Comment partager des fichiers dans Microsoft Office 365 et Teams - 8 scénarios

Microsoft propose diverses solutions dans le cadre de Office 365 pour partager des fichiers et des documents avec des collègues, des contacts externes, des amis et des associés.

J'ai élaboré les 8 scénarios les plus courants dans cet article. Si vous connaissez d'autres scénarios, n'hésitez pas à laisser un commentaire au bas de cet article.

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1. Partage de fichiers personnels via Microsoft Teams

Partager un fichier dans Teams: Via Microsoft Teams , vous pouvez sélectionner des fichiers, copier le lien et transmettre l'URL à des collègues internes ou à des contacts externes. Pour cela, vous n'avez pas besoin d'autoriser le partage externe à partir du site de l'équipe lui-même.

Cette url peut contenir un OneDrive ou Microsoft Teams . Un regret : il n'est pas possible de partager une URL depuis Microsoft Teams si l'utilisateur n'est pas membre de l'équipe.

2. Partage de fichiers personnels via OneDrive avec des contacts internes et externes

Vous pouvez commencer via Microsoft Teams ou via le portail que vous voyez dans la deuxième capture d'écran. https://portal.office.com

Appuyez sur Ouvrir dans OneDrive.

Partage de la presse

Envoyez le lien.

3. Partage de fichiers personnels par e-mail à des utilisateurs externes

Vous pouvez partager des documents personnels depuis votre propre OneDrive via https://portal.office.comCliquez ensuite sur OneDrive, sélectionnez votre fichier et cliquez sur Partager.

Exemple: comment partager un fichier Excel dans office 365 avec des personnes externes.

Exemple: Partager un fichier Word, PowerPoint ou OneNote avec des collègues.

4. Microsoft Teams partage de fichiers avec des utilisateurs internes et externes

Vous trouverez ci-dessous 4 scénarios de collaboration avec des utilisateurs externes. Si vous travaillez bien avec des collaborateurs externes, vous gardez vos documents du côté de l'organisation, et vous ajoutez des invités qui peuvent les consulter ou les modifier.

Chat direct
Partager une version complète de Microsoft Teams
Organiser une réunion avec des utilisateurs externes
Réunion avec des utilisateurs non-Microsoft Teams

5. Envoyer la pièce jointe par e-mail

Il est encore parfaitement possible d'envoyer des fichiers en pièces jointes par courrier électronique. Il est beaucoup plus facile de ne pas le faire et de partager le lien. Ainsi, le document ou "la bonne version" reste entre vos mains et chacun peut y contribuer.

Sélectionnez Joindre en tant que copie

6. Partage d'un fichier directement via Microsoft Word, Excel, PowerPoint

Le partage de fichiers Excel, Word ou PowerPoint (ou autres) est très facile dans Office 365. Je vous explique ci-dessous comment vous pouvez commencer.

Cliquez sur Partager en haut de la page

Sélectionnez l'accès spécifique que vous souhaitez donner.

7. Inviter des personnes extérieures à l'organisation à Microsoft Teams

Il est facile d'ajouter des invités sur Teams . Si, en tant que propriétaire de l'équipe, vous êtes autorisé à le faire, vous pouvez ajouter des participants à l'ensemble de l'équipe. Ainsi, vous ne devez pas partager des documents séparés, mais pouvez partager un dossier ou une équipe entière.

Naviguez vers l'équipe à laquelle vous voulez ajouter un invité. Ajoutez l'utilisateur sur la base de son adresse e-mail.

Vous pouvez recevoir un message pour confirmer que vous autorisez l'ajout de tiers ou d'externes. Vous pouvez l'accepter.

Appuyez sur Ajouter un membre.

Inviter des personnes extérieures à l'organisation dans Microsoft Teams

Entrez votre contact externe dans cet assistant et appuyez sur Ajouter.

Ajouter des utilisateurs externes dans Microsoft Teams

Le destinataire verra une icône de l'adresse teams à laquelle il a accès dans son Microsoft teams .

l'icône du site teams dans lequel il a accès

Il est également possible d'ajouter 700 personnes en 30 secondes. Comment, vous pouvez le lire ici.

8. Invitation à entrer SharePoint

Dans les groupes Office 365 ou Microsoft Teams ou directement SharePoint vous pouvez ajouter des invités ou des collègues.

Accédez à la bibliothèque de documents sur SharePoint, sélectionnez le document que vous souhaitez partager -> appuyez sur Partager -> sélectionnez le destinataire et appuyez sur Envoyer.