Vergelijking: Wat zijn de grote verschillen tussen Office 365 en Google Suite?

Office 365 en GSuite of de vroegere Google Apps for business zijn niet eenvoudig te vergelijken. Een waardevolle inhoudelijke vergelijking kan je alvast via Cumulusit vinden of op Yooker.nl. Enkele toevoegingen geef ik graag mee in deze blog.

Licentie vergelijking tussen Gsuite en Office 365

Als je kijkt naar de grote verschillen tussen Gsuite dan zul je ongetwijfeld zien dat de beide partijen een samenwerkingsplatform aanbieden; Microsoft met Microsoft Teams, Exchange(outlook), SharePoint, Onedrive. En Google met Hangouts, Gmail en Google Drive.

Waar ligt de meerwaarde van Microsoft 365?

De meerwaarde van Microsoft ligt voornamelijk in de ‘inclusie’ of integratie van de meerdere lagen. Als we kijken naar bovenstaande afbeelding dan zie je voornamelijk dat Google zich richt tot het samenwerkingsplatform. En dat doen ze goed. Alleen heb je op je Windows computers vandaag de dag Windows 10 draaien. en zijn er extra mogelijkheden om deze makkelijk Microsoft Windows diensten en features te integreren in Office 365.

Deze onderstaande 16 pijlers bracht ik eerder in een voorgaande blog.

1. Naast Office 365 met Exchange voor e-mail, Teams voor bellen, samenwerken op bestanden zijn de samenwerkings mogelijkheden bijna hetzelfde. Nu spreken we meer over de vergelijking van Office 365 en GSuite.
2. Computers automatisch uitrollen met Intune kan je ook realiseren met Microsoft, dit zit in de EM+S stack vervat, die dan weer vervat zit in M365 E3.
3. Toestellen beheren met mobile-device-management voor Windows, MacOSX of Android is inbegrepen in M365 E3, E5, F1,..
4. Office 365 ProPlus is een meerwaarde als je graag met een mail-client werkt. Dit missen GSuite gebruikers vaak.
5. De nieuwe Microsoft Edge Browser kan je integreren, gebruiken om favorieten, wachtwoorden en instellingen te syncen tussen meerdere computers binnen Microsoft of Office 365.
6. Inloggen en gebruikers authenticatie op het hoogste niveau kan je integreren met Azure AD. Dit geeft het voordeel dat je niet steeds opnieuw moet beginnen bij elke computer die je gebruikt.
7. Third-party applicaties kan je inpluggen en automatisch uitrollen binnen Microsoft 365 naar alle computers. Handig voor centraal beheer.
8. Bestanden kan je raadplegen in Microsoft Teams, persoonlijke bestanden in OneDrive, organisatie documenten in SharePoint.
9. Documenten in het algemeen passen in Office 365, maar deze passen even goed in Gsuite.
10. On-premises applicaties kan je ‘integreren’ in het Office 365 landschap. Dit is relatief makkelijker dan in Google AWS. Omdat dit hetzelfde platform is.
11. Gebruikers zijn vaak al 80% ondergedompeld met Microsoft technologie. Dan is de keuze vrijwel snel gemaakt.
12. Documenten extra veilig maken kan makkelijk met Microsoft Security.
13. Mobiele toestellen of mobiele applicaties beheren kan ervoor zorgen dat je werkplaats veiliger zal worden.
14. Processen kunnen geautomatiseerd worden binnen Office 365 of Microsoft 365.
15. Een intranet kan je bouwen op Microsoft SharePoint of Teams.
16. Bouw een digitale werkplaats, denk in naam van de organisatie doelen en maak op basis van de strategie keuzes. Best niet te technisch.

Waar ligt de meerwaarde van Google Suite?

1. Mailtjes zoeken in Exchange Online of outlook… frustrerend soms. Google slaagt er enorm in om de zoekbaarheid binnen Gmail supersnel en goed te doen werken.
2. De prijs ligt uiteraard redelijk gelijk. Toch als je de juiste featureset vergelijkt.
3. Google GSuite kan een voordeel zijn als je veel besturingssystemen door mekaar gebruikt zoals Mac OSX, Windows, Linux. Al is er vandaag de dag ook voor elke GSuite ‘vraagstuk’ in de webbrowser een Microsoft antwoord.
4. Gsuite is gemaakt met het oogpunt op samenwerken, en is gegroeid tot waar het vandaag staat. Microsoft heeft oplossingen samengesmolten tot vandaag de dag Microsoft Teams.
5. eDiscovery, e-mail archiving en legal-hold is zeer eenvoudig en goedkoper in Gsuite.
6. Google Apps online is zeer strak en snel in gebruik.
7. Google apps is 100% Cloud.
8. Op 15 juli heeft google een meer geïntegreerde oplossing aangekondigd die start vanuit de mailbox en Chat, Video, documenten bewerken delen in het algemeen samenwerken bevorderd.

De conclusie

Het doel is bepalend voor de keuze tussen Gsuite & Office 365. Wat wil je bereiken? Wat heb je nodig?

Om de keuze goed te maken is het belangrijk een oefening te doen die beschrijft wat de technologische en functionele noden zijn binnen je werkplaats. Waar wil je naar toe als organisatie. Waar loopt het vandaag moeilijk. Als je alle pijnpunten maar ook de opportuniteiten voor je organisatie op papier hebt is het tijd om je digitaliseringstraject op te starten en een globale mapping te maken met de nodige technologische keuzes. Uiteraard is het aangeraden de toekomstplannen van Google of Microsoft mee op te nemen. Zijn beide partijen klaar voor de versnelde digitale wereld?