Governance pour SharePoint Online

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Tout comme avec OneDrive for Business , il est recommandé de SharePoint correctement réglementé. Ceci afin de garantir la stabilité mais aussi la cohérence et la sécurité. SharePoint Online contient souvent des données organisationnelles, d'où l'importance d'un bon setup / governance .

Sharepoint Online est le cœur de l'information et des dossiers en Office 365. Il est connecté de manière transparente à Teams, OneDrive, Delve.

Qu'est-ce que Governance?

Governance réunit les personnes, les processus, les technologies et les politiques.

Pourquoi Governance pour SharePoint

Afin de bien mettre en place les 13 piliers ci-dessous, il est nécessaire de décrire proposed framework autour de ces thèmes. Rassurez-vous, vous n'avez pas besoin de les avoir tous prêts.

Comment démarrer SharePoint Governance ?

Commencez petit. Commencez petit...

• Évitez de tout réglementer. Il n'est pas possible de tout gouverner.
• Ne pensez pas que le plan viendra naturellement. Consacrez du temps et de l'énergie à une documentation clairement compréhensible.
• Ne faites pas de politique sur des choses que vous ne pouvez pas appliquer. Ne mélangez pas l'aspect humain avec la politique/les politiques. Sinon, vous resterez immobile.
• Se développer systématiquement vers une meilleure version du modèle governance .
• Lespolitiques véhiculent la culture actuelle de l'organisation. Si le chaos règne et qu'il n'y a pas d'accords, lespolitiques ne sont pas les seules. Il est alors étrange que vous ayez beaucoup de règles dans votre organisation SharePoint . Votre organisation n'est pas prête à gérer cette maturité. (Culture, personnes, ....)
• Créez un panneau governance . Pour ajouter des rendez-vous dans les versions suivantes. Ne mettez pas tout à l'ordre du jour. (Le tableauGovernance n'a rien à voir avec SharePoint Governance mais peut être un moyen utile de recueillir des questions de toutes parts et de leur accorder une audience avec un calendrier et un budget).
• Aidez les gens à offrir des solutions de base / une formation pour qu'ils deviennent pro-SharePoint .
• DO. Le point le plus important. Vous pouvez rêver et/ou parler pendant des heures de Governance. Mettez-le sur papier. En effet, si vous ne mettez pas clairement les choses sur papier, vous n'avez pas décidé comment vous allez vous y prendre. Ce que vous avez décidé, c'est comment vous pensez le faire.

Ce qu'il ne faut pas faire

Quelques conseils tirés de la pratique.

• Ne vous contentez pas d'impliquer l'informatique. Amenez les représentants de toute votre organisation à la table des négociations. RH, informatique, direction, chefs de service.
• Alignez les plans de governance avec les principaux groupes de votre organisation. Pas avec tout le monde.
• Une planche de governance constitue un cadre. Mais cela ne résout pas le problème du contenu. Ne pensez pas que si le point est sur le tableau, cela se fera tout seul.
• Ne coupez pas l'utilisation de shadow-it, de tiers ou de serveurs de fichiers s'il n'y a pas d'alternative. Les gens ont besoin d'outils. Si SharePoint ne peut pas les aider, le problème ne vient pas du serveur de fichiers ou de SharePoint.
• Prenez le temps. Pas des heures, mais des jours. Beaucoup de jours. Si vous ne prenez pas le temps d'écrire une politique claire. Alors vous n'avez pas de politique solide. Cela peut aussi être un choix. exprimez-vous très clairement.
• Ne vous attendez pas à ce que tout le monde comprenne le besoin. N'essayez pas de convaincre tout le monde en paroles. FAITES-LE !

Caractéristiques principales de SharePoint

SharePoint équipement de base

Les options intégrées suivantes peuvent apporter un cadre au menu que vous pouvez choisir. Ne soyez pas aveuglé par le besoin de tout allumer ou éteindre. Standard = bon. Ajustez la technologie en fonction de vos besoins.

Partage externe

• Les utilisateurs peuvent partager avec n'importe qui dans les paramètres par défaut. À l'intérieur mais aussi à l'extérieur de l'organisation.
• Je pense que les valeurs par défaut devraient être utilisées, mais que les informations effectives devraient être étiquetées et classées en utilisant la protection de l'information. Pourquoi ? Parce que vous ne voulez pas que les utilisateurs aient à faire la distinction entre des données sensibles ou non.
• Autorisez ou bloquez le partage avec des personnes appartenant à des domaines spécifiques. Cela vous donne la possibilité de bloquer des domaines ou des partenaires avec lesquels vous voulez collaborer, ou ne voulez pas collaborer.
• Les utilisateurs externes doivent accepter les invitations de partage avec le compte qui a reçu l'invitation. Si vous voulez être sûr à 100% que le destinataire est le compte qui a reçu l'invitation. Cochez cette case !
• Autoriser les utilisateurs externes à partager davantage vos fichiers ou dossiers est activé par défaut. Il serait peut-être préférable de désactiver cette fonction. (fonctionnalité OneDrive)
• Vous n'autorisez pas le partage en dehors de votre organisation? C'est ce que vous pouvez faire si vous avez vraiment besoin de le fermer.
• Autorisez le partage uniquement avec les utilisateurs externes déjà présents dans la liste d'adresses de votre organisation. Utile, car vous pouvez alors rédiger une politique sur la manière dont les nouveaux invités seront autorisés à accéder à vos données.
• Permettez aux utilisateurs d'inviter des utilisateurs externes vérifiés et de partager des éléments avec eux.
• Autorisez lepartage avec des utilisateurs externes authentifiés et l'utilisation de liens pour un accès anonyme.

Qui peut partager avec des utilisateurs extérieurs à votre organisation ?

• Autorisez uniquement les utilisateurs des groupes de sécurité sélectionnés à partager avec des utilisateurs externes authentifiés.
• Autorisez uniquement les utilisateurs des groupes de sécurité sélectionnés à partager avec des utilisateurs externes authentifiés et à utiliser des liens anonymes.

Type d'embrayage standard

• Direct - personnes spécifiques
• Interne - uniquement les personnes de l'organisation
• Accès anonyme - toute personne disposant du lien

• Outre la configuration de SharePoint , vous pouvez également régler l'option de partage OneDrive.
• Il est tout à fait logique que vous gardiez les 2 plateformes proches l'une de l'autre. C'est pourquoi Microsoft a combiné les 2 plateformes dans la console.
• Cela peut être fait via la console d'administration de OneDrive.

Contrôle d'accès

Pour les dispositifs non gérés

• Accès complet - meilleure pratique - par défaut. Mais ce n'est pas la solution la plus sûre.
• Autorisez un accès limité au Web.
• Bloquer l'accès. Si vous souhaitez uniquement autoriser les périphériques de confiance.

Quitter une session inactive

• Déconnexion automatique des utilisateurs inactifs.

Emplacement du réseau

• N'autorisez l'accès qu'à partir de certaines plages d'adresses IP. Vous pouvez l'activer si vous connaissez toutes les IP et que personne de chez vous ne doit pouvoir accéder à l'environnement SharePoint .

• Les applications qui n'utilisent pas l'authentification moderne
• Certaines applications tierces et les versions précédentes d'Office ne peuvent pas appliquer les restrictions relatives aux périphériques. Utilisez ce paramètre pour bloquer tout accès à ces applications.

Accès aux dispositifs

• Autoriser l'accès uniquement à partir de certains emplacements d'adresses IP.
• Gestion des applications mobiles.

Vous pouvez commencer par l'approche de MAM (Mobile Application Management) en configurant spécifiquement votre OneDrive/SharePoint . Toutefois, nous recommandons de le faire dans un contexte plus large et pour toutes les applications Microsoft 365.

Aussi : Outlook, Word, Excel, PowerPoint, Teams,...

Limites de stockage pour le site

• Manuellement pour chaque site.
• Il est recommandé d'utiliserun système entièrement automatique.

SharePoint Notifications

• Cette option est activée par défaut.

Création de sites

• Permettez aux utilisateurs de créer des sites à partir de la page d'accueil de SharePoint et de OneDrive. Cette option est activée par défaut.

Centre de gestion

• Si vous voulez faire des ajustements techniques au"précédent". SharePoint pour l'interface utilisateur moderne , il est préférable de revenir au centre de gestion classique SharePoint.

Plus de fonctions

• Archives de termes : Créez et gérez des ensembles de termes pour aider les utilisateurs à saisir des données de manière cohérente.
• Profils d'utilisateurs: Ajoutez et supprimez des administrateurs pour le OneDrive d'un utilisateur, désactivez la création du OneDrive pour certains utilisateurs et plus encore.
• Recherche: Aider les utilisateurs à trouver ce qu'ils recherchent. En savoir plus
• Apps: Configurez les paramètres de la boutique SharePoint, surveillez l'utilisation des applications, gérez les licences des applications, etc.
• BCS: gérer les connexions aux sources de données telles que les bases de données Azure SQL ou les services web WCF.
• Secure store: Vous pouvez créer et définir les informations d'identification pour les applications cibles utilisées pour les connexions BCS.
• Gestion des documents: gérer les documents sur un site de centre d'enregistrement qui fait office d'archives.
• InfoPath: activer les formulaires InfoPath basés sur le navigateur.
• Sélecteur hybride: Utilisez cet assistant pour automatiser certaines des étapes de la configuration d'un environnement hybride.
• Page pour la collection de sites classiques : Affichez la liste des collections de sites classiques dans l'ordre alphabétique par URL.

Comment faire de votre SharePoint un succès ?

• Les utilisateurs de votre organisation ne comprennent souvent pas lorsque des changements radicaux se produisent dans l'environnement SharePoint . Essayez de bien communiquer en interne dans l'organisation. Mais aussi avec les parties externes qui utilisent votre environnement SharePoint .
• Si vous choisissez de ne pas partager avec des personnes extérieures , communiquez la nouvelle norme au sein de l'organisation. Et vérifiez combien de liens sont actuellement ouverts vers l'extérieur via Cloud App Security. Ou via le centre Security ou l'outillage d'un tiers.
• Pensez à l'impact sur votre environnement lorsque des pièces ou d'autres fonctions très utilisées sont désactivées.
• Il est préférable de ne pas trop limiter les possibilités techniques de la collaboration documentaire. Sinon, les utilisateurs commenceront à traiter les données de l'organisation en dehors de votre environnement SharePoint , ce que vous ne souhaitez vraiment pas.
• Larédaction de politiques, de cadres d'accord, de présentations, duou des documents governance prend beaucoup de temps et consomme beaucoup d'énergie. Ne vous rendez pas à une réunion pour parler avant d'y avoir réfléchi vous-même. Rédigez 10 propositions concrètes. sur les 4 piliers : Personnes - processus - technologies - accords. Présenter les propositions, les abattre, communiquer et les mettre en place. Demandez un retour d'information.

A propos de l'auteur

Jasper

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