5️⃣-Szenarien zur Kommunikation mit entfernten Benutzern in Microsoft Teams
Es kann manchmal schwierig sein, externe Benutzer zu Microsoft Teams hinzuzufügen. In diesem Artikel zeige ich anhand einiger praktischer Beispiele und Screenshots, wie du mit externen Parteien zusammenarbeiten kannst. Wenn du andere Szenarien kennst, lass es uns wissen, indem du in den Kommentaren am Ende dieses Artikels schreibst.
Technische Aktivierung: Wie kann der "externe Zugriff" auf die Zusammenarbeit ermöglicht werden?
Probleme beim Hinzufügen von Gästen? Ich kann niemanden zu einem privaten Kanal hinzufügen?
Benutzerhandbuch: Wie kann man in Teams Gäste hinzufügen oder einladen?
Szenario 1: Direkter Chat mit anderen Microsoft-Benutzern Teams
1-on-1-Chats sind praktisch. Sie können dies mit Skype-Nutzern (Consumer-Version) und mit Microsoft Teams -Nutzern tun.
Mit der Telefontaste oben rechts können Sie Telefongespräche führen oder Videoanrufe starten.
Wenn Sie sich in einem Gespräch mit Ihrem Kontakt befinden, können Sie Ihren Bildschirm freigeben. Sie können die Kontrolle auch auf Ihrem Computer durchführen.
Sie können diese Funktion für interne und externe Kontakte verwenden.
Sie können es über das Teams Control Panel oder über diesen aktualisierten Blog aktivieren.
Surfen Sie zu: https://admin.teams.microsoft.com/company-wide-settings/external-communications - Aktivieren Sie diese 2 Optionen (siehe Bildschirmfoto)
Machen Sie es nicht zu schwierig. Zusammenarbeit = Schlüssel.
Wenn Sie dies blockieren, werden die Nutzer ihren Weg über WhatsApp und Facebook finden.
HINWEIS: Wenn in Ihrer Organisation beschlossen wurde, dass Sie nicht über Teams mit externen Personen chatten dürfen, sollten Sie sich Szenario 3 ansehen.
Manchmal sieht man bei einer Suche die Mitglieder und nicht die externen Benutzer. In diesem Fall drücken Sie in der Suche auf "Externe Suche", wie in diesem zweiten Screenshot zu sehen.
Szenario 2: Gemeinsame Nutzung eines ganzen Teams
Tipp: Wie können Sie private, öffentliche oder organisationsweite teams erstellen?
Erstellen Sie ein Team mit Hilfe des unten stehenden Screenshots.
In diesem Fall entscheiden wir uns für ein privates Team.
Fügen Sie die gewünschten Remote-Benutzer auf der Grundlage ihrer E-Mail-Adressen hinzu.
Zugang für Gäste
Gastzugang in Teams zulassen muss eingeschaltet sein. Dies ist erforderlich, um externe Teilnehmer hinzuzufügen.
https://admin.teams.microsoft.com/company-wide-settings/teams-settings
Beachten Sie auch governance.
Der Empfänger sieht in seinem MS teams ein Symbol für die teams , auf die er Zugriff hat.
Szenario 3: Gruppenchat mit internen und externen Kollegen gleichzeitig
Aktualisierung am 25. Mai 2021: Erst seit kurzem ist es möglich, externe Personen in dieselbe Chatgruppe aufzunehmen wie interne Kollegen. Start eines Gruppenchats mit externen und internen Kontakten in teams
Dies kann jederzeit mit anderen office 365 Benutzer, wenn die externe Organisation dies ebenfalls zulässt.
Chatten mit externen Nutzern, die nicht Teil einer Office 365 Organisation sind und ein persönliches Konto haben, wird bald möglich sein. (teams Konto, das nicht von einer Organisation verwaltet wird)
Szenario 4: Einrichten einer Teams Besprechung mit externen Nutzern
Eine Besprechung kann ein Anfang sein, um externen Nutzern Zugang zum Chat zu geben. Wenn Sie eine Besprechung beginnen, können Sie anschließend weiter im Chat tippen. Auch wenn die Sitzung beendet ist.
Warum sollten Sie das tun? Denn oft beginnt man mit einem Treffen. Und eigentlich braucht man manchmal nicht mehr als einen Chat.
Wie soll man anfangen?
Erstellen Sie eine Testbesprechung mit Ihrem Teams Kunden.
Laden Sie externe Personen ein und versenden Sie Ihre Einladung zu einem Treffen.
Starten Sie Ihr online Treffen
Treffen auf online
Dies geschieht während des Treffens
Dies ist nach Ihrem Treffen
Wie Sie an der aufgebauten Beziehung sehen können. und können weiter reden.
Praktisch für IT-Abteilungen, die der externen Zusammenarbeit Grenzen setzen.
Wussten Sie, dass Sie auch nach dem Ende der Besprechung mit allen Teilnehmern im Dialog bleiben können? Teilnehmer hinzufügen.
Wussten Sie, dass Sie mit diesen Schaltflächen alle Teilnehmer der letzten Sitzung (sofern ein Chatverlauf vorhanden ist) erneut kontaktieren können?
Szenario 5: Treffen mit Nutzern, die nicht zum Team gehören
Erstellen Sie ein Test-Meeting mit Ihrem Teams Client.
Laden Sie externe Personen ein.
Senden Sie Ihr Meeting.
Lassen Sie Ihren Kontakt die Microsoft-App Teams über den PlayStore
oder den Apple Store installieren . (kostenlos)
Und schauen Sie sich diese 3 benutzerfreundlichen Schritte an 🙂 🙂
Hinzufügen externer Personen zum Gruppenchat in Teams
Im Moment ist es nicht möglich, entfernte Benutzer direkt im Gruppenchat hinzuzufügen. Microsoft hat am 27. April 2021 mitgeteilt, dass sich dies ändern wird.
Zusammenfassung
Von nun an können Sie in Microsoft teams Externe hinzufügen!
Jedes Szenario hat seine Vorteile, manchmal muss man nur das richtige für seinen speziellen Anwendungsfall finden.
Beim 1:1-Chat geht oft der Kontext verloren. Dies hat den Vorteil der direkten Kommunikation.
Ein Team zu teilen ist sehr praktisch, wenn Sie mit mehr als 5 Personen arbeiten. Sie können Dokumente aktiv bearbeiten, aber auch zu einem späteren Zeitpunkt wieder aufrufen.
Wenn Sie Ihren Bildschirm in einem online Meeting gemeinsam nutzen möchten, ist Szenario 4 eine gute Lösung. Vor allem für Nutzer, die wirklich keine Ahnung von Technik haben. Und selbst dann bleibt es schwierig. Manchmal ist es nicht einfach, eine App zu installieren. Und das müssen Sie berücksichtigen.
Sicherheit / Security = sehr wichtig. Die Sperrung des Gastzugangs ist nicht mehr zeitgemäß. Die Menschen finden ihren Weg zu zahlreichen Plattformen. Es ist viel schwieriger, sie über Teams unter Kontrolle zu bringen. Und das ist die richtige Entscheidung. Entscheiden Sie sich jedoch für Teams , denn dann haben Sie die Möglichkeit, den Informationsschutz anzuwenden und die Daten trotz der gemeinsamen Nutzung auf der richtigen Seite zu halten. Wie zum Beispiel in diesem Blog.
Starten Sie Ihr Video erst, wenn das Microsoft Teams Meeting beginnt.
Sie können eingehende Videos deaktivieren, um Bandbreite zu sparen.
Schalten Sie Ihr Mikrofon stumm, wenn Sie nicht sprechen.
Wählen Sie einen schönen neutralen Ort oder machen Sie den Hintergrund unscharf (blur).
Versuchen Sie, ein Headset und nicht das Mikrofon Ihres Laptops zu verwenden.
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Über den Autor
Hallo Jasper für den Rat. Wenn ich eine Besprechung einrichte, wird der Chat nicht angezeigt, und wenn ich die Besprechung verlasse, hat der Gast keinen Zugriff auf den Chat.