📖 Tutorial: Microsoft Teams technical governance - best practice

Der Trend zu mehr Fernarbeit hat die Nachfrage nach Microsoft Teams deutlich erhöht. Die Zusammenarbeit aus der Ferne scheint zwar einfach zu sein, stellt aber sowohl menschliche als auch technische Herausforderungen dar. Um erfolgreich zu sein, sind die richtigen Werkzeuge und eine solide governance Struktur für eine effektive Kommunikation und Zusammenarbeit innerhalb deines Unternehmens unerlässlich.

In diesem Blogbeitrag stellen wir einige Best Practices und praktische Anleitungen vor, um die technische governance innerhalb von Microsoft Teams zu optimieren. Die Umsetzung von Richtlinien und die Festlegung klarer Vorgaben sind entscheidend, um Struktur und Ordnung in deiner IT-Organisation zu schaffen.

Microsoft Teams ist tief in das Office 365-Ökosystem integriert und bringt die zugrunde liegenden Technologien wie Outlook, OneDrive, SharePoint, Yammer, Stream, Staffhub, Planner, PowerBI, Maps und viele mehr zusammen. Neben der Einrichtung von Teams ist es wichtig, auch OneDrive und SharePoint richtig zu konfigurieren.

Zusätzlich zu diesem Blogbeitrag kannst du dir auch andere Artikel über die Verwaltung von Dateidownloads, das Speichern von Teams-Aufzeichnungen auf OneDrive und vieles mehr ansehen. Lies weiter, um zu erfahren, wie du technische governance in Microsoft Teams implementierst und deinen Teammitgliedern eine effektive und effiziente Zusammenarbeit ermöglichst.

Was ist governance im Allgemeinen?

Governance bringt Menschen, Prozesse, Technologien und Politik zusammen. Governance bietet einen umfassenden Grundstein, der Organisationen dabei hilft, gut mit Technologie umzugehen - ganz allgemein.

Microsoft Teams ist in diese verschiedenen Dienste integriert

Office 365 Gruppen, Security Gruppen, Mailgruppen, Verteilerlisten und gemeinsame Postfächer.

Diese Abbildung zeigt, welche "Share"-Dienste auch in Microsoft Teams integriert sind.

In diesem Bild können Sie sehen, wo Microsoft Teams andere Office 365 Technologien berührt.

Sehen Sie sich auch die vollständige Integration in Microsoft 365 an, hier.

1. Erstellung von Gruppen und Teams, Benennung und Gastzugang

Oft verlangt Ihr Unternehmen strenge Vereinbarungen darüber, wie Computer, Drucker, Dateifreigaben und Team-Sites benannt und klassifiziert werden.

Arbeiten wir mit Gästen?
Können Gäste als Teammitglieder hinzugefügt werden?
Wer darf teams erstellen?

Alle diese "Optionen" können mit Azure Active Directory (Azure AD) eingerichtet werden.

Es müssen Entscheidungen getroffen werden:

Benötigt Ihre Organisation eine bestimmte Namenskonvention für teams ?

Benötigen Team(er) die Möglichkeit, organisationsspezifische Klassifizierungen zu vergeben?

Möchten Sie die Möglichkeit einschränken, Gäste pro Team hinzuzufügen?

Möchten Sie innerhalb der Organisation einschränken, wer teams erstellen kann?

Maßnahmen im Anschluss an Entscheidungen:

Dokumentieren Sie die Anforderungen Ihres Unternehmens an die Erstellung von Teams, die Namensgebung, die Klassifizierung und den Gastzugang.

Planen Sie, diese Anforderungen oder Empfehlungen im Rahmen der Einführung von Teams umzusetzen.

Kommunikation und Veröffentlichung von Richtlinien, um die Teams-Nutzer über das Verhalten zu informieren, das sie bei der Umsetzung erwarten können.

proposed frameworkErstellung von Gruppen und Teams, Benennung und Gastzugang

Technische Ausstattung

1. Microsoft Teams Benennungsrichtlinie

• Rufen Sie das Azure-Portal auf. https://portal.azure.com
• Wählen Sie Azure Active Directory
• Klicken Sie auf Gruppen, dann auf NamingPolicy oder Benennungsrichtlinie.

Nachfolgend eine Richtlinie, die jeder Gruppe ein Präfix TEAMS- gibt. So einfach ist das! Siehe 2. Bildschirmfoto.

2. Klassifizierung der Mannschaften

Ich werde demnächst in einem eigenen Blog darauf zurückkommen! Weitere technische Informationen finden Sie bereits hier. https://docs.microsoft.com/en-us/office365/enterprise/powershell/manage-office-365-groups-with- powershell

3. Teamgastzugang - EIN / AUS

• Surfen Sie zu: https://admin.teams.microsoft.com/
• Klicken Sie auf Einstellungen für die gesamte Organisation
• Klicken Sie auf Gastzugang
• Schalten Sie den Gastzugang EIN oder AUS.

3. Teams Deaktivieren Sie den Gastzugang nach Team

Microsoft Teams governance startet oft um Gastzugänge. Möchten Sie zum Beispiel den Gastzugang für ein Team deaktivieren? Weil es sich um ein Team handelt, das zum Beispiel nur intern verwendet wird. Zum Beispiel: Kommunikationsabteilung, Personalabteilung, IT, HR, Lohnbuchhaltung. Führen Sie dann die folgenden Schritte aus, um den Gastzugang für ein Team zu deaktivieren. Natürlich können Sie dies automatisieren mit PowerShell oder über eine Vorlage, die bei der Erstellung eines Teams bereitgestellt wird.

• Surfe vom Admin-Center aus zum SharePoint Administrator-Panel. https://admin.microsoft.com
• Standorte auswählen, Aktive Standorte
• Wählen Sie das gewünschte Team
• Klicken Sie auf Politik
• Externe Freigabe

• Wählen Sie eine dieser 4 Optionen:
• Alle
• Neue und bestehende Gäste
• Nur für bereits bestehende Gäste
• Nur Personen in der Organisation

4. Team erstellen - für Administratoren

• Teams Die Erstellung von Blöcken für alle kann über diesen zuvor geschriebenen Blogbeitrag erfolgen .

5. Teams erstellen - für bestimmte Gruppen

• Teams Die Erstellung von Blöcken für alle, aber für eine kleine Gruppe, kann über diesen Blogpost erfolgen .

2. Verfallsdatum, Aufbewahrung und Archivierung von Gruppen und teams

Um eine angemessene Microsoft Teams governance Richtlinie einzurichten, ist es ratsam, eine Aufbewahrungsfrist einzurichten. Wahrscheinlich gibt es in Ihrer Organisation Anforderungen für die Festlegung von Richtlinien für das Auslaufen, die Aufbewahrung und die Archivierung von teams und Teamdaten (Kanalnachrichten und Kanaldateien). Sie können Teams (Sites) auslaufen lassen und automatisch einen Team-Lebenszyklus anwenden.

Es können auch Aufbewahrungsrichtlinien für die Beibehaltung oder Löschung von Informationen durchgesetzt werden. Teams ist eine Archivierung sowie eine Option (im schreibgeschützten Modus), um eine zeitpunktbezogene Ansicht eines Teams anzuzeigen, das nicht mehr aktiv ist.

Entscheidungen zu treffen:

Welches ist das Verfallsdatum für die Organisation eines Teams?

Welche speziellen Richtlinien zur Datenaufbewahrung gelten für teams ?

Erwartet Ihre Organisation die Möglichkeit zur Archivierung inaktiver teams . Oder den Inhalt in einem schreibgeschützten Modus anzeigen?

Nach den Entscheidungen durchzuführende Maßnahmen:

Dokumentieren Sie die Anforderungen Ihrer Organisation für das Auslaufen (Verfall) von teams, die Datenaufbewahrung und die Archivierung.

Planen Sie, diese Empfehlungen im Rahmen der Einführung von Teams umzusetzen.

Kommunizieren und veröffentlichen Sie eine Richtlinie, um Teams-Nutzer über das Verhalten auf der Plattform zu informieren.

proposed frameworkVerfallsdatum, Aufbewahrung und Archivierung von Gruppen und teams

Technische Ausstattung

1. Politik des Verfallsdatums

Microsoft Teams governance für den Lebenszyklus von Office 365-Gruppen (und auch Teams) durch Festlegung einer Verfallsrichtlinie.

• Rufen Sie das Azure-Portal auf. https://portal.azure.com
• Wählen Sie Azure Active Directory
• Klicken Sie auf Gruppen und dann auf Verfallsdatum.
• In dieser Konfiguration habe ich die Lebensdauer der Gruppe auf 30 Tage festgelegt.
• Sie können zum Beispiel feste Teamstandorte ausschließen, aber Projektstandorte in den Kreislauf einbeziehen.

2. Aufbewahrungspolitik

Speichern oder löschen Sie Daten für einen bestimmten Zeitraum, indem Sie die Aufbewahrungsrichtlinie für teams im Security & compliance center festlegen. Hinweis: Für die Nutzung dieser Funktion ist eine Lizenz für Office 365 Enterprise E3 oder höher erforderlich.

• Los geht's! Offen: https://protection.office.com/retention
• Klicken Sie auf Erstellen
• Geben Sie Ihrer Police einen schönen Namen
• Weiter

• 7 Jahre. Standard.

• Wählen Sie Teams Kanäle
• Wählen Sie Teams Chat-Nachrichten
• Es ist ratsam, für alle Standorte eine eigene Aufbewahrungsrichtlinie zu erstellen. (Außer Gruppen und Kanäle - diese wurden bereits erstellt)

• Erstellen Sie diese Richtlinie.

Weitere Informationen: Docs.microsoft.com

3. Archivierung und Wiederherstellung teams

Archivieren Sie ein Team, wenn es nicht mehr aktiv ist, Sie es aber aus Gründen der Einhaltung von Vorschriften aufbewahren oder in Zukunft reaktivieren möchten.

• Surfen Sie zu: https://outlook.office.com/ecp/
• Finden Sie Ihr Team zur Wiederherstellung
• Klicken Sie auf Wiederherstellen

Microsoft Teams gelöscht? wiederherstellen kann leicht über diesen Blog getan werden.

4. Unbenutzt prüfen Teams

Überprüfen Sie ungenutzte teams über admin.teams.microsoft.com oder über Office 365 Groups und Teams Activity Report. Für wöchentliche oder monatliche Kontrollen der Zugriffe und der Nutzung.

5. Externe Anwendungen einschränken

Über das Kontrollpanel von Cloud App Security können Sie sehen, ob eine Anwendung eines Drittanbieters mit den modernen Vorschriften übereinstimmt und die Standards des Personen- und Datenschutzes einhält. (GDPR)

737+ Microsoft Teams Anwendungen sind in dieser Testumgebung standardmäßig erlaubt. Wenn Sie den Finger auf Anwendungen legen wollen, die Sie nicht in der Umgebung sehen möchten, können Sie die Anwendung hier einzeln sperren. Das Deaktivieren von Anwendungen kann über diesen Blog erfolgen.

6. Teams automatische Freigabe mit Access Reviews

Teams die nicht genutzt werden, können automatisch gelöscht werden, indem die Eigentümer gefragt werden, ob sie damit einverstanden sind. Eine ausführliche Erklärung dazu finden Sie hier. Governance Microsoft Teams automatische Bereinigung über Access Review

3. Starten Sie die Verlagerung von Dokumenten zur Zusammenarbeit auf einer Plattform

Office 365 basiert auf Strategien, die wir allzu oft in Frage stellen. Schließlich ist OneDrive ein Ort, an dem die Endnutzer/innen ihre Dateien aufbewahren können. SharePoint Organisation schafft Verbundenheit und Microsoft Teams ist die Drehscheibe für Zusammenarbeit.

1. OneDrive

OneDrive ist ein Ort, an dem persönliche Dokumente abgelegt werden. Onedrive selbst muss nicht großartig eingerichtet werden. Früher hatten wir private Laufwerke, jetzt haben wir OneDrive. Nur dieses OneDrive ermöglicht eine höhere Flexibilität bei der gemeinsamen Nutzung.

Persönliche Daten, Kundendaten gehören nicht auf OneDrive. Je nach der Politik der Organisation ist es am besten, Vorkehrungen zu treffen, um dies zu dokumentieren. Technisch gesehen kann der Informationsschutz auch dazu dienen, sicherzustellen, dass Dateien nicht von Dritten genutzt werden können.

2. SharePoint

SharePoint ist der zentrale Ort für Unternehmen, an dem Daten und Informationen abgelegt werden, so dass jeder jederzeit Zugriff auf aktuelle Dokumente oder Unternehmensinformationen hat. In modernen flachen Strukturen empfiehlt es sich, wichtige Informationen unter SharePoint unterzubringen, die für die gesamte Organisation transparent sind.

3. Microsoft Teams

Microsoft Teams kann nach Abteilung, Art der Zusammenarbeitsgruppe oder nach Abteilung eingerichtet werden. Die Gesamtstruktur an sich ist für die Organisation nicht wichtig. Die herkömmliche IT-Organisation ist oft hierarchisch aufgebaut, um Teams überschaubar zu halten.

Es ist praktisch, eine logische, verständliche Struktur zu haben, die in jeder Organisation eingesetzt werden kann.
Ach ja, Microsoft Teams wird von den größten Tech-Giganten verwendet, wie z. B.: Accenture, Continental AG, Ernst & Young, Pfizer und SAP. Sie alle haben über 100.000 Nutzer. Quelle.

• Abteilungsseiten für die Abteilungen
• Projektstandorte für Kurzprojekte
• Strukturelle Grundlagen wie: HR, Management,.

Organisatorische Regelungen

Haben Sie als Organisation viele teams? Setzen Sie dann immer zwei Besitzer in jedes Team ein. Wenn einer der Eigentümer nicht anwesend ist oder das Unternehmen verlässt, können Sie ohne betriebliche Auswirkungen weiterarbeiten.

Fügen Sie Gäste zu teams hinzu, wenn Sie es für richtig halten. Erlauben Sie Gästen keinen Zugang zu wichtigen internen teams. Eine Namenskonvention oder ein Präfix vor oder ein Suffix nach dem Teamnamen können helfen.

Ernennen Sie Verwaltungsangestellte, die von Zeit zu Zeit die Gäste und die Eingänge kontrollieren, damit immer alles in Ordnung bleibt.

Allgemeine Anweisungen

Microsoft Teams Termine sind für jedes Unternehmen von entscheidender Bedeutung.

Dokumentieren Sie die spezifischen Bedürfnisse Ihrer Organisation für eine mögliche Einschränkung der Teams Funktionen auf der tenant- und Benutzerebene. Dies ist völlig unabhängig von den oben beschriebenen Punkten.

Schreiben Sie die beiden Rahmen für die Schaffung und Beibehaltung von Arbeitsplätzen zum Wohle der Organisationaus. Stellen Sie Technologie nur dann bereit, wenn sie benötigt wird. Warten Sie mit der Einrichtung nicht, bevor es zu spät ist. Versuchen Sie, die Grenzen von Teams zu berücksichtigen .

Kommunizieren und veröffentlichen Sie die vollständige Richtlinie, um die Teams-Nutzer über das Verhalten zu informieren, das sie nach der Umsetzung Ihrer Maßnahmen erwarten können.

Jetzt ist die Zeit für Teams Vorlagen oder Messbarkeit der teams Umsetzung durch diese Blogs.

Über den Autor

Jasper

Willkommen bei 365tips.be. Auf dieser Website findest du Artikel und Erfahrungen zu Office 365 mit Schwerpunkt auf Microsoft Teams. Du kannst mir gerne eine Frage stellen und ich werde sie in einem Blogbeitrag beantworten. Hilf auch anderen, indem du Kommentare am Ende der Artikel hinterlässt. Dieser Blog wird auf Niederländisch erstellt. Die mehrsprachige Website wird mit bestmöglicher maschineller Übersetzung angeboten.

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