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Governance für SharePoint Online

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Was OneDrive für Unternehmen betrifft, wird empfohlen, dass Sie SharePoint ordnungsgemäß eingerichtet werden. Dies dient der Stabilität, aber auch der Konsistenz und Sicherheit. SharePoint Online enthält oft organisatorische Daten, weshalb eine gute Einrichtung / governance wichtig ist.

Sharepoint Online ist der Kern der Informationen und Dateien in Office 365. Diese ist nahtlos mit Teams, OneDrive und Delve verbunden.

Was ist Governance?

Governance Bringt Menschen, Prozesse, Technologien und Strategien zusammen.

Menschen Prozesse
Technologien Vereinbarungen / Politik

Warum Governance für SharePoint

Um die nachstehenden 13 Säulen richtig einordnen zu können, ist es notwendig, dass proposed framework rund um diese Themen beschrieben wird. Seien Sie versichert, dass Sie sie nicht alle parat haben müssen.

Rechenschaftspflicht Beispiel: Wer darf Dokumente hochladen? Wer ist dafür verantwortlich, dass die Inhalte auf dem neuesten Stand bleiben?
Qualität Erstellen Sie Inhalte in der richtigen Qualität. Ständige Aktualisierung der statischen Seiten, um sicherzustellen, dass jeder immer die neuesten Updates erhält. SharePoint Versionskontrolle -> endgültige Dokumente. keine doppelten Dokumente.
Sicherheit Rechte und Struktur sind wichtig. Wer hat Zugang zu welchen Daten? Wer ist berechtigt, Daten zu aktualisieren? Gruppenverwaltung, Active-Directory-Gruppen usw..
Beschränkungen Vererbung an Standorten. Die Vereinbarung, es zu erlauben oder nicht.
Durchsuchbarkeit Sind alle Inhalte für jedermann durchsuchbar? Die Informationsarchitektur trägt dazu bei, dass Sie diese richtig einrichten können.
Geeigneter Inhalt Was sind geeignete Inhalte für SharePoint. SharePoint ist oft eine ultimative Umgebung für Dokumente und Daten. Es gehört also nicht alles in diese Umgebung. Durch die Festlegung von Richtlinien und eines Rahmens können Sie sicherstellen, dass die Benutzer die Regeln einhalten und keine nutzlosen Informationen oder unangemessenen Dokumente hochladen. Beispiel: persönliche Daten, Kundendaten
Erstellung von Websites Wann machen wir eine neue Website. Wer darf es machen. Wie macht man eine neue Website.
LifeCycle ManagementDer Inhalt durchläuft 3 Phasen: Anfangsphase -> Erstellung -> Lebenszeit, also endgültige Dokumente.
Leitung der Gruppe Welche Gruppen werden Sie für die Zuordnung von Benutzern und Gruppen verwenden. Dynamische Gruppen, Azure AD Gruppen, Active-Directory-Gruppen vor Ort?
Lagerung Größe der Websites & proposed framework um Quote. Lebenszyklus/Archivierung von Daten. Wer ist verantwortlich? Welche Tools werden Sie verwenden, um Daten aus SharePoint zu extrahieren und langfristig zu erhalten?
Einhaltung der Vorschriften Die Verwaltung von Aufzeichnungen oder die Einhaltung von Vorschriften ist die wichtigste Einrichtung in SharePoint. Die Gesetzgebung hat einen großen Einfluss auf diese Einrichtung. Beibehaltung. Rention und Verhinderung von Datenverlust. Beispiel: 7-jährige Aufbewahrung von Daten.
Ausbildung Bieten Sie Schulungen an, damit jeder in Ihrer Organisation versteht, wie er mit SharePoint arbeiten kann oder sollte. z. B. ein benutzerfreundlicher One-Pager für Endbenutzer?

Wie beginnt man SharePoint Governance ?

Fangen Sie klein an. Fangen Sie klein an,.

  • Vermeiden Sie es, alles zu reglementieren. Es ist nicht möglich, alles zu regeln.
  • Glauben Sie nicht, dass sich der Plan von selbst ergibt. Investieren Sie Zeit und Energie in eine klar verständliche Dokumentation.
  • Machen Sie keine Politik für Dinge, die Sie nicht durchsetzen können. Vermischen Sie nicht den menschlichen Aspekt mit der Politik/Politik. Ansonsten bleibt man stehen.
  • Wachsen Sie systematisch in Richtung einer besseren Version des Modells governance .
  • Die Politik trägt die aktuelle Kultur der Organisation. Wenn jetzt ein großes Chaos herrscht und keine Vereinbarungen getroffen wurden. Dann ist es seltsam, dass Sie viele Regeln in Ihrer SharePoint Organisation aufstellen werden. Ihre Organisation ist nicht bereit, diese Reife zu verarbeiten. (Kultur, Menschen, ....)
  • Erstellen Sie eine governance Tafel. Zum Hinzufügen von Terminen in späteren Versionen. Schreiben Sie nicht alles auf die Tafel. (Governance board hat nichts mit SharePoint Governance zu tun, kann aber eine hilfreiche Möglichkeit sein, Fragen von überall her aufzugreifen und mit Zeitplan und Budget zu beantworten)
  • Helfen Sie den Menschen, indem Sie ihnen grundlegende Lösungen / Schulungen anbieten, damit sie pro-SharePoint werden.
  • TUN. Wichtigster Punkt. Sie können stundenlang von Governance träumen und/oder darüber sprechen. Bringen Sie es zu Papier. Denn ohne es klar zu Papier zu bringen, haben Sie noch nicht herausgefunden, wie Sie es machen wollen. Tun Sie, was Sie glauben, dass Sie es tun werden.

Was man nicht tun sollte

Einige Tipps aus der Praxis.

  • Beziehen Sie nicht nur die IT mit ein. Bringen Sie alle Vertreter Ihrer Organisation an den Tisch. HR, IT, Management, Abteilungsleiter.
  • Richten Sie die Pläne von governance auf die wichtigsten Gruppen Ihrer Organisation aus. Nicht bei allen.
  • Ein governance Brett bildet einen Rahmen. Aber der Inhalt wird nicht gelöst. Glauben Sie nicht, dass der Punkt von selbst verschwindet, wenn er auf dem Brett steht.
  • Brechen Sie die Nutzung von Shadow-it, Drittanbietern oder Dateiservern nicht ab, wenn es keine Alternative gibt. Menschen brauchen Werkzeuge. Wenn SharePoint ihnen nicht helfen kann, liegt das Problem nicht beim Fileserver oder SharePoint.
  • Nehmen Sie sich Zeit. Nicht Stunden, sondern Tage. Viele Tage. Wenn Sie sich keine Zeit nehmen, um eine klare Politik zu formulieren. Dann haben Sie keine solide Politik. Das kann auch eine Wahl sein. dann drücken Sie es sehr deutlich aus.
  • Erwarten Sie nicht, dass jeder die Notwendigkeit versteht. Versuchen Sie nicht, jeden mit Worten zu überzeugen. DO!

Hauptmerkmale von SharePoint

SharePoint SynchronisierungKonnektivität mit mobilen Geräten
Unterstützung von Webbrowsern Office-Client-Verbindung
Team-SeitenSharePoint Look and Feel
Moderne AnbauteileStandard Web-Teile
Zusammenarbeit in EchtzeitDokumente ziehen und ablegen in SPO
SharePoint DateiwiederherstellungBehälter
Schutz vor Datenverlust (DLP)Web-Analytik
ThemenVerwaltung der Rechte
Standortvorlage/BereitstellungMeine Aufgaben
eDiscoveryZusammenfassung des Projekts
Rechnungsprüfung und BerichterstattungVerschlüsselung von Daten / AIP
Verschlüsselungsschlüssel (proprietär)Kunden-Lockbox
SharePoint Hybride

SharePoint Grundausstattung

Die folgenden integrierten Optionen können einen Rahmen für das Menü bieten, aus dem Sie wählen können. Starrt nicht blindlings darauf, alles ein- oder auszuschalten. Standard = gut. Passen Sie die Technologie an Ihre Bedürfnisse an.

Externe Freigabe

  • In den Standardeinstellungen können Benutzer ihre Daten für jeden freigeben. Innerhalb, aber auch außerhalb der Organisation.
  • Ich bin der Meinung, dass die Standardeinstellungen verwendet werden sollten, aber der Informationsschutz sollte zur Kennzeichnung und Klassifizierung der effektiven Informationen eingesetzt werden. Warum? Denn Sie wollen nicht, dass die Nutzer unterscheiden müssen, ob es sich um sensible Daten handelt oder nicht.
  • Erlauben oder blockieren Sie die Freigabe für Personen in bestimmten Domänen. So haben Sie die Möglichkeit, Domänen oder Partner zu blockieren, mit denen Sie zusammenarbeiten möchten oder auch nicht.
  • Externe Benutzer müssen Einladungen zur gemeinsamen Nutzung mit dem Konto annehmen, über das sie die Einladung erhalten haben. Wenn Sie wirklich zu 100 % sicher sein wollen, dass der Empfänger das Konto ist, über das die Einladung empfangen wurde. Kreuzen Sie dieses Feld an!
  • Standardmäßig ist die Freigabe von Dateien und Ordnern für andere Benutzer aktiviert. Es ist vielleicht besser, diese Funktion einfach auszuschalten. (OneDrive-Funktion)
  • Erlauben Sie keine Freigabe außerhalb Ihrer Organisation? Sie können dies tun, wenn es wirklich vollständig verschlossen sein muss.
  • Erlauben Sie die Freigabe nur für die externen Benutzer, die bereits in der Adressliste Ihrer Organisation aufgeführt sind . Das ist praktisch, weil Sie dann eine Richtlinie erstellen können, wie neue Gäste die Erlaubnis zum Zugriff auf Ihre Daten erhalten.
  • Erlauben Sie den Nutzern, verifizierte externe Nutzer einzuladen und Elemente mit ihnen zu teilen.
  • Erlauben Sie die gemeinsame Nutzung mit verifizierten externen Benutzern und die Verwendung von Links für den anonymen Zugriff.
Externe Freigabe von Folien onedrive sharepoint einrichten

Wer kann mit Benutzern außerhalb Ihrer Organisation teilen?

  • Erlauben Sie nur Benutzern in ausgewählten Sicherheitsgruppen die Freigabe für authentifizierte Remote-Benutzer
  • Erlauben Sie nur Benutzern ausgewählter Sicherheitsgruppen die gemeinsame Nutzung mit verifizierten externen Benutzern und die Verwendung anonymer Links.

Standard-Kupplungstyp

  • Direkt - bestimmte Personen
  • Intern - nur Personen innerhalb der Organisation
  • Anonymer Zugang - jeder, der den Link hat
Externe Freigabe SharePoint Governance
SharePoint Verwaltungszentrum
  • Neben der Konfiguration von SharePoint können Sie auch die OneDrive-Freigabeoption anpassen.
  • Es ist ziemlich logisch, dass Sie die 2 Plattformen kurz zusammenhalten werden. Deshalb hat Microsoft die beiden Plattformen auch gemeinsam in die Konsole integriert.
  • Sie können dies über die OneDrive Admin-Konsole tun.
OneDrive synchronisieren

Verwaltung des Zugangs

Für nicht verwaltete Geräte

  • Voller Zugang - beste Praxis - als Standard. Aber das ist nicht die sicherste Lösung.
  • Erlauben Sie eingeschränkten Web-Zugang.
  • Zugang blockieren. Wenn Sie nur vertrauenswürdige Geräte zulassen möchten.
Nicht verwaltete Geräte

Abmelden von einer inaktiven Sitzung

  • Inaktive Benutzer automatisch abmelden.
Verwaltung des Zugangs SharePoint

Standort des Netzes

  • Erlauben Sie nur den Zugriff von bestimmten IP-Adressbereichen. Sie können dies aktivieren, wenn Sie alle IPs kennen und niemand von zu Hause aus auf die SharePoint Umgebung zugreifen kann.
Standort des Netzes governance SharePoint
  • Anwendungen, die keine moderne Authentifizierung verwenden
  • Gerätebeschränkungen können bei einigen Anwendungen von Drittanbietern und früheren Versionen von Office nicht durchgesetzt werden. Verwenden Sie diese Einstellung, um den Zugriff von diesen Anwendungen zu blockieren.
Verwaltung des Zugangs SharePoint

Zugang zum Gerät

  • Lassen Sie den Zugriff nur von bestimmten IP-Adressen aus zu.
  • Verwaltung mobiler Anwendungen.

Sie können mit dem MAM-Ansatz (Mobile Application Management) beginnen, indem Sie Ihr OneDrive/SharePoint speziell konfigurieren. Wir empfehlen jedoch, dies in einem breiteren Rahmen und für alle Microsoft 365 Apps zu tun.

Außerdem: Outlook, Word, Excel, PowerPoint, Teams,...

Verwaltung mobiler Anwendungen OneDrive

Lagerungsgrenzen am Standort

  • Manuell für jeden Standort.
  • Empfohlen wird die Vollautomatik.
Speichergrenze SharePoint

SharePoint Benachrichtigungen

  • Diese Funktion ist standardmäßig aktiviert.
Benachrichtigungen SharePoint

Websites erstellen

  • Ermöglichen Sie es den Nutzern, Websites von der Homepage SharePoint und von OneDrive aus zu erstellen. Diese Funktion ist standardmäßig aktiviert.
Websites erstellen SharePoint

Verwaltungszentrum

  • Wenn Sie noch technische Anpassungen im"alten" System vornehmen wollen SharePoint für die moderne Benutzeroberfläche ist es am besten, auf das klassische Verwaltungszentrum SharePointzurückzuschalten .
Standard-Verwaltungszentrum SharePoint

Weitere Funktionen

SharePoint weitere Funktionen
  • Begriffsarchiv: Erstellen und verwalten Sie Begriffssets, um den Benutzern eine konsistente Dateneingabe zu ermöglichen.
  • Benutzerprofile: Hinzufügen und Entfernen von Administratoren für das OneDrive eines Benutzers, Deaktivieren der OneDrive-Erstellung für einige Benutzer und mehr.
  • Suche: Den Nutzern helfen, das zu finden, was sie suchen. Weitere Informationen
  • Apps: Konfigurieren Sie die Einstellungen für den SharePoint Shop, überwachen Sie die App-Nutzung, verwalten Sie App-Lizenzen und vieles mehr.
  • BCS: Verwalten Sie Verbindungen zu Datenquellen wie Azure SQL-Datenbanken oder WCF-Webdienste.
  • Sicherer Speicher: Sie können die Anmeldeinformationen für Zielanwendungen, die für BCS-Verbindungen verwendet werden, erstellen und festlegen.
  • Aktenverwaltung: Verwaltung von Akten in einem Aktenzentrum, das als Archiv dient.
  • InfoPath: Aktivieren Sie browserbasierte InfoPath-Formulare.
  • Hybrid-Dialer: Verwenden Sie diesen Assistenten, um einige der Schritte zur Einrichtung einer hybriden Umgebung zu automatisieren.
  • Seite für klassische Websitesammlung: Anzeige der Liste der klassischen Websitesammlungen in alphabetischer Reihenfolge nach URL.

Wie können Sie Ihr SharePoint Design zum Erfolg führen?

  • Die Benutzer in Ihrem Unternehmen verstehen oft nicht, wenn in der Umgebung von SharePoint drastische Änderungen vorgenommen werden. Versuchen Sie, intern in der Organisation gut zu kommunizieren. Aber auch mit externen Parteien, die Ihre SharePoint Umgebung nutzen.
  • Wenn Sie den neuen Standard nicht mit Außenstehenden teilen möchten, kommunizieren Sie ihn innerhalb der Organisation. Und prüfen Sie, wie viele Links nach außen über die Cloud App Security geöffnet sind. Oder über das Zentrum Security oder Werkzeuge von Drittanbietern.
  • Denken Sie sorgfältig über die Auswirkungen auf Ihre Umwelt nach, wenn Teile oder andere häufig genutzte Funktionen deaktiviert werden.
  • Es ist besser, nicht zu viele technische Möglichkeiten der Dokumentenzusammenarbeit einzuschränken . Die Benutzer werden sonst anfangen, organisatorische Daten außerhalb Ihrer SharePoint Umgebung zu verarbeiten, und das wollen Sie wirklich nicht.
  • DasVerfassen von schriftlichen Richtlinien, Rahmenvereinbarungen, Präsentationen und governance Dokumenten kostet viel Zeit und Energie. Gehen Sie nicht in Sitzungen, um zu reden, bevor Sie selbst darüber nachgedacht haben. Schreiben Sie 10 konkrete Vorschläge zu den 4 Säulen: Menschen - Prozesse - Technologien - Vereinbarungen. Vorschläge unterbreiten, abschlagen, kommunizieren und einrichten. Bitten Sie um Feedback.

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