Kommunikation mit externen Benutzern in Microsoft Teams - Besprechungen

Kommunikation mit externen Benutzern in Microsoft Teams - Besprechungen

Es ist oft schwierig, externe Anwendungen über Microsoft Teams hinzuzufügen.

In diesem Blog habe ich einige praktische Szenarien mit Bildschirmfotos hinzugefügt, damit Sie mit externen Parteien zusammenarbeiten können.

Kennen Sie andere Szenarien? Dann hinterlassen Sie bitte unten einen Kommentar.

Technische Aktivierung: Wie kann der "externe Zugriff" für die Zusammenarbeit ermöglicht werden?
Probleme beim Hinzufügen von Gästen? Ich kann niemanden zu einem privaten Kanal hinzufügen?
Benutzerhandbuch: Wie kann man in Teams Gäste hinzufügen oder einladen?

Szenario 1: Direkter Chat

Einzelchats sind sehr praktisch. Sie können dies mit Skype-Nutzern (Consumer-Version) und mit Microsoft Teams -Nutzern tun.

Über die Telefontaste oben rechts auf dem Bildschirm können Sie Telefonanrufe tätigen oder Videoanrufe starten.

Wenn Sie sich in einem Gespräch mit Ihrem Kontakt befinden, können Sie Ihren Bildschirm freigeben. Sie können auch Ihren Computer steuern.

Szenario 1: Direkter Chat

Die Aktivierung kann über das Bedienfeld Teams oder über diesen erneuerten Blog erfolgen.

Gehen Sie zu :https://admin.teams.microsoft.com/company-wide-settings/external-communications - Aktivieren Sie diese 2 Optionen (siehe Bildschirmfoto)

Machen Sie es nicht zu schwierig. Zusammenarbeit ist der Schlüssel.

Wenn Sie dies blockieren würden, würden die Nutzer ihren Weg über WhatsApp und Facebook finden.

HINWEIS: Wenn in Ihrer Organisation beschlossen wurde, dass Sie nicht über Teams mit externen Personen chatten dürfen, sollten Sie sich Szenario 3 ansehen.

Die Aktivierung kann über das Teams Bedienfeld von außen erfolgen.

Manchmal sieht man bei einer Suche die Mitglieder und nicht die externen Benutzer. In diesem Fall drücken Sie auf "Externe Suche", wie Sie auf dem zweiten Screenshot sehen können.

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Szenario 2: Gemeinsame Nutzung eines kompletten Teams

Tipp: Wie können Sie private, öffentliche oder organisationsweite teams erstellen?

Erstellen Sie ein Team mit Hilfe des unten stehenden Screenshots.

In diesem Fall entscheiden wir uns für ein privates Team.

Szenario 2: Gemeinsame Nutzung eines gesamten Microsoft Teams

Fügen Sie die gewünschten externen Benutzer anhand ihrer E-Mail-Adressen hinzu.

Fügen Sie die gewünschten externen Benutzer anhand ihrer E-Mail-Adressen hinzu.

Zugang für Gäste

Gastzugang in Teams zulassen muss eingeschaltet sein. Dies ist notwendig, um externe Teilnehmer hinzufügen zu können.

https://admin.teams.microsoft.com/Unternehmensweite-Einstellungen/teams-Einstellungen

Denken Sie auch an .governance

Zugang für Gäste Teams

Der Empfänger sieht in seinem MS teams ein Symbol der teams , auf die er Zugriff hat.

Symbol der teams , auf die er/sie Zugriff hat

Szenario 3: Gruppenchat mit internen und externen Kollegen gleichzeitig

Aktualisierung am 25. Mai 2021: Erst seit kurzem ist es möglich, externe Personen in dieselbe Chatgruppe wie interne Kollegen aufzunehmen. Start eines Gruppenchats mit externen und internen Kontakten in teams

Dies ist immer möglich mit anderen office 365 Benutzer, wenn die externe Organisation dies zulässt.

In Kürze wird es möglich sein, mit externen Nutzern zu chatten, die nicht zu einer Office 365 Organisation gehören und ein persönliches Konto haben. (teams Konto, das nicht von einer Organisation verwaltet wird)

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Szenario 4: Einrichten einer Besprechung mit externen Benutzern

Eine Besprechung kann ein Anfang sein, um externen Nutzern Zugang zum Chat zu geben. Wenn Sie eine Besprechung beginnen, können Sie anschließend im Chat weiterschreiben. Auch wenn das Treffen vorbei ist.

Warum sollten Sie das tun? Denn oft beginnt man mit einem Treffen. Und manchmal braucht man nicht mehr als ein Gespräch.

Wie soll man anfangen?

Erstellen Sie ein Test-Meeting mit Ihrem Teams Client.

Laden Sie externe Personen ein und versenden Sie Ihre Einladung zu einem Treffen.

Szenario 3: Einrichten einer Besprechung mit externen Benutzern

Starten Sie Ihr online Treffen

Treffen Sie sich auf der Website online

Starten Sie Ihr online Treffen
online Microsoft-Treffen Teams

Dies geschah bei dem Treffen

Während des Treffens, beim Plaudern

Dies ist nach Ihrem Treffen

Wie Sie sehen, wird die Beziehung aufgebaut, und Sie können sich weiter unterhalten.

Nützlich für IT-Abteilungen, die der externen Zusammenarbeit Grenzen setzen.

nach der Sitzung teams

Wussten Sie, dass Sie auch nach der Sitzung mit allen Teilnehmern im Gespräch bleiben können? Teilnehmer hinzufügen.

Wussten Sie schon, dass Sie alle Teilnehmer der letzten Sitzung (sofern ein Chatverlauf vorhanden ist) über diese Schaltflächen erneut kontaktieren können.

Telefonieren mit Teams

Szenario 4: Treffen mit Nutzern, die nicht zum Team gehören

Erstellen Sie ein Test-Meeting mit Ihrem Teams Client.

Laden Sie externe Personen ein.

Senden Sie Ihr Meeting.

Beginnen Sie ein Treffen mit Teams

Bitten Sie Ihren Kontakt, die Microsoft-App Teams aus dem PlayStore

oder aus dem Apple Store zu installieren . (kostenlos)

Und schauen Sie sich diese 3 einfach zu handhabenden Schritte an 🙂

Gastzugang iPhone
Name als Gast eingeben teams
Lobby iPhone Gast Microsoft Teams

Hinzufügen externer Personen zum Gruppenchat Teams

Zurzeit ist es nicht möglich, externe Benutzer direkt im Gruppenchat hinzuzufügen. Microsoft hat am 27. April 2021 mitgeteilt, dass sich dies ändern wird.

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Zusammenfassung

Von nun an können Sie in Microsoft teams Externe hinzufügen!

Jedes Szenario hat seine Vorteile, und manchmal muss man das richtige für seinen speziellen Anwendungsfall finden.

Wenn Sie 1:1 chatten, geht der Kontext oft verloren. Das hat den Vorteil, dass man direkt kommunizieren kann.

Ein Team zu teilen ist sehr praktisch, wenn man mit mehr als 5 Personen arbeitet. Sie können Dokumente aktiv bearbeiten, aber auch zu einem späteren Zeitpunkt wieder aufrufen.

Wenn Sie Ihren Bildschirm in einem online Meeting gemeinsam nutzen möchten, ist Szenario 4 eine gute Lösung. Vor allem für Nutzer, die wirklich keine Ahnung von Technik haben. Und selbst dann bleibt es schwierig. Manchmal ist es nicht einfach, eine App zu installieren. Und das muss man berücksichtigen.

Sicherheit / Security = sehr wichtig. Die Sperrung des Gastzugangs ist nicht mehr zeitgemäß. Die Menschen finden ihren Weg zu zahlreichen Plattformen. Es ist viel schwieriger, sie über Teams unter Kontrolle zu bringen. Und das ist die richtige Entscheidung. Wenn Sie sich jedoch für Teams entscheiden, haben Sie die Möglichkeit, den Informationsschutz anzuwenden und die Daten trotz der gemeinsamen Nutzung auf der richtigen Seite zu halten. Wie zum Beispiel in diesem Blog.

Starten Sie Ihr Video erst, wenn das Microsoft Teams Meeting beginnt.

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Sie können eingehende Videos deaktivieren, um Bandbreite zu sparen.

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Schalten Sie Ihr Mikrofon stumm, wenn Sie nicht sprechen.

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Wählen Sie einen schönen neutralen Ort oder machen Sie den Hintergrund unscharf. (Unschärfe)

Versuchen Sie, ein Headset und nicht das Mikrofon Ihres Laptops zu benutzen.

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Jaspis

Jaspis

Willkommen bei 365tips.be. Auf dieser Website können Sie Artikel und Erfahrungen über Office 365 mit Fokus auf Microsoft Teams lesen. Sie können mir gerne eine Frage stellen, und ich werde sie in einem Blogbeitrag beantworten. Helfen Sie anderen, indem Sie am Ende der Artikel Feedback geben. Dieser Blog ist auf Niederländisch verfasst. Die mehrsprachige Website wird mit bestmöglicher maschineller Übersetzung angeboten.
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Nermeen Serry
Nermeen Serry
vor 5 Monaten

Hallo Jasper, danke für den Rat. Wenn ich eine Besprechung einrichte, wird der Chat nicht angezeigt, und wenn ich die Besprechung verlasse, hat der Gast keinen Zugriff auf den Chat.

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Ich würde gerne wissen, was Sie darüber denken, bitte hinterlassen Sie einen Kommentar.x
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