Vervaldatum, retentie en archivering van groepen en teams – deel 2

Vervaldatum, retentie en archivering van groepen en teams – deel 2

Om een goed Microsoft Teams governance beleid in te richten is het belangrijk om retentie in te regelen. Je organisatie heeft waarschijnlijk vereisten voor het instellen van beleid voor het verlopen, bewaren en archiveren van teams en teamgegevens (kanaalberichten en kanaalbestanden). Je kan team(sites) laten verlopen en automatisch een levenscyclus van een team toepassen. Ook bewaarbeleid om informatie te behouden of te verwijderen kan afgedwongen worden. Teams archiveren is evenals een mogelijkheid (instellen op alleen-lezen modus) om een point-in-time weergave van een team dat niet langer actief is te bekijken. Het is niet altijd makkelijk om te starten met governance in Teams, met deze redenen heb ik dit beslissingskader en suggesties qua inrichting gemaakt. Naast Microsoft Teams Governance kom je ook in contact met SharePoint Governance en OneDrive Governance.

Beslissingen om te nemen:

  • Wat is de organisatie gedragen vervaldatum voor een team?
  • Wat is het specifiek gegevensbewaarbeleid dat op teams moet worden toegepast?
  • Verwacht je organisatie de mogelijkheid om inactieve teams te archiveren. Of de inhoud in een alleen-lezen-modus te laten zien?

Acties uit te voeren na de beslissingen:

  • Documenteer de requirements van je organisatie voor het verlopen (expiration) van teams, het bewaren van gegevens en archivering.
  • Plan om deze aanbevelingen te implementeren als onderdeel van de uitrol van Teams.
  • Communiceer en publiceer een beleid om Teams-gebruikers te informeren over de gedragingen van het platform. Wat zal er gebeuren dat impact heeft op gebruikers binnen je organisatie.

Afsprakenkader: Vervaldatum, retentie en archivering van groepen en teams

NoodDetailsAzure AD PremiumBelissing
Vervaldatum policyBeheer de levenscyclus van Office 365-groepen (en ook Teams) door een vervalbeleid in te stellen.P1TBD
Retentie policyBewaar of verwijder gegevens voor een bepaalde periode door het bewaarbeleid voor teams in te stellen in het Security & compliance center. Opmerking: voor het gebruik van deze functie is een licentie voor Office 365 Enterprise E3 of hoger vereist.
 
NEEN, O365 E3 of hoger.TBD
Archiveer en herstellen van teamsArchiveer een team wanneer het niet langer actief is, maar je het wilt bewaren voor compliance redenen of om in de toekomst opnieuw te activeren.NEENTBD

3 afspraken die je na de beslissingsronde kan afkloppen en uitschrijven. Organisatie gedragen dus let’s go!

Technische inrichting

1. Vervaldatum policy

Beheer de levenscyclus van Office 365-groepen (en ook Teams) door een vervalbeleid in te stellen.

  • Surf naar het Azure Portaal. https://portal.azure.com
  • Selecteer Azure Active Directory
  • Klik op groepen, daarna op verloopdatum.
  • In deze configuratie heb ik de groepslevensduur op 30 dagen gezet.
  • Je kan hier bijvoorbeeld vaste team-sites uit laten maar project sites wél laten cyclen.
Microsoft Teams governance Groepen verlooptdatum

2. Retentie policy

Bewaar of verwijder gegevens voor een bepaalde periode door het bewaarbeleid voor teams in te stellen in het Security & compliance center. Opmerking: voor het gebruik van deze functie is een licentie voor Office 365 Enterprise E3 of hoger vereist.

Microsoft Teams governance Retention Policy
  • Geef je beleid een mooie naam
  • Volgende
Microsoft Teams governance Beleid naam geven
  • 7 jaar. default.
Microsoft Teams governance  beslissen of u inhoud wilt behouden, verwijderen, of beide.
  • Selecteer Teams kanalen
  • Selecteer Teams Chat-Berichten💬
  • Het is verstandig een aparte retention policy te maken voor alle locaties. (behalve groepen & kanalen- deze is al gemaakt)
Microsoft Teams governance locaties kiezen
  • Beleid maken!
Microsoft Teams governance DLP

Meer informatie: Docs.microsoft.com

3. Archiveer en herstellen van teams

Archiveer een team wanneer het niet langer actief is, maar je het wilt bewaren voor compliance redenen of om in de toekomst opnieuw te activeren.

  • Surf naar: https://outlook.office.com/ecp/
  • Zoek je team op dat je wil herstellen
  • Klik op Restore
Microsoft Teams governance Exchange Online

Was deze blog handig voor jou? Druk dan bovenaan op delen en deel deze blog of geef een reactie onderaan! Abboneer je via mail via de zijbalk.

Jasper

Hallo, ik ben Jasper. Sinds 1 januari 2020 gestart met 365tips.be. Op deze website lees je artikels over ervaringen binnen Office 365, Microsoft Teams, etc... Veel leesplezier!

Geef een reactie