Migration efficace vers Office 365 : Créer une structure et une collaboration pour réussir

Une migration réussie vers Office 365 commence par une base solide, une pierre angulaire sur laquelle l'ensemble de l'organisation peut s'appuyer. La structure est cruciale, car elle nous permet de nous mettre au travail ensemble et de manière structurée.

L'accès aux documents devrait être le même pour tous. Dans cet article, vous découvrirez les capacités de trois outi ls puissants au sein de Office 365: OneDrive et . Grâce à ces informations, vous pourrez migrer vos documents en douceur au bon endroit. SharePoint et Teams. Grâce à ces informations, vous pourrez migrer vos documents en douceur vers le bon endroit.

Je tiens à préciser que la migration ne doit pas être compliquée du tout. Attendre le moment idéal ou ajouter sans cesse des éléments techniques peut entraîner des retards inutiles. Il est important de se rendre compte que l'on peut simplement commencer - c'est déjà bien !

Créez un cadre de base avec des accords clairs et utilisez des modèles pratiques pour mettre en place le nouvel environnement de manière optimale. L'un des points essentiels de tout projet de migration est d'impliquer tout le monde dans le changement. La collaboration et l'engagement sont les clés d'une transition réussie vers Office 365.

Vous voulez que votre organisation profite sans effort de Office 365? Découvrez les avantages d'un travail structuré et d'une approche bien pensée. Lancez dès aujourd'hui votre processus de migration et découvrez comment Office 365 fait passer votre flux de travail et votre collaboration à la vitesse supérieure.

Office 365 plates-formes de collaboration

Microsoft Teams

Microsoft Teams est une plateforme de collaboration avancée qui relie de manière transparente les puissants éléments de l'écosystème complet de Microsoft 365, permettant une toute nouvelle dimension de collaboration. Que vous souhaitiez travailler conjointement sur un document crucial, traiter efficacement des processus complexes, participer à des conversations vidéo engageantes ou effectuer toute combinaison de ces activités essentielles, Teams est prêt à vous soutenir sur tous les fronts.

Microsoft OneDrive for business

OneDrive est un référentiel extrêmement pratique pour tous vos documents importants et vos notes Onenote, ce qui en fait une plaque tournante pour tout votre contenu numérique. Vous vous demandez pourquoi OneDrive est un outil indispensable ? Voici pas moins de 10 raisons impérieuses de l'adopter :

1. Stockage sécurisé et fiable: OneDrive offre un stockage en nuage sécurisé et fiable pour tous vos fichiers, de sorte que vous n'avez pas à vous soucier de la perte de données.
2. Accessibilité depuis n'importe quel appareil: avec OneDrive, vous pouvez accéder à vos documents et à vos notes à tout moment et en tout lieu, que vous travailliez sur votre ordinateur, votre tablette ou votre smartphone.
3. Partage de fichiers facile: partager des fichiers avec des collègues, des amis ou des membres de la famille est un jeu d'enfant avec OneDrive. Vous pouvez facilement partager des liens et contrôler qui a accès à quels fichiers.
4. Synchronisation automatique: Les fichiers de votre OneDrive sont automatiquement synchronisés avec tous vos appareils, de sorte que vous disposez toujours de la version la plus récente.
5. Accès hors ligne: même sans connexion internet, vous pouvez consulter et modifier vos fichiers, car OneDrive offre un accès hors ligne aux fichiers synchronisés.
6. Historique des versions: OneDrive conserve un historique détaillé des versions de vos fichiers, de sorte que vous pouvez toujours revenir aux modifications précédentes.
7. Collaboration efficace: OneDrive vous permet de collaborer simultanément sur des documents, ce qui est idéal pour les projets d'équipe.
8. Intégration à Microsoft Office: OneDrive est parfaitement intégré aux applications Microsoft Office, ce qui facilite la création, la modification et l'enregistrement de documents.
9. Sauvegardes automatiques des photos : OneDrive vous permet de sauvegarder automatiquement vos photos à partir de vos appareils mobiles, afin de conserver vos souvenirs en toute sécurité.
10. Fonctionnalité de recherche puissante: OneDrive dispose d'une fonction de recherche avancée qui vous permet de trouver rapidement des fichiers spécifiques parmi votre vaste espace de stockage.

Microsoft SharePoint

Au sein de cette plate-forme intranet, tous les documents sont rassemblés de manière centralisée et peuvent être utilisés par tous les membres de l'organisation. Si vous cherchez des instructions détaillées sur la configuration et la gestion de votre site SharePoint, vous êtes au bon endroit. Vous y trouverez des informations et des lignes directrices complètes sur la manière de configurer, de personnaliser et de gérer efficacement votre environnement SharePoint. Ces instructions précieuses vous fourniront les connaissances et les outils dont vous avez besoin pour utiliser au mieux SharePoint et accroître le succès de votre organisation.

Où placer au mieux vos fichiers dans Microsoft 365 ?

Dans Microsoft 365, il est essentiel d'adopter une approche structurée pour placer vos fichiers au bon endroit. L'objectif est de créer un environnement organisé où tous les documents peuvent être facilement trouvés et partagés. Voici une explication détaillée de l'emplacement optimal des documents dans Microsoft 365, en fonction des différents types de fichiers et de leur contexte :

1. Documents personnels: Il s'agit de vos fichiers individuels, tels que des images personnelles, des notes, des fiches de paie, des rendez-vous et d'autres documents qui ne sont pas directement liés au travail d'équipe. Pour ces documents, l'emplacement de stockage idéal est OneDrive. OneDrive: OneDrive est votre référentiel personnel au sein de Microsoft 365. Il constitue un espace sécurisé et privé où vous pouvez stocker et organiser tous vos fichiers personnels. Vous pouvez facilement accéder à ces documents à partir de n'importe quel appareil, où que vous soyez. De plus, OneDrive se synchronise automatiquement avec votre ordinateur local, de sorte que vous disposez toujours de la dernière version de vos documents.
2. Documents spécifiques à un département ou à une équipe : Il s'agit de documents spécifiques à un département ou à une équipe au sein de votre organisation. Ces dossiers concernent le travail effectué par cette équipe spécifique. Site d'équipe ou site de projet: Placez les documents concernant l'ensemble d'un département ou d'une équipe sur le site spécifique de l'équipe. Si vous travaillez sur un projet, créez un site de projet distinct et stockez-y tous les documents qui s'y rapportent. Le site d'équipe et le site de projet constituent un espace partagé et collaboratif où les membres de l'équipe peuvent travailler sur des fichiers, partager des informations et discuter. La structure des dossiers et la possibilité de définir des droits d'accès permettent de gérer les documents de manière organisée et sécurisée.
3. Collaboration sur les documents d'une équipe ou d'un projet : il s'agit des fichiers utilisés intensivement par une équipe ou une équipe de projet pour collaborer sur une tâche ou un projet spécifique. Microsoft Teams: Microsoft Teams est le centre parfait pour la collaboration d'équipe. Sur Teams , vous pouvez créer des canaux pour différents projets ou flux de travail. Placez les documents directement liés à la collaboration et à la communication d'une équipe spécifique dans le canal correspondant. Teams s'intègre de manière transparente avec d'autres applications Microsoft 365, telles que Word, Excel et PowerPoint, permettant aux membres de l'équipe de collaborer sur des documents, de planifier des réunions et de chatter en temps réel. Il s'agit donc d'un outil puissant pour la productivité et la communication au sein d'une équipe.
4. Affaires générales de l'organisation: Il s'agit de documents et d'informations concernant l'ensemble de l'organisation, tels que des informations sur les ressources humaines, des documents de politique générale, des nouvelles de l'entreprise et des annonces. Intranet: l'intranet est le centre de toutes les informations concernant l'ensemble de l'organisation. Il s'agit d'un lieu de partage des documents importants de l'entreprise, des politiques, des nouvelles et d'autres informations générales. L'intranet devrait être construit autour de thèmes et de tâches, plutôt que de refléter la structure interne de l'organisation. Cela permet aux employés de trouver facilement les informations dont ils ont besoin, quel que soit leur département ou leur fonction.

En plaçant vos fichiers au bon endroit dans Microsoft 365, vous vous assurez que votre organisation travaille de manière rationalisée, que les informations sont facilement accessibles et que teams peut collaborer efficacement. Suivez ces lignes directrices pour créer un lieu de travail numérique organisé et efficace pour vous et votre équipe.

Comment effectuer cette migration technique

OneDrive - Migration de documents avec l'outil de migration SharePoint

Vous pouvez effectuer une migration vers OneDrive de deux manières. Vous pouvez utiliser ces 7 étapes pour transférer vos propres données de votre ordinateur actuel ou de votre serveur de fichiers vers OneDrive. En tant qu'administrateur informatique, il est également possible d'utiliser un fichier CSV pour migrer tous les lecteurs locaux vers OneDrive.

OneDrive - Migrer des documents avec Known-Folder Move ou un outil de migration

Si vous contrôlez bien votre informatique et que vous avez Windows 10, il est très facile de mettre tous les documents comme le Bureau, les Documents, les Images, les Captures d'écran et la Roulette de la caméra sur OneDrive avec une seule politique. Pour plus d'informations, cliquez ici.

SharePoint migration

Une migration vers SharePoint ne commence pas par le transfert de documents d'un serveur de fichiers vers SharePoint Online . Une migration vers SharePoint ne commence que lorsque vous avez travaillé autour de ces 4 piliers pour construire un cadre. Ce document vous explique comment commencer avec SharePoint Governance .

Après avoir créé un proposed framework , un joli modèle de SharePoint que vous pouvez approvisionner et préparer en cliquant sur un bouton, il est temps de le migrer. Cela peut se faire de la même manière que pour OneDrive via cet article.

Microsoft Teams Migration

Microsoft Teams: La combinaison parfaite de OneDrive, SharePoint et bien plus encore. Vous êtes déjà passé à Microsoft Teams? C'est une excellente chose ! Cette plateforme rend la collaboration efficace et efficiente. Si vous envisagez de passer techniquement à Teams , il est important de poser des bases solides, tout comme pour une migration vers SharePoint. Un environnement Teams bien conçu est essentiel, mais il est également important de conclure des accords clairs sur les droits et l'utilisation de Teams avant de le mettre en œuvre à grande échelle. Vous souhaitez migrer vos données vers Microsoft Teams? Pas de problème ! Utilisez l'outil de migration SharePoint pour transférer en toute transparence toutes vos données personnelles vers Teams.