Freigabe von Dateien in Microsoft Office 365 und Teams - 8 Szenarien

Freigabe von Dateien in Microsoft Office 365 und Teams - 8 Szenarien

Microsoft bietet verschiedene Lösungen innerhalb Office 365 zum Austausch von Dateien und Dokumenten mit Kollegen, externen Kontakten, Freunden und Geschäftspartnern.

In diesem Artikel habe ich die 8 häufigsten Szenarien ausgearbeitet. Wenn Sie weitere Szenarien kennen, hinterlassen Sie bitte einen Kommentar am Ende dieses Artikels.

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1. Freigabe persönlicher Dateien über Microsoft Teams

Gemeinsame Nutzung einer Datei in Teams: Über Microsoft Teams können Sie Dateien auswählen, den Link kopieren und die URL an interne Kollegen oder externe Kontakte weiterleiten. Hierfür müssen Sie die externe Freigabe von der Team-Site selbst nicht zulassen.

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Diese Url kann ein OneDrive oder Microsoft Teams enthalten. Bedauerlich ist, dass es nicht möglich ist, eine URL von Microsoft Teams freizugeben, wenn der Benutzer nicht Mitglied des Teams ist.

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2. Freigabe persönlicher Dateien über OneDrive für interne und externe Kontakte

Sie können über Microsoft Teams oder über das Portal, das Sie auf dem zweiten Screenshot sehen, starten. https://portal.office.com

Drücken Sie auf Öffnen in OneDrive.

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Presse-Aktie

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Link senden.

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3. Weitergabe persönlicher Dateien per E-Mail an externe Benutzer

Sie können persönliche Dokumente von Ihrem eigenen OneDrive über https://portal.office.comKlicken Sie dann auf OneDrive, wählen Sie die Datei aus und klicken Sie auf Freigeben.

Beispiel: Freigabe einer Excel-Datei in office 365 für externe Personen.

Beispiel: Gemeinsame Nutzung einer Word, PowerPoint oder OneNote-Datei mit Kollegen.

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4. Microsoft Teams Freigabe von Dateien für interne und externe Benutzer

Im Folgenden finden Sie 4 Szenarien für die Zusammenarbeit mit externen Benutzern. Wenn Sie gut mit externen Mitarbeitern zusammenarbeiten, behalten Sie Ihre Dokumente auf der Seite der Organisation und fügen Gäste hinzu, die sie einsehen oder bearbeiten können.

  1. Direkt-Chat
  2. Teilen Sie eine vollständige Microsoft Teams
  3. Treffen mit externen Nutzern einberufen
  4. Treffen mit Nicht-Microsoft-Nutzern Teams

5. Anhang per E-Mail versenden

Es ist nach wie vor problemlos möglich, Dateien als Anhang per E-Mail zu versenden. Es ist viel einfacher, dies nicht zu tun und den Link zu teilen. Auf diese Weise bleibt das Dokument oder die "richtige Version" in Ihren Händen und jeder kann seinen Beitrag dazu leisten.

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Wählen Sie Als Kopie anhängen

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6. Freigabe einer Datei direkt über Microsoft Word, Excel, PowerPoint

Die gemeinsame Nutzung von Excel-, Word oder PowerPoint (oder anderen) Dateien ist in Office 365 sehr einfach. Im Folgenden erkläre ich Ihnen, wie Sie anfangen können.

Klicken Sie oben auf Teilen

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Wählen Sie den spezifischen Zugang, den Sie gewähren möchten.

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7. Einladen von Personen von außerhalb der Organisation zu Microsoft Teams

Das Hinzufügen von Gästen zu Teams ist einfach. Wenn Sie als Teameigentümer die Berechtigung dazu haben, können Sie dem gesamten Team Teilnehmer hinzufügen. Auf diese Weise müssen Sie nicht mehr einzelne Dokumente freigeben, sondern können einen Ordner oder ein ganzes Team gemeinsam nutzen.

Navigieren Sie zu dem Team, dem Sie einen Gast hinzufügen möchten. Fügen Sie den Benutzer anhand seiner E-Mail-Adresse hinzu.

Möglicherweise erhalten Sie eine Meldung zur Bestätigung, dass Sie das Hinzufügen von Dritten oder Externen zulassen. Sie können dies akzeptieren.

Drücken Sie auf Mitglied hinzufügen.

Menschen von außerhalb des Unternehmens zu Microsoft einladen Teams

Geben Sie Ihren externen Kontakt in diesen Assistenten ein und drücken Sie auf Hinzufügen.

Hinzufügen externer Benutzer in Microsoft Teams

Der Empfänger sieht in seinem Microsoft teams ein Symbol für die teams , auf die er Zugriff hat.

Symbol der teams , auf die er/sie Zugriff hat

Auch das Hinzufügen von 700 Personen in 30 Sekunden ist möglich. Wie, können Sie hier nachlesen.

8. Gäste einladen SharePoint

In Office 365 Gruppen oder Microsoft Teams oder direkt SharePoint können Sie Gäste oder Kollegen hinzufügen.

Navigieren Sie in SharePoint zur Dokumentenbibliothek, wählen Sie das Dokument aus, das Sie freigeben möchten, drücken Sie auf Freigeben, wählen Sie den Empfänger und drücken Sie auf Senden.

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Jaspis

Jaspis

Willkommen bei 365tips.be. Auf dieser Website können Sie Artikel und Erfahrungen über Office 365 mit Fokus auf Microsoft Teams lesen. Sie können mir gerne eine Frage stellen, und ich werde sie in einem Blogbeitrag beantworten. Helfen Sie anderen, indem Sie am Ende der Artikel Feedback geben. Dieser Blog ist auf Niederländisch verfasst. Die mehrsprachige Website wird mit bestmöglicher maschineller Übersetzung angeboten.
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Arthur
Arthur
vor 4 Monaten

Hallo,
Schön, einen solchen Überblick zu haben. Aber ich finde es ziemlich verwirrend, weil Teams und OneDrive so durcheinander sind. Außerdem erhalten die Personen, mit denen ich Dateien austausche, oft keinen Verifizierungscode. Daher können sie die gemeinsame Datei nicht öffnen.
Sind Informationen über einen solchen Code für diesen Überblick nicht relevant, und wenn nicht, warum nicht? MS ist meiner Meinung nach unglaublich kompliziert.

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