Governance pour OneDrive for business

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OneDrive for Business est une solution en nuage de Microsoft pour stocker tous vos fichiers. Dans cet article, nous vous avons déjà donné 10 raisons pour lesquelles vous devriez commencer à utiliser OneDrive for Business.

Après avoir compris la valeur pour votre organisation mais aussi pour les utilisateurs, nous aimerions vous donner les options, techniquement. En bas de l'article, vous pouvez lire comment configurer OneDrive de manière optimale.

Qu'est-ce que Governance?

Governance réunit 4 facettes. Comme vous le savez, il n'est pas si facile de commencer avec Governance. Si vous pouvez bien décrire la question, vous pouvez commencer à travailler sur chaque pilier de manière concrète.

Comment démarrer avec OneDrive Governance?

Commencez petit

• Évitez de tout réglementer. Il n'est pas possible de tout gouverner.
• Ne pensez pas que le plan viendra naturellement. Consacrez du temps et de l'énergie à une documentation clairement compréhensible.
• Ne faites pas de politique sur des choses que vous ne pouvez pas appliquer. Ne mélangez pas l'aspect humain avec la politique/les politiques. Sinon, vous resterez immobile.
• Se développer systématiquement vers une meilleure version du modèle governance .
• Lespolitiques véhiculent la culture actuelle de l'organisation. S'il y a beaucoup de chaos et pas d'accords. Alors il est étrange que vous ayez beaucoup de règles dans votre... SharePoint/OneDrive organisation. Votre organisation n'est pas prête à gérer cette maturité. (Culture, personnes, ....)
• Créez un panneau governance . Pour ajouter des rendez-vous dans les versions suivantes. Ne mettez pas tout à l'ordre du jour.
• Aidez les gens à offrir des solutions de base / une formation pour qu'ils deviennent pro-SharePoint .

Ce qu'il ne faut pas faire - dont's

• Ne vous contentez pas d'impliquer l'informatique. Amenez les représentants de toute votre organisation à la table des négociations. RH, informatique, direction, chefs de service.
• Alignez les plans de governance avec les principaux groupes de votre organisation. Pas avec tout le monde.
• Une planche de governance constitue un cadre. Mais cela ne résout pas le contenu. Ne pensez pas que si le point est sur le tableau, cela se produira.
• Ne coupez pas l'utilisation de shadow-it, de tiers ou de serveurs de fichiers s'il n'y a pas d'alternative. Les gens ont besoin d'outils. Si OneDrive ne peut pas les aider, le problème ne réside pas dans cette technologie.

Caractéristiques principales

Vous trouverez ci-dessous une liste de toutes les fonctionnalités que vous pourriez également trouver résumées avec des exemples sur ce blog. Il est important de couvrir toutes les fonctionnalités dans la configuration technique, governance.

• Déplacement de dossiers connus
• Fichiers OneDrive à la demande
• Pièces jointes modernes
• Collaboration en temps réel au sein de l'équipe : co-création dans les versions complètes de Microsoft Word, Excel, et PowerPoint
• Connexion transparente des fichiers aux conversations
• Découverte intelligente avec la vue OneDrive Discover
• Restauration des fichiers OneDrive
• Corbeille
• Prévention des pertes de données (DLP)
• eDiscovery
• Audit et rapports
• Cryptage des données en transit et au repos
• Clés de cryptage contrôlées par le client
• Office 365 Boîte postale client
• Intégration hybride avec SharePoint Server
• Emplacements de stockage multi-géographiques de OneDrive
• Nuage gouvernemental

Configuration de OneDrive

Partage externe

• Les utilisateurs peuvent partager avec n'importe qui dans les paramètres par défaut. À l'intérieur mais aussi à l'extérieur de l'organisation.
• Nous pensons que les valeurs par défaut doivent être utilisées, mais que les informations effectives doivent être étiquetées et classées en utilisant la protection de l'information. Pourquoi ?
  Parce que vous ne voulez pas que les utilisateurs aient à faire la distinction entre des données sensibles ou non.
• Autorisez ou bloquez le partage avec des personnes appartenant à des domaines spécifiques. Cela vous donne la possibilité de bloquer des domaines ou des partenaires avec lesquels vous voulez collaborer, ou ne voulez pas collaborer.
• Les utilisateurs externes doivent accepter les invitations de partage avec le compte qui a reçu l'invitation. Si vous voulez être sûr à 100% que le destinataire est le compte qui a reçu l'invitation. Cochez cette case !
• Permettre aux utilisateurs externes de continuer à partager vos fichiers ou dossiers est activé par défaut. Il est peut-être préférable de désactiver cette fonction.

Divisibilité des documents

• Via le panneau de contrôle OneDrive facile à utiliser, vous avez la possibilité de configurer les liens.
• À l'heure de la collaboration active, il semble préférable que votre organisation autorise le partage de fichiers à partir de OneDrive. Si vous ne l'autorisez pas, vous courez rapidement le risque que les utilisateurs cherchent eux-mêmes des alternatives. (shadow-IT)
• Il s'agit de choisir si vous laissez la gauche suivre son cours. Il n'existe pas de véritable meilleure pratique concrète. Certaines organisations choisissent 90 jours. Environ 365. Mais n'a jamais aucune valeur. Choisissez ensuite 90 jours.

Sync

Ce sont les 3 paramètres que vous pouvez configurer dans le panneau de l'administrateur OneDrive.

• Afficher le bouton de synchronisation sur le site web de OneDrive. Si vous voulez en tirer le meilleur parti, vous devez laisser cette option activée.
• Autoriser la synchronisation uniquement sur les PC liés à des domaines spécifiques. Si vous voulez autoriser uniquement les PC qui sont dans un domaine, vous pouvez le faire. Vous ne pouvez pas faire d'exceptions pour les personnes ou les appareils. Mais de toute façon...
• Bloquer la synchronisation de certains types de fichiers. Ici, vous pouvez choisir de bloquer les fichiers qui, par exemple, n'ont aucune valeur pour être placés sur OneDrive. Les ISO sont un exemple parfait à bloquer car cela n'a qu'un impact sur la bande passante. Personne n'a besoin de télécharger des images Windows de 4,7 Go sur son OneDrive.

• Autoriser la synchronisation uniquement sur les dispositifs reliés à un domaine

Stockage

• Combien de stockage par défaut en Go voulez-vous donner à vos utilisateurs ? Si vous commencez à déployer OneDrive dans votre organisation, et que vous avez un chargement relativement faible, vous pouvez choisir de fixer cette valeur à 5 ou 10 Go.
• Nombre de jours pour conserver les fichiers dans OneDrive après qu'un compte d'utilisateur soit marqué pour la suppression. 365 jours, c'est une suggestion. C'est un choix libre. La valeur par défaut est de 30 jours.

Accès aux dispositifs

• Autoriser l'accès uniquement à partir de certains emplacements d'adresses IP.
• Gestion des applications mobiles.

Vous pouvez commencer par l'approche du MAM (Mobile Application Management) en configurant spécifiquement votre OneDrive. Toutefois, nous recommandons de le faire dans un contexte plus large et pour toutes les applications Microsoft 365.

Aussi : Outlook, Word, Excel, PowerPoint, Teams,...

Conformité

• Les paramètres de conformité sont un lien vers le Security Le Centre de conformité, qui s'occupe de la protection des données. Nous reviendrons sur ces détails dans un prochain blog.

Notifications

• Ici, vous pouvez configurer les notifications que les propriétaires reçoivent par e-mail lorsque l'une de ces 3 notifications se produit. Il est très utile de garder le contrôle et de comprendre ce qui arrive aux données.

Embarquement moderne

Allez sur : modernonboarding/onedrivequickstartguide

Sélectionnez la manière dont vous souhaitez traiter le partage de OneDrive.

Partage externe

Exemple :

Une conception réussie va de pair avec un processus de changement minimal.

• Les utilisateurs de votre organisation ne sont pas conscients des quata que vous imposez. Qu'ils obtiennent 50GB ou 1000GB. La communication est importante !
• Si vous choisissez de ne pas partager avec des personnes extérieures , communiquez la nouvelle norme au sein de l'organisation. Et vérifiez combien de liens sont actuellement ouverts vers l'extérieur via Cloud App Security.
• Rappelez-vous également le "Known-Folder-Move" de l'étape 5 de l'article "Démarrer la gestion moderne".

A propos de l'auteur

Jasper

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