365tips.be

Blogs ├╝ber: Microsoft Teams, Hintergr├╝nde, Intune, OneDrive, Exchange, Azure AD, Windows 10, Security, Tenant, Exchange, bew├Ąhrte Verfahren, Tipps und & Tricks

­čôľ Tutorial: Microsoft Teams technical governance - best practice

Die Verlagerung hin zu mehr Fernarbeit hat die Nachfrage nach Microsoft Teams erheblich gesteigert. Auch wenn die Zusammenarbeit per Fernzugriff einfach zu sein scheint, stellt sie sowohl menschliche als auch technische Herausforderungen dar. Um erfolgreich zu sein, sind die richtigen Werkzeuge und eine solide governance Struktur f├╝r eine effektive Kommunikation und Zusammenarbeit in Ihrem Unternehmen unerl├Ąsslich.

In diesem Blogbeitrag stellen wir Ihnen einige Best Practices und praktische Anleitungen zur Optimierung der technischen governance innerhalb von Microsoft Teams vor. Die Umsetzung von Richtlinien und die Festlegung klarer Richtlinien ist entscheidend f├╝r die Schaffung von Struktur und Ordnung innerhalb Ihrer IT-Organisation.

Microsoft Teams ist tief integriert in das Office 365-├ľkosystem integriert und f├╝hrt die zugrunde liegenden Technologien wie Outlook, OneDrive, SharePointYammer, Stream, Staffhub, Planner, PowerBI, Maps und viele andere zusammen. Neben der Einrichtung von Teams ist es wichtig, auch OneDrive und SharePoint richtig zu konfigurieren.

Zus├Ątzlich zu diesem Blogbeitrag k├Ânnen Sie auch andere Artikel ├╝ber die Verwaltung von Dateidownloads, das Speichern von Teams-Aufzeichnungen auf OneDrive und vieles mehr lesen. Lesen Sie weiter, um zu erfahren, wie Sie governance in Microsoft Teams implementieren und Ihre Teammitglieder in die Lage versetzen, effektiv und effizient zusammenzuarbeiten.

Was ist governance im Allgemeinen?

Governance bringt Menschen, Prozesse, Technologien und Politik zusammen. Governance bietet einen umfassenden Grundstein, der Organisationen dabei hilft, gut mit Technologie umzugehen - ganz allgemein.

MenschenProzesse
TechnologienVereinbarungen / Politik

Microsoft Teams ist in diese verschiedenen Dienste integriert

Office 365 Gruppen, Security Gruppen, Mailgruppen, Verteilerlisten und gemeinsame Postf├Ącher.

1

Diese Abbildung zeigt, welche "Share"-Dienste auch in Microsoft Teams integriert sind.

1

In diesem Bild k├Ânnen Sie sehen, wo Microsoft Teams andere Office 365 Technologien ber├╝hrt.

1

Sehen Sie sich auch die vollst├Ąndige Integration in Microsoft 365 an, hier.

1. Erstellung von Gruppen und Teams, Benennung und Gastzugang

Oft verlangt Ihr Unternehmen strenge Vereinbarungen dar├╝ber, wie Computer, Drucker, Dateifreigaben und Team-Sites benannt und klassifiziert werden.

Arbeiten wir mit G├Ąsten?
K├Ânnen G├Ąste als Teammitglieder hinzugef├╝gt werden?
Wer darf teams erstellen?

Alle diese "Optionen" k├Ânnen mit Azure Active Directory (Azure AD) eingerichtet werden.

Es m├╝ssen Entscheidungen getroffen werden:

Ben├Âtigt Ihre Organisation eine bestimmte Namenskonvention f├╝r teams ?

Ben├Âtigen Team(er) die M├Âglichkeit, organisationsspezifische Klassifizierungen zu vergeben?

M├Âchten Sie die M├Âglichkeit einschr├Ąnken, G├Ąste pro Team hinzuzuf├╝gen?

M├Âchten Sie innerhalb der Organisation einschr├Ąnken, wer teams erstellen kann?

Ma├čnahmen im Anschluss an Entscheidungen:

Dokumentieren Sie die Anforderungen Ihres Unternehmens an die Erstellung, Benennung, Klassifizierung und den Gastzugang von Teams.

Planen Sie, diese Anforderungen oder Empfehlungen im Rahmen der Einf├╝hrung von Teams umzusetzen.

Kommunikation und Ver├Âffentlichung von Richtlinien, um die Teams-Nutzer ├╝ber das Verhalten zu informieren, das sie bei der Umsetzung erwarten k├Ânnen.

proposed frameworkErstellung von Gruppen und Teams, Benennung und Gastzugang

NotfallEinzelheitenAzure AD Pr├ĄmieEntscheidung
Politik der TeambenennungVerwenden Sie auf Pr├Ąfix-Suffixen basierende benutzerdefinierte Sperrw├Ârter.P1TBD
Klassifizierung der MannschaftenWeisen Sie teams Klassifizierungen zu.P1TBD
Team GastzugangErlauben Sie den G├Ąsten den TeamsNOTBD
Ein Team bildenBegrenzung der Teamerstellung f├╝r Administratoren.NOTBD
Ein Team bildenBegrenzen Sie die Bildung von Teams auf eine ausgew├Ąhlte Gruppe von Personen in der OrganisationP1TBD
Sie k├Ânnen den oben genannten Rahmen integral in die governance/policy-Dokumentation ├╝bernehmen. Entscheidungen treffen, abschlagen und technisch einrichten.

Technische Ausstattung

1. Microsoft Teams Benennungsrichtlinie

Nachfolgend finden Sie eine Richtlinie, die jeder Gruppe ein Pr├Ąfix TEAMS- gibt. So einfach ist das! Siehe 2. Bildschirmfoto.

1

2. Mannschaftswertung

Ich werde demn├Ąchst in einem separaten Blog darauf zur├╝ckkommen! Weitere technische Informationen sind bereits hier zu finden. https://docs.microsoft.com/en-us/office365 /enterprise/ powershell/manage-office-365-groups-with- powershell

3. Teamgastzugang - EIN / AUS

  • Surfen Sie zu: https://admin.teams.microsoft.com/
  • Klicken Sie auf Einstellungen f├╝r die gesamte Organisation
  • Klicken Sie auf Gastzugang
  • Schalten Sie den Gastzugang EIN oder AUS.
1

3. Teams Deaktivieren Sie den Gastzugang nach Team

Bei Microsoft Teams governance geht es oft um Gastzug├Ąnge. M├Âchten Sie zum Beispiel den Gastzugang f├╝r ein Team deaktivieren? Zum Beispiel, weil es sich um ein Team handelt, das nur intern verwendet wird. Zum Beispiel: Kommunikationsabteilung, Personalabteilung, IT, HR, Lohnbuchhaltung. Dann f├╝hren Sie die folgenden Schritte aus, um den Gastzugang f├╝r ein Team zu deaktivieren. Nat├╝rlich k├Ânnen Sie dies auch automatisieren mit PowerShell oder ├╝ber eine Vorlage, die beim Erstellen eines Teams bereitgestellt wird.

  • Rufen Sie ├╝ber das Verwaltungszentrum die Administrationsoberfl├Ąche SharePoint auf. https://admin.microsoft.com
  • Standorte ausw├Ąhlen, Aktive Standorte
  • W├Ąhlen Sie das gew├╝nschte Team
  • Klicken Sie auf Politik
  • Externe Freigabe
Microsoft Teams governance  Gesamte Organisation
  • W├Ąhlen Sie eine dieser 4 Optionen:
  • Alle
  • Neue und bestehende G├Ąste
  • Nur f├╝r bereits bestehende G├Ąste
  • Nur Personen in der Organisation
1

4. Team erstellen - f├╝r Administratoren

5. Teams erstellen - f├╝r bestimmte Gruppen

2. Verfallsdatum, Aufbewahrung und Archivierung von Gruppen und teams

Um eine angemessene Microsoft Teams governance Richtlinie einzurichten, ist es ratsam, eine Aufbewahrungsrichtlinie zu erstellen. In Ihrer Organisation gibt es wahrscheinlich Anforderungen f├╝r die Festlegung von Richtlinien f├╝r das Auslaufen, die Aufbewahrung und Archivierung von teams und Teamdaten (Channel-Nachrichten und Channel-Dateien). Sie k├Ânnen Teams (Sites) ablaufen lassen und automatisch einen Team-Lebenszyklus anwenden.

Aufbewahrungsrichtlinien zur Aufbewahrung oder L├Âschung von Informationen k├Ânnen ebenfalls durchgesetzt werden. Teams archiviert sowie eine Option (auf Nur-Lese-Modus eingestellt), um eine Point-in-Time-Ansicht eines nicht mehr aktiven Teams anzuzeigen.

Entscheidungen zu treffen:

Welches ist das Verfallsdatum f├╝r die Organisation eines Teams?

Welche speziellen Richtlinien zur Datenaufbewahrung gelten f├╝r teams ?

Erwartet Ihre Organisation die M├Âglichkeit, inaktive teams zu archivieren. Oder den Inhalt in einem schreibgesch├╝tzten Modus anzuzeigen?

Nach den Entscheidungen durchzuf├╝hrende Ma├čnahmen:

Dokumentieren Sie die Anforderungen Ihrer Organisation f├╝r das Auslaufen (Verfall) von teams, die Datenaufbewahrung und die Archivierung.

Planen Sie, diese Empfehlungen im Rahmen der Einf├╝hrung von Teams umzusetzen.

Kommunikation und Ver├Âffentlichung einer Richtlinie zur Information der Teams-Nutzer ├╝ber das Verhalten auf der Plattform.

proposed frameworkVerfallsdatum, Aufbewahrung und Archivierung von Gruppen und teams

NotfallEinzelheitenAzure AD Pr├Ąmie Entscheidung
Politik des VerfallsdatumsVerwalten Sie den Lebenszyklus von Office 365-Gruppen (und auch Teams), indem Sie eine Verfallsrichtlinie festlegen.P1TBD
AufbewahrungspolitikBewahren Sie Daten f├╝r einen bestimmten Zeitraum auf oder l├Âschen Sie sie, indem Sie die Aufbewahrungsrichtlinie f├╝r teams im Security & compliance center festlegen. Hinweis: F├╝r diese Funktion ist eine Lizenz f├╝r Office 365 Enterprise E3 oder h├Âher erforderlich.
 
NO, O365 E3 oder h├Âher.TBD
Archivierung und Wiederherstellung teamsArchivieren Sie ein Team, wenn es nicht mehr aktiv ist, Sie es aber aus Gr├╝nden der Einhaltung von Vorschriften aufbewahren oder in Zukunft reaktivieren m├Âchten.NOTBD
3 Vereinbarungen, die Sie nach der Entscheidungsrunde abklopfen und aufschreiben k├Ânnen. Organisation tr├Ągt so GO.

Technische Ausstattung

1. Politik des Verfallsdatums

Microsoft Teams governance f├╝r den Lebenszyklus von Office 365-Gruppen (und auch Teams) durch Festlegung einer Verfallsrichtlinie.

  • Rufen Sie das Azure-Portal auf. https://portal.azure.com
  • W├Ąhlen Sie Azure Active Directory
  • Klicken Sie auf Gruppen und dann auf Verfallsdatum.
  • In dieser Konfiguration habe ich die Lebensdauer der Gruppe auf 30 Tage festgelegt.
  • Sie k├Ânnen zum Beispiel feste Teamstandorte ausschlie├čen, aber Projektstandorte in den Zyklus einbeziehen.
1

2. Aufbewahrungspolitik

Bewahren Sie Daten f├╝r einen bestimmten Zeitraum auf oder l├Âschen Sie sie, indem Sie die Aufbewahrungsrichtlinie f├╝r teams im Security & compliance center festlegen. Hinweis: F├╝r diese Funktion ist eine Lizenz f├╝r Office 365 Enterprise E3 oder h├Âher erforderlich.

1
  • 7 Jahre. Standard.
1
  • W├Ąhlen Sie Teams Kan├Ąle
  • W├Ąhlen Sie Teams Chat-Nachrichten
  • Es ist ratsam, f├╝r alle Standorte eine eigene Aufbewahrungsrichtlinie zu erstellen. (Au├čer f├╝r Gruppen und Kan├Ąle - diese wurden bereits erstellt)
1
  • Erstellen Sie diese Richtlinie.
1

Weitere Informationen: Docs.microsoft.com

3. Archivieren und Wiederherstellen teams

Archivieren Sie ein Team, wenn es nicht mehr aktiv ist, Sie es aber aus Gr├╝nden der Einhaltung von Vorschriften aufbewahren oder in Zukunft reaktivieren m├Âchten.

Microsoft Teams gel├Âscht? wiederherstellen kann leicht ├╝ber diesen Blog getan werden.

4. Pr├╝fen Sie unbenutzte Teams

├ťberpr├╝fen Sie ungenutzte teams ├╝ber admin.teams.microsoft.com oder ├╝ber Office 365 Groups und Teams Activity Report. Zur w├Âchentlichen oder monatlichen ├ťberpr├╝fung von Zugriffen und Nutzung.

5. Externe Anwendungen einschr├Ąnken

├ťber das Kontrollpanel von Cloud App Security k├Ânnen Sie sehen, ob eine Anwendung eines Drittanbieters mit den modernen Vorschriften konform ist und die Standards f├╝r den Personen- und Datenschutz einh├Ąlt. (GDPR)

737+ Microsoft Teams Anwendungen sind in dieser Testumgebung standardm├Ą├čig erlaubt. Wenn Sie den Finger auf Anwendungen legen m├Âchten, die Sie in der Umgebung nicht sehen m├Âchten, k├Ânnen Sie die Anwendung hier einzeln sperren. Das Deaktivieren von Anwendungen kann ├╝ber diesen Blog erfolgen.

6. Teams automatische Freigabe mit Access Reviews

Teams die nicht genutzt werden, k├Ânnen automatisch gel├Âscht werden, indem die Eigent├╝mer gefragt werden, ob sie damit einverstanden sind. Eine ausf├╝hrliche Erkl├Ąrung dazu finden Sie hier. Governance Microsoft Teams automatische Bereinigung ├╝ber Access Review

1

3. Beginn der Verlagerung von Dokumenten zur Zusammenarbeit auf einer Plattform

Office 365 basiert auf Strategien, die wir allzu oft in Frage stellen. Schlie├člich ist OneDrive ein Ort, an dem Endnutzer ihre Dateien aufbewahren k├Ânnen. SharePoint Organisation schafft Verbundenheit und Microsoft Teams ist die Drehscheibe f├╝r die Zusammenarbeit.

1. OneDrive

OneDrive ist ein Ort, an dem pers├Ânliche Dokumente abgelegt werden. Onedrive selbst braucht nicht viel Einrichtung. Fr├╝her hatten wir private Laufwerke, jetzt haben wir OneDrive. Nur dieses OneDrive erm├Âglicht eine h├Âhere Flexibilit├Ąt bei der gemeinsamen Nutzung.

Pers├Ânliche Daten, Kundendaten geh├Âren nicht auf OneDrive. Auf der Grundlage der Unternehmensrichtlinien ist es am besten, Vorkehrungen zu treffen, um dies festzuhalten. Technisch gesehen kann der Informationsschutz auch dazu verwendet werden, um sicherzustellen, dass Dateien nicht von Dritten geteilt werden k├Ânnen.

2. SharePoint

SharePoint ist der zentrale Ort f├╝r Organisationen, an dem Daten und Informationen abgelegt werden, so dass jeder jederzeit Zugriff auf aktuelle Dokumente oder organisatorische Informationen hat. In modernen, flachen Strukturen empfiehlt es sich, wichtige Informationen unter SharePoint unterzubringen, die f├╝r die gesamte Organisation transparent sind.

3. Microsoft Teams

Microsoft Teams kann nach Abteilung, Art der Zusammenarbeitsgruppe oder nach Abteilung eingerichtet werden. Die Gesamtstruktur an sich ist f├╝r die Organisation nicht wichtig. In der traditionellen IT-Organisation werden oft hierarchische Strukturen verwendet, um Teams ├╝berschaubar zu halten.

Es ist praktisch, eine logische, verst├Ąndliche Struktur zu haben, die in jeder Organisation eingesetzt werden kann.
Oh ja, Microsoft Teams wird von den gr├Â├čten Tech-Giganten wie: Accenture, Continental AG, Ernst & Young, Pfizer und SAP. Sie alle haben ├╝ber 100.000 Benutzer. Quelle.

  • Abteilungsseiten f├╝r die Abteilungen
  • Projektstandorte f├╝r Kurzprojekte
  • Strukturelle Grundlagen wie: HR, Management,.

Organisatorische Regelungen

Haben Sie als Organisation viele teams? Dann setzen Sie immer zwei Verantwortliche in jedes Team ein. Wenn einer der Verantwortlichen nicht anwesend ist oder die Organisation verl├Ąsst, k├Ânnen Sie ohne betriebliche Auswirkungen weiterarbeiten.

F├╝gen Sie G├Ąste zu teams hinzu, bei denen Sie beschlossen haben, dass dies in Ordnung ist. Erlauben Sie G├Ąsten keinen Zugriff auf wichtige interne teams. Eine Namenskonvention kann helfen oder ein Pr├Ąfix vor oder ein Suffix nach dem Teamnamen.

Ernennen Sie Verwaltungsangestellte, die von Zeit zu Zeit die G├Ąste und die Eing├Ąnge kontrollieren, damit immer alles in Ordnung bleibt.

Allgemeine Anweisungen

Microsoft Teams Termine sind f├╝r jedes Unternehmen von entscheidender Bedeutung.

Dokumentieren Sie die spezifischen Anforderungen Ihrer Organisation f├╝r eine m├Âgliche Einschr├Ąnkung der Teams Funktionen auf der tenant- und Benutzerebene. Dies ist v├Âllig unabh├Ąngig von den oben beschriebenen Punkten.

Legen Sie die beiden Rahmen f├╝r die Schaffung und Beibehaltung von Arbeitspl├Ątzen zum Wohle der Organisation fest. Stellen Sie Technologie nur dann bereit, wenn sie ben├Âtigt wird. Warten Sie mit der Bereitstellung nicht, bis es zu sp├Ąt ist. Versuchen Sie, die Grenzen von Teams zu ber├╝cksichtigen.

Kommunizieren und ver├Âffentlichen Sie die vollst├Ąndige Richtlinie, um die Teams -Nutzer ├╝ber das Verhalten zu informieren, das sie nach der Umsetzung Ihrer Ma├čnahmen erwarten k├Ânnen.

Jetzt ist die Zeit f├╝r Teams Vorlagen oder Messbarkeit der teams Umsetzung durch diese Blogs.

Tagged: , , , , , , , , , , , , , , ,
0 0 Abstimmung
Produktbewertung
Abonnieren
Teilen Sie uns mit, ob es
Gast

0 Kommentare
Inline-R├╝ckmeldungen
Alle Kommentare anzeigen
0
Ich w├╝rde gerne wissen, was ihr denkt, hinterlasst einen Kommentar.x