mantiene la seguridad de los datos.

2. Comparte archivos personales a trav茅s de OneDrive con contactos internos y externos

Los archivos personales suelen colocarse en tu propio OneDrive para la Empresa. Puedes acceder a ellos a trav茅s de Microsoft Teams y de la web.

  1. Puedes empezar desde Microsoft Teams o desde el portal que ves en la 2陋 captura de pantalla. https://portal.office.com
  2. Pulsa Abrir en OneDrive.

Pulsa Compartir para compartir un archivo de OneDrive con contactos internos o externos.

Elige enviar el enlace a un colega o contacto externo.

3. Compartir archivos personales por correo electr贸nico con usuarios remotos

Compartir documentos personales desde tu propio OneDrive se hace a trav茅s de https://portal.office.com, luego haz clic en OneDrive, selecciona tu archivo y haz clic en Compartir.

Ejemplo: c贸mo compartir un archivo Excel en office 365 con personas externas.

Ejemplo: Compartir un archivo de Word, PowerPoint o OneNote con tus compa帽eros.

4. Compartir archivos de Microsoft Teams con usuarios internos y externos

A continuaci贸n puedes encontrar 4 escenarios para colaborar con usuarios externos. Si colaboras bien con externos, mantienes tus documentos en el lado de la organizaci贸n, y a帽ades invitados que pueden consultar o editar.

  1. Chat instant谩neo
  2. Compartir una p谩gina completa de Microsoft Teams
  3. Organizar una reuni贸n con usuarios externos
  4. Reuni贸n con usuarios que no son de Microsoft Teams

5. Enviar archivo adjunto por correo electr贸nico en Office 365

Sigue siendo perfectamente posible enviar archivos adjuntos por correo electr贸nico. Es mucho m谩s f谩cil no hacerlo y compartir el enlace. De ese modo, el documento o "la versi贸n correcta" queda en tus manos y todos pueden colaborar en 茅l.

Selecciona adjuntar como copia

6. A trav茅s de Microsoft Word, Excel, PowerPoint comparte directamente un archivo

Compartir archivos Excel, Word o PowerPoint (u otros) puede hacerse muy f谩cilmente dentro de Office 365. A continuaci贸n te explico c贸mo empezar.

Pulsa Compartir en la parte superior para compartir el archivo.

Selecciona el acceso espec铆fico que deseas dar.

7. Invitar a personas ajenas a la organizaci贸n a Microsoft Teams

A帽adir invitados a Teams es f谩cil. Si tienes permiso para hacerlo como propietario de un equipo, puedes a帽adir participantes a todo el equipo. De este modo, no tienes que compartir documentos por separado, sino que puedes compartir una carpeta o un equipo entero.

Navega hasta el equipo al que deseas a帽adir un invitado. Bas谩ndote en su direcci贸n de correo electr贸nico, a帽ade al usuario.

Puede que recibas una notificaci贸n para confirmar que permites que se a帽adan terceras personas o externos. Puedes aceptarlo. -> Pulsa A帽adir miembro.

Tambi茅n es posible utilizar canales compartidos con Teams para colaborar con contactos externos. (Entre varios inquilinos)

Invitar a personas de fuera de la organizaci贸n a Microsoft Teams

Introduce tu persona de contacto externa en este asistente y pulsa A帽adir o A帽adir.

A帽adir usuarios externos en Microsoft Teams

El destinatario ver谩 un icono del teams al que tiene acceso en su Microsoft teams .

icono de teams en el que tiene acceso

As铆 que a帽adir 700 personas en 30 segundos tambi茅n es posible. C贸mo, puedes leerlo aqu铆.

8. Invitar a invitados SharePoint Online

En los grupos de Office 365 o en Microsoft Teams o directamente SharePoint puedes a帽adir invitados o compa帽eros.

Navega a la biblioteca de documentos dentro de SharePoint, selecciona el documento que deseas compartir -> pulsa compartir -> elige el destinatario y pulsa enviar.

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2 comentarios
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Arthur
Arthur
hace 2 a帽os

Hola,
Es bueno tener una visi贸n tan general. Pero me resulta bastante confuso porque Teams y OneDrive est谩n muy mezclados. Adem谩s, las personas con las que comparto archivos a menudo no reciben un c贸digo de verificaci贸n. Como resultado, tampoco pueden abrir el archivo compartido.
驴Es irrelevante la informaci贸n sobre dicho c贸digo en esta revisi贸n, y si no, por qu茅 no? MS es incre铆blemente complicado, en mi opini贸n.

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