5 tips om adoptie te meten in Office 365

Office 365 kan zorgen voor een betere samenwerking, verbondenheid en structuur binnen je organisatie. Bij de keuze van cloudoplossingen binnen het eco-systeem van Microsoft kies je ook voor dagelijkse verandering. Technologie veranderd sneller en sneller, en maar goed ook.

Om goed op verandering te anticiperen wil je feiten kunnen weergeven in rapporteringen. Je wil inzichten creëren door bevragingen te doen binnen en buiten je organisatie. Je wil technische inzichten vergaren om te kunnen zien hoe een traject verloopt. Hoeveel mensen gebruik maken van diensten zoals Teams, OneDrive, Outlook, SharePoint, Planner, Yammer..

Technologie laat ons toe om de feiten te kunnen vaststellen. Feiten, waardes, meetpunten zijn belangrijk om te kunnen aftoetsen of de effort die we stoppen in gebruikerstrainingen (bijvoorbeeld) en begeleiding nodig is.

In deze blog heb ik de 5 mogelijke plaatsen neergeschreven die kunnen gebruikt worden om gebruikersadoptie binnen Office 365 te meten. Lees ook de samenvatting & conclusies onderaan.

Praktische voorbeelden:

• Hoeveel mensen gebruiken Microsoft Teams? Wat is de trend of evolutie sinds de maand er voor?
• Hoeveel mensen zijn gestopt met mailen en grijpen volledig naar Microsoft Teams?
• Kan je de evolutie meten als we minder mailen, dus meer in Teams werken op de work-life balance.
• Meeting cultuur…

1. Workplace Analytics

Weet jij aan welke taken je organisatie tijd besteed?

• Hoeveel tijd besteden we aan specifieke taken?
• Hoe geautomatiseerd zijn we eigenlijk voor taak A.

Wat is workplace analytics

Microsoft Workplace Analytics gebruikt gegevens van Office 365 om samenwerkingspatronen te identificeren die invloed hebben op de productiviteit, de effectiviteit en de betrokkenheid van de gebruikers.

Strategische aanpak

1. Analyseer & identificeer
2. Actie nemen & gedrag veranderen
3. Meet verandering
4. Herhaal deze stappen om ‘beter’ te veranderen

Workplace Analytics data

Workplace Analytics meet exchange content en zet deze in relatie met Organisatie content. Dankzij de inzichten van Exchange binnen Office 365, en data punten binnen Microsoft 365 is het mogelijk om relaties te leggen. Voorbeeld: E-mail gedrag.

Voorbeeld voorstelling Microsoft Analytics

• In het bovenstaande overzicht zie je alle ’topics’ waar de meeste vergaderingen over gehouden worden.

• In deze voorstelling zie je hoeveel vergaderingen er gehouden worden voor QBR.

• Overzicht analyse van de vergaderingen.
• 32% van onze tijd zitten we in vergaderingen.
• 36% van onze uren sturen we e-mails.
• ….

Workplace analytics gebruiken

Surf naar: https://admin.microsoft.com/AdminPortal/Home#/productivityscore

Activeer de score door op enable te klikken. Gebruik de vernieuwe rapporten! Aan de slag via deze blog.

2. Office 365 Adoption dashboards

• Via Microsoft 365 Usage Analytics kan je via deze blog inzichten activeren die standaard in elke Office 365 tenant aanwezig zijn.

High level – executive summary

Overzicht Office 365

• Laaste maand / actief gebruik
• Aantal Exchange gebruikers
• Aantal OneDrive gebruikers vs de groei

Licentie toewijzigingen

• Welke gebruikers vs licentie.

Product gebruik Exchange

• Hieruit kan gemeten worden wat de trend is in Exchange gebruik in de omgeving.

Licentie activatie

• Licentie trends kunnen waargenomen worden.
• Gebruik van de Licentie & sublicentie is ook te bekijken.

3. Microsoft Teams Activity report in Teams Admin Center

• Te raadplegen via Teams Admin Center https://admin.teams.microsoft.com/dashboard

• Microsoft Teams gebruikers activity
• Of Teams device activity
• Teams usage/gebruik
• etc..

4. Microsoft Teams Analytics Report in Teams

• Analytics kan je raadplegen als je de eigenaar bent van het Microsoft Teams via.
• Manage Teams
• Analytics

5. Persoonlijke productiviteit met MyAnalytics

Microsofts MyAnaltics behoort niet helemaal in het rijtje. Toch heb ik dit vermeld omdat het belangrijk is dat individuen kunnen waarnemen in welke taken zij het meeste tijd stoppen. Belangrijk voor elke verandering is dat gebruikers ‘aware’ zijn van hun productiviteit die indirect invloed hebben op de globale cijfers en feiten hierboven.

• Dit rapport kan je raadplegen via: https://myanalytics.microsoft.com/?v=collaboration
• Je hebt een E5 licentie nodig. Een trial activeren kan via: deze blog.

Samenwerking

Communicatiegewoontes

Algemene gezondheid

Focustime!

Samenvatting & conclusies

• Workplace Analytics is helaas nog niet uitgebracht voor de massa. Het is een veelbelovende oplossing om meerdere organisatie factoreren in één overzicht te krijgen. Dit om echt actief bij te sturen waar er een laag gebruik is van diensten binnen Microsoft 365. Andersom het in de verf zetten waar het goed gaat.
  
• Office 365 Adoption rapporten zijn volledig gratis. En kunnen veel inzichten creëren waar effectief op gestuurd kan worden. Als je een migratie naar OneDrive uitvoert en later merkt dat er nog steeds 80% van je gebruikers op de fileserver werk. Dan kan je dankzij deze rapporteringen bijsturen.
  
• Microsoft Teams Activity rapporteringen uit het teams administrator paneel. Dit is handig voor IT-Administrators. Vaak gebeurd er niet veel met deze dashboards omdat de adoptie specialisten of transformatiemanagers deze niet in handen krijgen.
  
  Microsoft Teams Activititeiten inzichten sluit naadloos aan op Microsoft Teams Analytics rapporteringen. Deze zijn raadpleegbaar door de aangestelde personen vanuit Microsoft Teams.
  
• Persoonlijke productiviteit = Bewustwording van de feiten zoals vergaderingscultuur of mailcultuur = Awareness = de eerste stap.

• It’s all about the people. Het is niet omdat je mooie cijfers hebt in dashboards in Office 365 dat er per definitie doelen behaald zijn zoals: Een betere work-life balance. Minder e-mails, minder vergaderingen. Tussen de mensen gaan staan. Praten, en begrijpen waar technologie kan helpen, helpt. Niet andersom.

Starten met een proefopstelling voor Microsoft teams kan door een test-tenant aan te maken.

Lees ook: productivity score activeren.