365tips.be

Blogs over: Microsoft Teams, achtergronden, Intune, OneDrive, Exchange, Azure AD, Windows 10, Security, Tenant, Exchange, best-practice, tips en & tricks

Hoe Microsoft Bookings instellen zodat iedereen een afspraak kan maken in je agenda?

Wil je dat mensen een uurtje met jou kunnen boeken en een vergadering kunnen vastleggen? Dit kan zonder dat jij hier zelfs iets voor hoeft te doen.

Je kan via Microsoft Bookings automatische afspraken organiseren voor zowel fysieke als voor virtuele vergaderingen.

Hoe? Dat lees je in dit artikel.

Start met Bookings via portal.office.com

Navigeer naar portal.office.com en druk vervolgens op Bookings.

Voer je organisatiegegevens in bij de eerste inlogpoging.

Wat wil je organiseren met Microsoft Bookings?

  • Mensen moeten een afspraak kunnen maken met jou.
  • De afspraak moet via Microsoft Teams verlopen.
  • Een uurtje is prima.
  • Enkel op maandag tussen 10:00 en 12:00. En de andere dagen van 8:00 tot 17:00 en op zaterdag tussen 10:00 en 11:00.

Start vanuit het Bookingsportaal

Surf naar: https://outlook.office.com/bookings om bookings te activeren.

Demo URL: https://outlook.office365.com/owa/calendar/G32ea87f351194aa2bd6ede365f8d1323@JasperBernaers.com/bookings/

Als administrator heb je de bookings omgeving “klaargezet”. Gebruikers zijn ook in staat zonder dat ze administrator zijn om bookings te gebruiken — alleen gelden de regels van de administrator betreft integraties of bedrijfsinformatie.

Heeft je adminstrator nog niets gedaan in Bookings, omdat ie lag te slapen dan kan je Bookings zonder limitaties gebruiken. Wél met de limieten van 8:00 tot 17:00 vergaderen. Maar daar kan je rond werken in je eigen profiel. Later meer..

Allereerst heb je ‘agents’ nodig. Of medewerkers. Deze kan je toevoegen via deze directe URL: https://outlook.office.com/bookings/staff

Druk op ‘Add Staff” bovenaan.

Voeg vervolgens je leden toe via Office 365 en druk bovenaan op opslaan.

In dit voorbeeld het ik Debra toegevoegd.

Open de gebruiker waarvan je uitzonderingen wil instellen in de agenda qua beschikbaarheid.

In dit voorbeeld heb ik maandag en zaterdag aangepast. Dit kan je per dag personaliseren.

Ik heb ingeschakeld dat ALS er reeds een agenda-item in de agenda staat je dit tijdsslot kan reserveren.

Druk op opslaan.

Standaard is al héél wat geregeld door Booking zelf en hoef je niet persé iets anders te personaliseren.

Surf naar: https://outlook.office.com/bookings/bookingpage

Ik heb rood gekozen als kleur aan de rechterkant.

De url kan je kopiëren om vervolgens te publiceren als mensen je mailen. In je handtekening bijvoorbeeld. Zoals in deze blog.

Een automatische vergadering versturen

Het is mogelijk een automatische vergadering te versturen. Deze instelling kan je hier terugvinden.

Zo kan je een test uitvoeren voor een fysieke vergadering

Kopiër de URL uit je booking portaal naar een browser en test het resultaat.

Selecteer de juiste contactpersoon

Vul het formulier in en book een afspraak.

Je afspraak bevestiging komt zo binnen.

Een virtuele vergadering configureren en testen

Via outlook.office.com/bookings/services kan je diensten activeren. Ik activeerde Microsoft Teams vergaderingen om snel een Teams vergadering op te zetten.

Je kan steeds best de directe link gebruiken om te distribueren.

Voorbeeld:

Je ontvanger krijgt deze uitnodiging met een Teams-invite.

Jij ontvangt een bevestiging in je agenda + mailbox.

Organisatie uren aanpassen

Bedrijfsinformatie kan voor de volledige organisatie aangepast worden via: https://outlook.office.com/bookings/businessinformation

Véél bookings plezier! Heb je vragen? stuur een bericht in de comment! En help ook andere mensen met hun vragen.

Lees ook

Vakantiedagen toevoegen aan Outlook Agenda
Je Outlook agenda delen in Office 365
Microsoft Teams vergadering inplannen in je agenda – De enige juiste manier!
Neem meer controle over je teams-vergaderingen door chatten uit te schakelen
Externe mensen presentator maken in een teams vergadering

Over de auteur

5 1 stem
Artikelbeoordeling
Abonneer
Laat het weten als er
guest

10 Reacties
Oudste
Nieuwste Meest gestemd
Inline feedbacks
Bekijk alle reacties
Bart
1 jaar geleden

Beste,
Wanneer ik bij booking aanduid dat iemand niet kan kiezen tussen verschillende medewerkers om te boeken, krijgen we standaard de agenda te zien van een medewerker i.p.v. de agenda van mezelf (beheerder). Hoe kan ik dit veranderen?

Jef
Jef
1 jaar geleden

Als iemand in mijn agenda boekt, krijg ik de extra comment (of extra andere velden die ik definieerde) niet mee door.
Waar vind ik die info?

Joe
Joe
6 maanden geleden
Antwoord aan  Jasper

Man findet das unter https://outlook.office.com/bookings/customers > auf den Namen des Kunden in der Liste klicken > “mehr Kontaktinformationen öffnen” und dort steht es dann schön versteckt…

Veen
Veen
1 jaar geleden

Hoi, ik heb 2 vragen onder aan mijn reserveringspagina gezet, die moeten worden ingevuld. Wanneer ik nu ga proberen om te boeken, en deze 2 vragen beantwoord, zie ik deze antwoorden helemaal niet in mijn bevestiging van mijn afspraak staan. Hoe kan ik dit alsnog inzien?

Ruth
Ruth
8 maanden geleden

Hola, ¿Cómo se puede acotar el periodo de citas? Ya tengo configurado los días y horas que se pueden reservar pero necesito que a partir del 1 de Mayo ya no se pueda reservar una cita. ¿Dónde se configura?

Muchas gracias!

Annemarie
Annemarie
8 maanden geleden

Hoi Jasper, Bedankt voor je duidelijke uitleg! Ik werk zelf met meerdere agenda’s. Kun je deze in Bookings koppelen zodat mensen je hele agenda zien, inclusief alle afspraken uit verschillende agenda’s? Of kun je alleen de agenda inzichtelijk maken die gekoppeld is aan je Office account?

Clare
Clare
6 maanden geleden

Hi Jasper,

The customer is not receiving the confirmation email however, I have switched on all the settings as instructed to. Any ideas?

Jérémy
Jérémy
2 maanden geleden

Bonjour,
Tout d’abord, merci pour la création de votre site, il m’a déjà vraiment aidé ;-).

Mais malheureusement, je bute depuis un petit sur les réservations. En effet, j’aimerais proposer aux membres de mon équipe des journées de formation.
Je crée un calendrier, mais je n’arrive pas configurer les dates ou je souhaite donner les formations. Les agents peuvent réserver toutes les dates du calendrier. Pouvez-vous m’aider ?  

10
0
Zou graag je gedachten willen weten, s.v.p. laat een reactie achter.x
%d bloggers liken dit: