Governance para OneDrive for business

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OneDrive for Business es una solución en la nube de Microsoft para almacenar todos tus archivos. En este artículo, ya te hemos dado 10 razones por las que deberías empezar a utilizar OneDrive para la Empresa.

Una vez que haya entendido bien el valor para su organización, pero también para los usuarios, nos gustaría darle algunas opciones más, técnicamente. Al final del artículo puedes leer cómo configurar OneDrive de forma óptima.

¿Qué es Governance?

Governance reúne 4 facetas. Como probablemente sepa, no es tan fácil empezar con Governance. Si puede describir bien este asunto, puede empezar a trabajar concretamente para cada pilar.

¿Cómo empezar con OneDrive Governance?

Empezar de a poco

• Evite regular todo. Gobernar todo no es posible.
• No creas que el plan va a surgir de forma natural. Dedique tiempo y energía a una documentación clara y comprensible.
• No hagas políticas de cosas que no puedes aplicar. No hay que mezclar el aspecto humano con la política/la política. Si no, te quedas quieto.
• Crecer sistemáticamente hacia una versión mejorada del modelo governance .
• Las políticas transmiten la cultura actual de la organización. si ahora hay mucho caos y no hay acuerdos. Entonces es extraño que establezcas un montón de reglas en tu SharePoint/OneDrive organización. Su organización no está preparada para manejar esta madurez. (Cultura, gente,....)
• Cree un tablero governance . Para añadir citas en versiones posteriores. No pongas todo en la agenda.
• Ayudar a las personas a ofrecer soluciones básicas / formación para que se conviertan en pro-SharePoint .

Lo que no hay que hacer - dont's

• No te limites a involucrar a los informáticos. Traiga a la mesa a todos los representantes de su organización. RRHH, informática, dirección, jefes de departamento.
• Alinee los planes de governance con los grupos principales de su organización. No con todos.
• Una tabla de governance crea un marco. Pero no resuelve el contenido. No creas que si el punto está en el tablero va a pasar.
• No abortes el uso de shadow-it, de terceros o de servidores de archivos si no hay alternativa. La gente necesita herramientas. Si OneDrive no puede ayudarles, el problema no está en esta tecnología.

Características principales

A continuación se presenta una lista de todas las características que también puede encontrar resumidas con ejemplos en este blog. Es importante cubrir todas las características en la configuración técnica, governance.

• Movimiento de carpetas conocido
• Archivos de OneDrive a la carta
• Adjuntos modernos
• Colaboración en equipo en tiempo real: Coautoría en versiones completas de Microsoft Word, Excel y PowerPoint
• Conectar sin problemas los archivos con las conversaciones
• Descubrimiento inteligente con la vista de OneDrive Discover
• Restauración de archivos de OneDrive
• Papelera de reciclaje
• Prevención de la pérdida de datos (DLP)
• eDiscovery
• Auditoría e informes
• Cifrado de datos en tránsito y en reposo
• Claves de cifrado controladas por el cliente
• Office 365 Caja de seguridad del cliente
• Integración híbrida con SharePoint Server
• Ubicaciones de almacenamiento de OneDrive Multi-Geo
• Nube gubernamental

Configuración de OneDrive

Compartir con el exterior

• Los usuarios pueden compartir con Cualquiera en la configuración por defecto. Dentro, pero también fuera de la organización.
• Creemos en el manejo de los valores por defecto pero utilizando la Protección de la Información para etiquetar y clasificar la información efectiva. ¿Por qué?
  Porque no quieres que los usuarios tengan que distinguir entre datos sensibles o no.
• Permitir o bloquear el uso compartido con personas de dominios específicos. Esto te da espacio para bloquear dominios o socios con los que quieres colaborar, o con los que no quieres colaborar.
• Los usuarios externos deben aceptar las invitaciones para compartir con la cuenta en la que se recibió la invitación. Si realmente quieres estar 100% seguro de que el destinatario es la cuenta en la que se recibió la invitación. Marque esta casilla.
• Permitir que los usuarios remotos sigan compartiendo sus archivos o carpetas está activado por defecto. Puede que sea mejor desactivar esto.

Compartición de documentos

• A través del sencillo panel de control de OneDrive, tienes la posibilidad de configurar los enlaces.
• En tiempos de colaboración activa, parece mejor que, como organización, permitas compartir archivos desde OneDrive. Si no se permite esto, se corre rápidamente el riesgo de que los usuarios busquen alternativas por sí mismos. (sombra-IT)
• Se trata de una opción para dejar que la izquierda expire. No hay una práctica óptima real. Algunas organizaciones eligen 90 días. Unos 365. Pero tampoco tiene nunca valores. Entonces, elija 90 días.

Sincronización

Estos son los 3 parámetros que puedes configurar en el panel de administración de OneDrive.

• Mostrar el botón de sincronización en el sitio web de OneDrive. Si decides utilizarlo de forma óptima, es mejor dejar esta opción activada.
• Permitir la sincronización sólo en los ordenadores vinculados a determinados dominios. Si sólo quieres permitir los PCs que están en un dominio, puedes hacerlo. No se pueden hacer excepciones para individuos o dispositivos. En fin.
• Bloquear la sincronización de ciertos tipos de archivos. Aquí puedes elegir bloquear los archivos que no tienen valor para ser publicados en OneDrive, por ejemplo. Los ISOs son un ejemplo perfecto para bloquear porque esto sólo impacta en el ancho de banda. Nadie necesita subir a su OneDrive imágenes de Windows de 4,7 GB.

• Permitir la sincronización sólo en dispositivos unidos a un dominio

Almacenamiento

• ¿Cuánto almacenamiento por defecto en GB quieres dar a tus usuarios? Si empiezas a desplegar OneDrive en tu organización, y tienes una carga relativamente baja, podrías elegir establecerla en 5GB o 10GB.
• Número de días que deben conservarse los archivos en OneDrive después de que una cuenta de usuario se marque para su eliminación. 365 días es una sugerencia. Se trata de una elección libre. El valor por defecto es de 30 días.

Acceso a los dispositivos

• Permitir sólo el acceso desde determinadas direcciones IP.
• Gestión de aplicaciones móviles.

Puedes empezar con el enfoque MAM (Mobile Application Management) configurando tu OneDrive específicamente. Sin embargo, recomendamos llevar esto a un marco más amplio y para todas las Microsoft 365 Apps.

También: Outlook, Word, Excel, PowerPoint, Teams,...

Cumplimiento

• Las instituciones de cumplimiento son un enlace a la Security y Centro de Cumplimiento que trabaja en todo el ámbito de la protección de datos. Estos detalles se tratarán en un blog posterior.

Notificaciones

• Aquí puedes configurar las notificaciones que los propietarios reciben por correo cuando se produce alguna de estas 3 notificaciones. De por sí es muy útil para mantener el control y entender lo que sucede con los datos.

Incorporación moderna

Ir a: modernonboarding/onedrivequickstartguide

Selecciona cómo quieres gestionar el uso compartido de OneDrive.

Compartir con el exterior

Ejemplo:

El éxito del diseño implica un proceso de cambio mínimo

• Los usuarios de su organización no son conscientes de las cuotas que impone. Ya sea que obtengan 50GB o 1000GB. ¡Comunicar es importante!
• Si decide no compartirla con personas ajenas a la empresa, comunique la nueva norma dentro de la organización. Y compruebe cuántos enlaces están actualmente abiertos al exterior a través de Cloud App Security.
• Recuerde también el "Known-Folder-Move" del paso 5 del artículo 'start modern management'.

Sobre el autor

Jasper

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