🔗 Dies sind die 8 Möglichkeiten zur Freigabe von Dateien in Microsoft Office 365 und Teams
Microsoft bietet verschiedene Möglichkeiten, Dateien und Dokumente innerhalb Office 365. Dies kann nützlich sein, um Informationen mit Kollegen, externen Kontakten, Freunden und Geschäftspartnern zu teilen. In diesem Artikel haben wir die 8 häufigsten Dateifreigabe-Szenarien in Office 365 aufgelistet. Wenn du noch andere Szenarien kennst, in denen die Dateifreigabe über Office 365 nützlich sein könnte, lass es uns in den Kommentaren am Ende dieses Artikels wissen.
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1. Freigabe persönlicher Dateien über Microsoft Teams
Wie kann man eine persönliche Datei über OneDrive in Teams freigeben?
Wählen Sie unter Microsoft Teams die Option Cloud-Speicher, OneDrive.
Wählen Sie dann die Datei aus, und erstellen Sie einen Link, indem Sie die URL kopieren.
Sie können dann Weblinks an interne Kollegen oder externe Kontakte weiterleiten.
Dafür müssen Sie die externe Freigabe der Team-Site selbst nicht erlauben.
Diese Url kann ein OneDrive oder Microsoft Teams enthalten. In der Praxis hat sich leider gezeigt, dass es nicht möglich ist, eine URL von Microsoft Teams freizugeben, wenn der Benutzer nicht Teil des Teams ist.
2. Teilen Sie persönliche Dateien über OneDrive mit internen und externen Kontakten
Persönliche Dateien werden oft auf Ihrem eigenen OneDrive for Business abgelegt. Sie können diese über Microsoft Teams und über das Internet abrufen.
- Sie können von Microsoft Teams oder von dem Portal aus starten, das Sie im zweiten Screenshot sehen. https://portal.office.com
- Drücken Sie auf Öffnen in OneDrive.
Drücken Sie auf Freigeben, um eine OneDrive-Datei für interne oder externe Kontakte freizugeben.
Wählen Sie, ob Sie den Link an einen Kollegen oder einen externen Kontakt senden möchten.
3. Persönliche Dateien per E-Mail an andere Benutzer weitergeben
Die Freigabe persönlicher Dokumente von Ihrem eigenen OneDrive erfolgt über https://portal.office.comklicken Sie dann auf OneDrive, wählen Sie Ihre Datei aus und klicken Sie auf Freigeben.
Beispiel: Freigabe einer Excel-Datei in office 365 für externe Personen.
Beispiel: Gemeinsame Nutzung einer Word, PowerPoint oder OneNote-Datei mit Kollegen.
4. Microsoft Teams Dateifreigabe mit internen und externen Benutzern
Im Folgenden finden Sie 4 Szenarien für die Zusammenarbeit mit externen Benutzern. Wenn Sie gut mit Externen zusammenarbeiten, behalten Sie Ihre Dokumente auf der Seite der Organisation und fügen Gäste hinzu, die sie einsehen oder bearbeiten können.
- Sofortiger Chat
- Gemeinsame Nutzung eines gesamten Microsoft Teams
- Einrichten eines Treffens mit externen Nutzern
- Treffen mit Nicht-Microsoft-Nutzern Teams
5. Anhang per E-Mail versenden in Office 365
Es ist nach wie vor problemlos möglich, Dateien als Anhang per E-Mail zu versenden. Es ist viel einfacher, dies nicht zu tun und den Link zu teilen. Auf diese Weise bleibt das Dokument oder die "richtige Version" in den eigenen Händen und alle können daran mitarbeiten.
Wählen Sie Als Kopie anhängen
6. Über Microsoft Word, Excel, PowerPoint direkt eine Datei teilen
Die gemeinsame Nutzung von Excel-, Word - oder PowerPoint - (oder anderen) Dateien kann sehr einfach über Office 365 erfolgen. Im Folgenden erkläre ich, wie Sie beginnen können.
Drücken Sie oben auf Freigeben, um die Datei freizugeben.
Wählen Sie den spezifischen Zugang, den Sie gewähren möchten.
7. Menschen von außerhalb des Unternehmens zu Microsoft einladen Teams
Das Hinzufügen von Gästen zu Teams ist einfach. Wenn Sie als Teameigentümer dazu berechtigt sind, können Sie dem gesamten Team Teilnehmer hinzufügen. Auf diese Weise müssen Sie nicht mehr einzelne Dokumente freigeben, sondern können einen Ordner oder ein ganzes Team gemeinsam nutzen.
Navigieren Sie zu Ihrem Team, dem Sie einen Gast hinzufügen möchten. Fügen Sie den Benutzer anhand seiner E-Mail-Adresse hinzu.
Möglicherweise erhalten Sie eine Benachrichtigung, um zu bestätigen, dass Sie das Hinzufügen von Dritten oder Externen erlauben. Sie können dies akzeptieren. -> Drücken Sie Mitglied hinzufügen.
Es ist auch möglich, gemeinsame Kanäle mit Teams zu nutzen, um mit externen Kontakten zusammenzuarbeiten. (Zwischen mehreren Mietern)
Geben Sie in diesem Assistenten Ihre externe Kontaktperson ein und drücken Sie auf Hinzufügen oder Hinzufügen.
Der Empfänger sieht in seinem Microsoft teams ein Symbol für die teams , auf die er Zugriff hat.
Es ist also auch möglich, 700 Personen in 30 Sekunden hinzuzufügen. Wie, können Sie hier nachlesen.
8. Gäste einladen SharePoint Online
In Office 365 Gruppen oder Microsoft Teams oder direkt SharePoint können Sie Gäste oder Kollegen hinzufügen.
Navigieren Sie zur Dokumentenbibliothek auf SharePoint, wählen Sie das Dokument aus, das Sie freigeben möchten, drücken Sie auf Freigabe, wählen Sie den Empfänger und drücken Sie auf Senden.
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Über den Autor
Hallo,
Schön, einen solchen Überblick zu haben. Aber ich finde es ziemlich verwirrend, weil Teams und OneDrive so durcheinander sind. Außerdem erhalten Personen, mit denen ich Dateien austausche, oft keinen Verifizierungscode. Infolgedessen können auch sie die freigegebene Datei nicht öffnen.
Sind Informationen über einen solchen Code für diese Überprüfung irrelevant, und wenn nicht, warum nicht? MS ist meiner Meinung nach unglaublich kompliziert.
Hallo Arthur,
Das ist nicht immer einfach, und deshalb habe ich diese Website eingerichtet.
Ein guter Tipp wäre, nur in Teams zu arbeiten und dort Dateien auszutauschen. Dann müssen Sie nicht immer ein anderes Verhalten in OneDrive verstehen. Haben Sie die Konfiguration für den Verifizierungscode vorgenommen?