Governance für OneDrive for business

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OneDrive for Business ist eine Cloud-Lösung von Microsoft zum Speichern aller Ihrer Dateien. In diesem Artikel haben wir Ihnen bereits 10 Gründe genannt, warum Sie OneDrive for Business nutzen sollten .

Nachdem Sie den Wert für Ihre Organisation, aber auch für die Nutzer richtig verstanden haben, möchten wir Ihnen einige weitere technische Optionen anbieten. Am Ende des Artikels können Sie nachlesen, wie Sie OneDrive optimal einrichten.

Was ist Governance?

Governance bringt 4 Facetten zusammen. Wie Sie wahrscheinlich wissen, ist es nicht so einfach, mit Governance anzufangen. Wenn Sie diesen Sachverhalt gut beschreiben können, können Sie damit beginnen, für jede Säule konkret zu arbeiten.

Wie beginnt man mit OneDrive Governance?

Klein anfangen

• Vermeiden Sie es, alles zu reglementieren. Es ist nicht möglich, alles zu regeln.
• Glauben Sie nicht, dass sich der Plan von selbst ergibt. Investieren Sie Zeit und Energie in eine klar verständliche Dokumentation.
• Machen Sie keine Politik für Dinge, die Sie nicht durchsetzen können. Vermischen Sie nicht den menschlichen Aspekt mit der Politik/Politik. Ansonsten bleibt man stehen.
• Wachsen Sie systematisch in Richtung einer besseren Version des Modells governance .
• Politiken vermitteln die aktuelle Kultur der Organisation. Wenn es jetzt ein großes Chaos und keine Vereinbarungen gibt. Dann ist es seltsam, dass Sie eine Menge Regeln in Ihrem Haus aufstellen SharePoint/OneDrive Organisation. Ihre Organisation ist nicht bereit, diese Reife zu verarbeiten. (Kultur, Menschen, ....)
• Erstellen Sie eine governance Tafel. Zum Hinzufügen von Terminen in späteren Versionen. Setzen Sie nicht alles auf die Tagesordnung.
• Helfen Sie den Menschen, indem Sie ihnen grundlegende Lösungen / Schulungen anbieten, damit sie pro-SharePoint werden.

Was man nicht tun sollte - Dont's

• Beziehen Sie nicht nur die IT mit ein. Bringen Sie alle Vertreter Ihrer Organisation an den Tisch. HR, IT, Management, Abteilungsleiter.
• Richten Sie die Pläne von governance auf die wichtigsten Gruppen Ihrer Organisation aus. Nicht bei allen.
• Ein governance Brett bildet einen Rahmen. Aber der Inhalt wird nicht gelöst. Ich glaube nicht, dass es passieren wird, wenn der Punkt auf dem Brett steht.
• Brechen Sie die Nutzung von Shadow-it, Drittanbietern oder Dateiservern nicht ab, wenn es keine Alternative gibt. Menschen brauchen Werkzeuge. Wenn OneDrive ihnen nicht helfen kann, liegt das Problem nicht an dieser Technologie.

Wesentliche Merkmale

Nachfolgend finden Sie eine Liste aller Funktionen, die Sie auch in diesem Blog mit Beispielen zusammengefasst finden können . Wichtig ist, dass alle Funktionen im technischen Setup abgedeckt sind, governance.

• Bekanntes Verschieben von Ordnern
• OneDrive-Dateien auf Abruf
• Moderne Anbauteile
• Zusammenarbeit im Team in Echtzeit: Co-Authoring in den Vollversionen von Microsoft Word, Excel, und PowerPoint
• Nahtlose Verbindung von Dateien mit Unterhaltungen
• Intelligentes Entdecken mit der OneDrive Discover-Ansicht
• OneDrive Dateien wiederherstellen
• Papierkorb
• Schutz vor Datenverlust (DLP)
• eDiscovery
• Rechnungsprüfung und Berichterstattung
• Verschlüsselung von Daten bei der Übertragung und im Ruhezustand
• Kundenkontrollierte Verschlüsselungsschlüssel
• Office 365 Kunden-Lockbox
• Hybride Integration mit SharePoint Server
• OneDrive Multi-Geo-Speicherorte
• Regierungswolke

OneDrive-Einrichtung

Externe Freigabe

• In den Standardeinstellungen können Benutzer ihre Daten für jeden freigeben. Innerhalb, aber auch außerhalb der Organisation.
• Wir sind der Meinung, dass man mit den Standardwerten umgehen sollte, aber mit Hilfe des Informationsschutzes die effektiven Informationen kennzeichnen und klassifizieren kann. Und warum?
  Denn Sie wollen nicht, dass die Nutzer unterscheiden müssen, ob es sich um sensible Daten handelt oder nicht.
• Erlauben oder blockieren Sie die Freigabe für Personen in bestimmten Domänen. So haben Sie die Möglichkeit, Domänen oder Partner zu blockieren, mit denen Sie zusammenarbeiten möchten oder auch nicht.
• Externe Benutzer müssen Einladungen zur gemeinsamen Nutzung mit dem Konto annehmen, über das sie die Einladung erhalten haben. Wenn Sie wirklich zu 100 % sicher sein wollen, dass der Empfänger das Konto ist, über das die Einladung empfangen wurde. Kreuzen Sie dieses Feld an!
• Standardmäßig ist die Freigabe von Dateien und Ordnern für andere Benutzer aktiviert. Es ist vielleicht besser, diese Funktion einfach auszuschalten.

Gemeinsame Nutzung von Dokumenten

• Über das benutzerfreundliche OneDrive-Bedienfeld haben Sie die Möglichkeit, Links zu konfigurieren.
• In Zeiten aktiver Zusammenarbeit scheint es besser zu sein, dass Sie als Unternehmen die Freigabe von Dateien über OneDrive erlauben. Wenn Sie dies nicht zulassen, laufen Sie schnell Gefahr, dass die Nutzer selbst nach Alternativen suchen. (Schatten-IT)
• Es ist eine Entscheidung, ob man die Linke auslaufen lässt. Es gibt keine wirkliche Best-Practice. Einige Organisationen entscheiden sich für 90 Tage. Einige 365. Aber er hat auch nie keine Werte. Wählen Sie dann 90 Tage.

Sync

Dies sind die 3 Parameter, die Sie in der OneDrive-Administrationsoberfläche konfigurieren können.

• Synchronisierungsschaltfläche auf der OneDrive-Website anzeigen. Wenn Sie sie optimal nutzen wollen, sollten Sie diese Option aktiviert lassen.
• Lassen Sie die Synchronisierung nur auf PCs zu, die mit bestimmten Domänen verbunden sind. Wenn Sie nur PCs zulassen möchten, die sich in einer Domäne befinden, können Sie dies tun. Sie können keine Ausnahmen für Einzelpersonen oder Geräte machen. Wie auch immer.
• Blockieren Sie die Synchronisierung bestimmter Dateitypen. Hier können Sie Dateien blockieren, die z. B. keinen Wert für die Veröffentlichung auf OneDrive haben. ISOs sind ein perfektes Beispiel für eine Blockierung, da diese nur die Bandbreite beeinträchtigt. Niemand muss Windows Bilder von 4,7 GB auf sein OneDrive hochladen.

• Synchronisierung nur auf Geräten zulassen, die der Domäne angeschlossen sind

Lagerung

• Wie viel Standard-Speicherplatz in GB möchten Sie Ihren Benutzern zur Verfügung stellen? Wenn Sie mit der Einführung von OneDrive in Ihrem Unternehmen beginnen und einen relativ geringen Upload haben, können Sie diesen auf 5 GB oder 10 GB festlegen.
• Anzahl der Tage, die Dateien in OneDrive aufbewahrt werden sollen, nachdem ein Benutzerkonto zur Löschung markiert wurde. 365 Tage sind ein Vorschlag. Dies ist eine freie Entscheidung. Die Standardeinstellung ist 30 Tage.

Zugang zum Gerät

• Lassen Sie den Zugriff nur von bestimmten IP-Adressen aus zu.
• Verwaltung mobiler Anwendungen.

Sie können mit dem MAM-Ansatz (Mobile Application Management) beginnen, indem Sie Ihr OneDrive speziell konfigurieren. Wir empfehlen jedoch, dies in einem breiteren Rahmen und für alle Microsoft 365 Apps zu tun.

Außerdem: Outlook, Word, Excel, PowerPoint, Teams,...

Einhaltung der Vorschriften

• Compliance-Institutionen ist ein Link zu den Security & Compliance-Zentrum, das sich mit dem gesamten Spektrum des Datenschutzes befasst. Diese Details werden in einem späteren Blog behandelt.

Benachrichtigungen

• Hier können Sie die Benachrichtigungen konfigurieren, die Eigentümer per E-Mail erhalten, wenn eine dieser 3 Benachrichtigungen erfolgt. An sich sehr praktisch, um die Kontrolle zu behalten und zu verstehen, was mit den Daten geschieht.

Modernes Onboarding

Surfen Sie zu: modernonboarding/onedriveschnellstartguide

Wählen Sie aus, wie Sie die OneDrive-Freigabe handhaben möchten.

Externe Freigabe

Beispiel:

Erfolgreiches Design erfordert einen minimalen Änderungsprozess

• Die Benutzer in Ihrer Organisation sind sich der von Ihnen auferlegten Quoten nicht bewusst. Ob sie nun 50 GB oder 1000 GB bekommen. Kommunikation ist wichtig!
• Wenn Sie den neuen Standard nicht mit Außenstehenden teilen möchten, kommunizieren Sie ihn innerhalb der Organisation. Und prüfen Sie, wie viele Verbindungen nach außen über die Cloud App Security geöffnet sind.
• Denken Sie auch an den "Known-Folder-Move" aus Schritt 5 des Artikels 'Moderne Verwaltung starten'.

Über den Autor

Jasper

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