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­čöŚ Dies sind die 8 M├Âglichkeiten zur Freigabe von Dateien in Microsoft Office 365 und Teams

Microsoft bietet mehrere Methoden f├╝r die gemeinsame Nutzung von Dateien und Dokumenten in Office 365was f├╝r den Austausch von Informationen mit Kollegen, externen Kontakten, Freunden und Gesch├Ąftspartnern sehr n├╝tzlich ist. In diesem Artikel stellen wir die 8 h├Ąufigsten Szenarien f├╝r die gemeinsame Nutzung von Dateien in Office 365 vor. Diese Szenarien decken verschiedene Situationen ab und bieten L├Âsungen f├╝r eine effektive Zusammenarbeit und Kommunikation. Sollten Sie weitere Szenarien kennen, in denen die gemeinsame Nutzung von Dateien ├╝ber Office 365 von gro├čem Nutzen sein k├Ânnte, z├Âgern Sie nicht, sie uns mitzuteilen, indem Sie einen Kommentar am Ende des Artikels hinterlassen. Wir sind immer offen f├╝r neue Ideen und Vorschl├Ąge, um unser Wissen zu erweitern und zu teilen.

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1. Freigabe pers├Ânlicher Dateien ├╝ber Microsoft Teams

Um eine pers├Ânliche Datei ├╝ber OneDrive in Microsoft Teams freizugeben, gehen Sie folgenderma├čen vor:

  1. ├ľffnen Sie Microsoft Teams: Starten Sie Microsoft Teams und vergewissern Sie sich, dass Sie mit Ihrem Konto angemeldet sind.
  2. Navigieren Sie zu Cloud-Speicher: Suchen Sie auf Teams nach der Option "Cloud Storage" oder einem ├Ąhnlichen Abschnitt, ├╝ber den Sie auf Ihre gespeicherten Dateien zugreifen k├Ânnen.
  3. Gehen Sie zu OneDrive: W├Ąhlen Sie aus der Liste der Cloud-Speicheroptionen "OneDrive". Dadurch gelangen Sie zu Ihrem pers├Ânlichen OneDrive-Speicher auf Teams.
  4. W├Ąhlen Sie die Datei aus: Durchsuchen Sie Ihre OneDrive-Dateien und -Ordner, um die Datei zu finden, die Sie freigeben m├Âchten.
  5. Erstellen Sie einen Freigabelink: W├Ąhlen Sie die Datei aus und w├Ąhlen Sie die Option, einen Teillink zu erstellen. Kopieren Sie dazu die URL der Datei.
  6. Teilen Sie den Weblink: Sie k├Ânnen diesen Weblink nun mit internen Kollegen oder externen Kontakten teilen. Dies kann per E-Mail, Chat oder ├╝ber ein anderes Kommunikationsmittel geschehen.

Wenn Sie diese Schritte befolgen, k├Ânnen Sie eine Datei freigeben, ohne die Fernfreigabe f├╝r Ihre gesamte Website Teams zu aktivieren. Dies bietet eine sichere und kontrollierte M├Âglichkeit, bestimmte Dokumente freizugeben, w├Ąhrend der Rest der Daten Ihres Teams privat bleibt.

Sie haben Recht, und dies ist ein wichtiger Punkt, der bei der Freigabe von Dateien ├╝ber Microsoft Teams zu beachten ist. Wenn Sie eine URL einer in Microsoft Teams gespeicherten Datei freigeben, muss der Empf├Ąnger dem Team angeh├Âren, in dem sich die Datei befindet. Dies bedeutet:

  • Wenn Sie eine URL einer Datei in Microsoft Teams f├╝r jemanden freigeben, der nicht Mitglied dieses Teams ist, kann diese Person den Link nicht ├Âffnen und auf die Datei zugreifen.
  • F├╝r die Freigabe von Dateien f├╝r Benutzer au├čerhalb des Teams ist es oft effektiver, die Datei in OneDrive zu speichern und einen Freigabelink von OneDrive zu erstellen. Dieser Link kann dann mit externen Benutzern geteilt werden, und Sie k├Ânnen bestimmte Zugriffsrechte festlegen (z. B. Anzeigen oder Bearbeiten).
  • Es ist wichtig, die Zugriffsrechte und Mitgliedschaften von Teams zu kennen, wenn Sie sich f├╝r die gemeinsame Nutzung von Dateien entscheiden, um sicherzustellen, dass die richtigen Personen Zugriff haben und die Datensicherheit gew├Ąhrleistet ist.

2. Teilen Sie pers├Ânliche Dateien ├╝ber OneDrive mit internen und externen Kontakten

Pers├Ânliche Dateien werden oft auf Ihrem eigenen OneDrive for Business gespeichert. Auf diese k├Ânnen Sie ├╝ber Microsoft Teams und ├╝ber das Web zugreifen.

  1. Sie k├Ânnen von Microsoft Teams oder von dem Portal aus starten, das Sie im zweiten Screenshot sehen. https://portal.office.com
  2. Dr├╝cken Sie auf ├ľffnen in OneDrive.

Dr├╝cken Sie auf Freigeben, um eine OneDrive-Datei f├╝r interne oder externe Kontakte freizugeben.

W├Ąhlen Sie, ob Sie den Link an einen Kollegen oder einen externen Kontakt senden m├Âchten.

3. Pers├Ânliche Dateien per E-Mail an entfernte Benutzer weitergeben

Die Freigabe pers├Ânlicher Dokumente von Ihrem eigenen OneDrive erfolgt ├╝ber https://portal.office.comklicken Sie dann auf OneDrive, w├Ąhlen Sie Ihre Datei aus und klicken Sie auf Freigeben.

Beispiel: Freigabe einer Excel-Datei in office 365 f├╝r externe Personen.

Beispiel: Gemeinsame Nutzung einer Word, PowerPoint oder OneNote-Datei mit Kollegen.

4. Microsoft Teams Dateifreigabe mit internen und externen Benutzern

Im Folgenden finden Sie 4 Szenarien f├╝r die Zusammenarbeit mit externen Benutzern. Wenn Sie gut mit Externen zusammenarbeiten, behalten Sie Ihre Dokumente auf der Seite der Organisation und f├╝gen G├Ąste hinzu, die sie einsehen oder bearbeiten k├Ânnen.

  1. Sofortiger Chat
  2. Gemeinsame Nutzung eines gesamten Microsoft Teams
  3. Einrichten eines Treffens mit externen Nutzern
  4. Treffen mit Nicht-Microsoft-Nutzern Teams

5. Anhang per E-Mail versenden in Office 365

Es ist nach wie vor problemlos m├Âglich, Dateien als Anhang per E-Mail zu versenden. Es ist viel einfacher, dies nicht zu tun und den Link zu teilen. Auf diese Weise bleibt das Dokument oder die "richtige Version" in Ihren eigenen H├Ąnden und alle k├Ânnen daran mitarbeiten.

W├Ąhlen Sie Als Kopie anh├Ąngen

6. ├ťber Microsoft Word, Excel, PowerPoint direkt eine Datei teilen

Die gemeinsame Nutzung von Excel-, Word - oder PowerPoint - (oder anderen) Dateien kann sehr einfach ├╝ber Office 365 erfolgen. Im Folgenden erkl├Ąre ich Ihnen, wie Sie beginnen k├Ânnen.

Dr├╝cken Sie oben auf Freigeben, um die Datei freizugeben.

W├Ąhlen Sie den spezifischen Zugang, den Sie gew├Ąhren m├Âchten.

7. Einladen von Personen von au├čerhalb des Unternehmens zu Microsoft Teams

Das Hinzuf├╝gen von G├Ąsten zu Teams ist einfach. Wenn Sie als Teameigent├╝mer dazu berechtigt sind, k├Ânnen Sie Teilnehmer zum gesamten Team hinzuf├╝gen. Auf diese Weise m├╝ssen Sie nicht einzelne Dokumente freigeben, sondern k├Ânnen einen Ordner oder ein ganzes Team freigeben.

Navigieren Sie zu Ihrem Team, dem Sie einen Gast hinzuf├╝gen m├Âchten. F├╝gen Sie den Benutzer anhand seiner E-Mail-Adresse hinzu.

M├Âglicherweise erhalten Sie eine Benachrichtigung zur Best├Ątigung, dass Sie das Hinzuf├╝gen von Dritten oder Externen zulassen. Sie k├Ânnen dies akzeptieren. -> Dr├╝cken Sie auf Mitglied hinzuf├╝gen.

Es ist auch m├Âglich, gemeinsame Kan├Ąle mit Teams zu nutzen, um mit externen Kontakten zusammenzuarbeiten. (Zwischen mehreren Mietern)

Menschen von au├čerhalb des Unternehmens zu Microsoft einladen Teams

Geben Sie in diesem Assistenten Ihre externe Kontaktperson ein und dr├╝cken Sie auf Hinzuf├╝gen oder Hinzuf├╝gen.

Hinzuf├╝gen externer Benutzer in Microsoft Teams

Der Empf├Ąnger sieht in seinem Microsoft teams ein Symbol f├╝r die teams , auf die er Zugriff hat.

Symbol der teams , auf die er/sie Zugriff hat

Es ist also auch m├Âglich, 700 Personen in 30 Sekunden hinzuzuf├╝gen. Wie, k├Ânnen Sie hier lesen.

8. G├Ąste einladen SharePoint Online

In Office 365 Gruppen oder Microsoft Teams oder direkt SharePoint k├Ânnen Sie G├Ąste oder Kollegen hinzuf├╝gen.

Navigieren Sie zur Dokumentenbibliothek auf SharePoint, w├Ąhlen Sie das Dokument aus, das Sie freigeben m├Âchten, dr├╝cken Sie auf Freigabe, w├Ąhlen Sie den Empf├Ąnger und dr├╝cken Sie auf Senden.

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2 Kommentare
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Arthur
Arthur
vor 2 Jahren

Hallo!
Sch├Ân, so eine ├ťbersicht zu haben. Aber ich finde es ziemlich verwirrend, weil Teams und OneDrive so durcheinander sind. Au├čerdem bekommen die Leute, f├╝r die ich Dateien freigebe, oft keinen Verifizierungscode. Das hat zur Folge, dass sie die freigegebene Datei auch nicht ├Âffnen k├Ânnen.
Ist die Information ├╝ber einen solchen Code in dieser Rezension irrelevant, und wenn nicht, warum nicht? MS ist meiner Meinung nach unglaublich kompliziert.

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