5️⃣ scénarios pour communiquer avec des utilisateurs externes dans Microsoft. Teams

Il peut parfois être difficile d'ajouter des utilisateurs externes à Microsoft Teams. Dans cet article, je fournis quelques exemples pratiques avec des captures d'écran pour montrer comment collaborer avec des parties externes. Si tu connais d'autres scénarios, n'hésite pas à nous en faire part en commentant via les commentaires en bas de cet article.

Activation technique : Comment activer l'"accès externe" pour la collaboration ?
Des problèmes pour ajouter des invités ? Je ne peux pas ajouter quelqu'un à un canal privé ?
Guide de l'utilisateur : Comment ajouter des invités ou les inviter sur Teams?

Scénario 1 : chat instantané avec d'autres utilisateurs de Microsoft Teams

Les discussions en tête-à-tête sont pratiques. Vous pouvez le faire avec les utilisateurs de Skype (version grand public) et avec les utilisateurs de Microsoft Teams .

Vous pouvez utiliser le bouton du téléphone en haut à droite pour passer des appels ou lancer des appels vidéo.

Si vous êtes en pleine conversation avec votre contact, vous pouvez partager votre écran. Vous pouvez également contrôler votre ordinateur.

Vous pouvez utiliser cette fonction pour les contacts internes et externes.

L'activation peut se faire via le panneau de contrôle Teams ou via ce blog renouvelé.

Allez sur :https://admin.teams.microsoft.com/company-wide-settings/external-communications - Activez ces 2 options (voir capture d'écran)

Ne le rendez pas trop difficile. La coopération est essentielle.

Si vous bloquiez ce système, les utilisateurs trouveraient leur chemin via WhatsApp et Facebook.

REMARQUE : si votre organisation a décidé que vous ne pouviez pas chatter via Teams avec des personnes extérieures, vous devez examiner le scénario 3.

Parfois, lors d'une recherche, les membres apparaissent et non les utilisateurs externes. Dans ce cas, appuyez sur "recherche externe" comme vous pouvez le voir dans cette deuxième capture d'écran.

Scénario 2 : partager une équipe complète

Conseil : Comment créer un site privé, public ou à l'échelle de l'organisation teams ?

Créez une équipe en utilisant la capture d'écran ci-dessous.

Dans ce cas, nous choisissons une équipe privée.

Ajoutez les utilisateurs externes souhaités en fonction de leur adresse e-mail.

Accès invité

Autoriser l'accès des invités sur Teams doit être activé. Ceci est nécessaire pour pouvoir ajouter des participants externes.

https://admin.teams.microsoft.com/company-wide-settings/teams-settings

Pensez aussi à .governance

Le destinataire voit dans son MS teams une icône du teams auquel il a accès.

Scénario 3 : Chat de groupe avec des collègues internes et externes simultanément

Mise à jour du 25 mai 2021 : Ce n'est que récemment qu'il a été possible d'ajouter des personnes externes au même groupe de discussion que des collègues internes. Lancement d'une discussion de groupe avec des contacts externes et internes en teams

Cela est toujours possible avec d'autres office 365 les utilisateurs si l'organisation externe le permet.

Il sera bientôt possible de chatter avec des utilisateurs externes qui ne font pas partie d'une organisation Office 365 et qui disposent d'un compte personnel. (teams compte non géré par une organisation)

Scénario 4 : organiser une réunion sur Teams avec des utilisateurs externes

Une réunion peut être un début pour donner aux utilisateurs externes un accès au chat. Si vous démarrez une réunion, vous pouvez continuer à taper dans le chat par la suite. Même si la réunion est terminée.

Pourquoi faire cela ? Parce que vous commencez souvent par une réunion. Et parfois, vous n'avez pas besoin de plus qu'un chat.

Comment commencer ?

Créez une réunion de test à partir de votre client Teams .

Invitez des personnes externes et envoyez votre invitation à la réunion.

Commencez votre réunion sur online

Réunissez-vous à la réunion de online

Cela a été fait lors de la réunion

C'est après votre réunion

Comme vous pouvez le constater, la relation est établie et vous pouvez continuer à parler.

Utile pour les services informatiques qui imposent des limites à la coopération externe.

Saviez-vous qu'après avoir terminé la réunion, vous pouvez toujours rester en dialogue avec tous les participants. Ajouter des participants.

Saviez-vous que depuis la réunion précédente (s'il y a un historique de chat), vous pouvez recontacter tout le monde en utilisant ces boutons.

Scénario 5 : Réunion avec des utilisateurs n'appartenant pas à l'équipe (ou aux équipes)

Créez une réunion de test à partir de votre client Teams .

Inviter des personnes externes.

Envoyer votre réunion.

Demandez à votre interlocuteur d'installer l'application Microsoft Teams à partir du PlayStore

ou de l'Apple Store. (gratuit)

Et consultez ces 3 étapes faciles à suivre 🙂 .

Ajout de personnes externes dans le chat de groupe Teams

Pour l'instant, il n'est pas possible d'ajouter des utilisateurs externes directement dans le chat de groupe. Microsoft a fait savoir le 27 avril 2021 que cela allait changer.

Résumé

À partir de maintenant, vous pouvez ajouter des externes dans Microsoft teams !

Chaque scénario présente des avantages, mais il faut parfois trouver celui qui convient le mieux à votre cas d'utilisation particulier.

Si vous chattez 1-1, le contexte est souvent perdu. Cela présente l'avantage d'une communication directe.

Partager une équipe est très pratique lorsque vous travaillez avec plus de 5 personnes. Vous pouvez modifier activement des documents, mais aussi y revenir ultérieurement.

Si vous voulez partager votre écran dans une réunion online , le scénario 4 est une excellente solution. Surtout pour les utilisateurs qui n'ont aucune notion de la technologie. Et même dans ce cas, cela reste difficile. Parfois, il n'est pas facile d'installer une application. Et vous devez prendre cela en compte.

Sécurité / Security = vraiment important. Le blocage de l'accès des invités n'est plus d'actualité. Les gens se retrouvent sur de nombreuses plateformes. Il est beaucoup plus difficile de le contrôler via Teams . Et c'est le bon choix. Néanmoins, si vous décidez d'opter pour Teams , vous avez la possibilité d'appliquer la protection des informations et de conserver les données du bon côté malgré le partage. Comme par exemple dans ce blog.

Ne lancez votre vidéo que lorsque la réunion Microsoft Teams commence.

Vous pouvez désactiver la vidéo entrante pour économiser la bande passante.

Coupez votre microphone lorsque vous ne parlez pas.

Choisissez un endroit neutre ou rendez votre arrière-plan flou. (flou)

Essayez d'utiliser un casque et non le microphone de votre ordinateur portable.

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