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📖 Tutoriel : Microsoft Teams technique governance - meilleures pratiques

Microsoft Teams governance . La demande de Microsoft Teams a énormément augmenté depuis le passage au travail à distance. Travailler ensemble à distance semble facile mais ne l'est pas vraiment. En tout cas, pas si vous ne disposez pas des bons outils pour communiquer avec vos collègues. Certainement pas si vous ne disposez pas des bons outils pour communiquer avec vos collègues. Outre les difficultés humaines, il existe également une complexité technique. Toutes les organisations ne sont pas toujours prêtes à coopérer avec les technologies modernes. Et de mettre en place teams de manière rapide.

Par le biais de ces instructions pratiques, je propose dans ce blog les meilleures pratiques. Les politiques, les politiques au sein de Microsoft Teams sont nécessaires pour apporter une structure à votre organisation informatique.

Contexte : Microsoft Teams est profondément intégré dans l'éco-système de Office 365. Les éléments sous-jacents sont Outlook, OneDrive, SharePointYammer, Stream, Staffhub, Planner, PowerBI, Maps et bien plus encore. En plus de Teams , il est également recommandé de configurer OneDrive et SharePoint OneDrive et OneDrive.

Vous pouvez également lire d'autres blogs, télécharger des fichiers, sauvegarder les enregistrements deteams sur OneDrive,...

Qu'est-ce que governance en général ?

Governance rassemble les personnes, les processus, les technologies et les politiques. Governance fournit le cadre général nécessaire pour aider les organisations à bien gérer la technologie - en général.

PersonnesProcessus
technologiesAccords / Politique

Microsoft Teams est intégré à ces différents services

Office 365 Groupes, Security groupes, groupes de courrier, listes de distribution et boîtes aux lettres partagées.

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Dans cette image, vous pouvez voir quels services "partiels" sont également intégrés dans Microsoft Teams .

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Dans cette image, vous pouvez voir où Microsoft Teams touche à d'autres technologies Office 365 .

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Voir aussi l'intégration complète dans Microsoft 365, ici.

1. Création de groupes et d'équipes, attribution de noms et accès des invités

Souvent, votre organisation exige des accords stricts sur la façon dont les ordinateurs, les imprimantes, les partages de fichiers et les sites d'équipe sont nommés et classés.

Travaillons-nous avec des invités ?
Peut-on ajouter des invités comme membres de l'équipe ?
Qui peut créer teams ?

Toutes ces "options" peuvent être configurées avec Azure Active Directory (Azure AD).

Des décisions à prendre :

Votre organisation a-t-elle besoin d'une convention de dénomination spécifique pour teams ?

Les créateurs d'équipes doivent-ils avoir la possibilité d'attribuer des notes spécifiques à l'organisation ?

Voulez-vous limiter la possibilité d'ajouter des invités par équipe ?

Voulez-vous limiter les personnes qui peuvent créer teams au sein de l'organisation ?

Action après les décisions :

Documentez les exigences de votre organisation en matière de création d'équipes, de dénomination, de classement et d'accès des invités.

Prévoyez de mettre en œuvre ces exigences ou recommandations dans le cadre du déploiement de Teams.

Communiquez et publiez la politique pour informer les utilisateurs de Teams du comportement qu'ils peuvent attendre pendant la mise en œuvre.

proposed framework: Création de groupes et d'équipes, attribution de noms et accès des invités

UrgenceDétailsAzure AD PremiumDécision
Politique de dénomination des équipesUtilisez des mots bloqués par préfixe et personnalisés.P1TBD
Classement des équipesAttribuer des classifications à l'adresse teams.P1TBD
Accès des invités de l'équipeAdmettre les invités au TeamsNONTBD
Créer une équipelimiter la création d'équipes pour les administrateurs.NONTBD
Créer une équipeLimiter la création d'équipes à un groupe restreint de personnes dans l'organisation.P1TBD
Le cadre ci-dessus peut être adopté dans son intégralité dans la documentation governance/policy. Prendre des décisions, les faire tomber et les mettre en place techniquement.

Équipement technique

1. Microsoft Teams politique de nommage

Voici une politique qui donne à chaque groupe un préfixe TEAMS-. C'est aussi simple que cela ! Voir la 2ème capture d'écran.

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2. Classement des équipes

Je reviendrai bientôt sur ce sujet dans un autre blog ! Vous pouvez trouver plus d'informations techniques ici. https://docs.microsoft.com/en-us/office365/enterprise/powershell/manage-office-365-groups-with- powershell

3. Accès des invités de l'équipe - ON / OFF

  • Surfez sur : /https://admin.teams.microsoft.com
  • Cliquez sur les paramètres pour l'ensemble de l'organisation
  • Cliquez sur l'accès invité
  • Activez ou désactivez l'accès invité.
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3. Teams désactiver l'accès des invités par équipe

Microsoft Teams governance commence souvent autour de l'accès des invités. Par exemple, voulez-vous désactiver l'accès des invités dans une équipe ? Parce qu'il s'agit d'une équipe qui ne sera utilisée qu'en interne, par exemple. Par exemple : Service de la communication, Ressources humaines, Informatique, RH, Paie. Ensuite, suivez les étapes ci-dessous pour désactiver l'accès invité pour une équipe. Bien sûr, vous pouvez automatiser cela avec PowerShell ou via un modèle que vous fournissez lors de la création d'une équipe.

  • Allez à la SharePoint le panneau de l'administrateur à partir du centre d'administration. https://admin.microsoft.com
  • Sites sélectionnés, sites actifs
  • Sélectionnez l'équipe souhaitée
  • Cliquez sur la politique
  • Partageexterne
Microsoft Teams governance  Toute l'organisation
  • Sélectionnez l'une de ces 4 options :
  • Tout le monde
  • Invités nouveaux et existants
  • Invités existants uniquement
  • Uniquement les personnes de l'organisation
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4. Création d'équipes - pour les administrateurs

5. créer Teams - pour des groupes spécifiques

  • Teams bloquer la création pour tout le monde mais l'autoriser pour un petit groupe peut se faire via ce billet de blog.

2. Expiration, rétention et archivage des groupes et des teams

Pour mettre en place une bonne politique de Microsoft Teams governance , il est recommandé de mettre en place une rétention. Votre organisation a probablement des exigences concernant la mise en place de politiques pour l'expiration, la conservation et l'archivage de teams et des données d'équipe (messages de canal et fichiers de canal). Vous pouvez laisser une ou plusieurs équipes expirer et appliquer automatiquement un cycle de vie de l'équipe.

Il est également possible de mettre en œuvre des politiques de rétention pour conserver ou supprimer des informations. Teams l'archivage est ainsi qu'une possibilité (en mode lecture seule) de visualiser un point dans le temps d'une équipe qui n'est plus active.

Des décisions à prendre :

Quelle est la date d'échéance de l'organisation pour une équipe ?

Quelle est la politique spécifique de conservation des données à appliquer à teams ?

Votre organisation prévoit-elle d'être en mesure d'archiver les sites inactifs teams . Ou pour afficher le contenu en mode lecture seule ?

Actions à mener après les décisions :

Documentez les exigences de votre organisation concernant l'expiration de teams, la conservation des données et l'archivage.

Prévoyez de mettre en œuvre ces recommandations dans le cadre du déploiement de Teams.

Communiquer et publier une politique pour informer les utilisateurs de Teams du comportement de la plateforme.

proposed framework: Expiration, conservation et archivage des groupes et des teams

UrgenceDétailsAzure AD Premium Décision
Date d'expiration de la policeGérez le cycle de vie des groupes Office 365(et aussi Teams) en mettant en place une politique de désintégration.P1TBD
Politique de conservationConservez ou supprimez les données pendant une période déterminée en définissant la politique de conservation pour teams dans le centre de conformité Security . Remarque : pour utiliser cette fonctionnalité, une licence pour Office 365 Enterprise E3 ou supérieure est nécessaire.
 
NO, O365 E3 ou plus.TBD
Archiver et restaurer teamsArchivez une équipe lorsqu'elle n'est plus active, mais que vous souhaitez la conserver pour des raisons de conformité ou pour la réactiver à l'avenir.NONTBD
3 accords que vous pouvez faire tomber et rédiger après le tour de décision. Organisation adoptée, donc GO.

Équipement technique

1. Date d'expiration de la police

Microsoft Teams governance pour le cycle de vie des groupes Office 365(et aussi Teams) en définissant des politiques d'expiration.

  • Allez sur le portail Azure. https://portal.azure.com
  • Sélectionnez Azure Active Directory
  • Cliquez sur les groupes, puis sur la date d'expiration.
  • Dans cette configuration, j'ai fixé la durée de vie du groupe à 30 jours.
  • Vous pouvez, par exemple, ne pas tenir compte des sites d'équipes fixes mais laisser les sites de projets en cycle.
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2. Politique de conservation

Conservez ou supprimez les données pendant une période déterminée en définissant la politique de conservation pour teams dans le centre de conformité Security . Remarque : pour utiliser cette fonctionnalité, une licence pour Office 365 Enterprise E3 ou supérieure est nécessaire.

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  • 7 ans, par défaut.
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  • Sélectionnez Teams canaux
  • Sélectionnez Teams Chat-Messages
  • Il est judicieux de créer une politique de conservation distincte pour tous les sites. (sauf les groupes et les canaux - ils ont déjà été créés).
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  • Créez cette politique.
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Plus d'informations : Docs.microsoft.com

3. Archiver et restaurer teams

Archivez une équipe lorsqu'elle n'est plus active, mais que vous souhaitez la conserver pour des raisons de conformité ou pour la réactiver à l'avenir.

Microsoft Teams supprimé ? Vous pouvez facilement le restaurer via ce blog.

4. Vérifier les inutilisés Teams

Passez en revue les sites non utilisés teams via l'administrateur. teams .microsoft.com ou via Office 365 Groupes et Teams Rapport d'activité. Effectuer des contrôles hebdomadaires ou mensuels des accès et de l'utilisation.

5. Restreindre les applications externes

Via le panneau de contrôle Cloud App Security, vous pouvez voir si les applications tierces sont adaptées aux réglementations modernes et si elles sont conformes aux normes de protection des personnes et des données. (GDPR)

737+ Les applications de Microsoft Teams sont autorisées par défaut dans cet environnement de test. Si vous voulez garder un œil sur les applications que vous préférez ne pas voir dans l'environnement, vous pouvez les bloquer ici individuellement. La désactivation des applications peut se faire via ce blog.

6. Teams nettoie automatiquement avec Access Reviews

Vous pouvez nettoyer automatiquementTeams qui n'est pas utilisé en demandant aux propriétaires s'ils sont d'accord. Une explication complète et détaillée peut être trouvée ici. Governance : Nettoyage automatique de Microsoft Teams via Access Review

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3. Commencez par le changement de document pour collaborer sur une seule plateforme

Office 365 est construit sur des stratégies que nous remettons trop souvent en question. Le fait est que OneDrive est un endroit où les utilisateurs finaux peuvent conserver leurs fichiers. L'organisation SharePoint crée de la connectivité et Microsoft Teams est la plaque tournante de la collaboration.

1. OneDrive

OneDrive est un endroit où sont stockés les documents personnels. Onedrive lui-même ne nécessite pas beaucoup d'installation. Nous avions des disques durs personnels, maintenant nous avons OneDrive. Cependant, OneDrive permet une plus grande flexibilité dans le partage.

Les données personnelles, les données des clients n'ont pas leur place sur OneDrive. Il est préférable de conclure des accords fondés sur la politique de l'organisation afin de fixer ce point. En outre, il est possible de mettre en place, d'un point de vue technique, la protection nécessaire des informations afin de garantir que les fichiers ne puissent pas être partagés par des tiers.

2. SharePoint

SharePoint est le lieu central où les organisations placent leurs données et leurs informations, de sorte que chacun dispose toujours de documents ou d'informations sur l'organisation à jour. Dans les structures plates modernes, il est conseillé d'héberger les informations cruciales sur le site SharePoint, transparent pour l'ensemble de l'organisation.

3. Microsoft Teams

Microsoft Teams peut être configuré par département, par type de groupe de coopération ou par service. La structure globale en elle-même n'est pas importante pour l'organisation. Souvent, l'organisation informatique traditionnelle crée des structures hiérarchiques pour que le site Teams reste gérable.

Il est pratique d'avoir une structure logique et compréhensible qui peut atterrir dans n'importe quelle organisation.
Oh oui, Microsoft Teams est utilisé par les plus grands géants de la technologie tels que : Accenture, Continental AG, Ernst & Young, Pfizer et SAP. Ils ont tous plus de 100 000 utilisateurs. Source.

  • Sites des départements
  • Sites de projet pour les projets courts
  • Les fondations structurelles telles que : RH, gestion,...

Dispositions organisationnelles

Votre organisation compte-t-elle beaucoup de teams? Ensuite, mettez toujours deux propriétaires dans chaque équipe. Si l'un des propriétaires n'est pas présent ou quitte l'organisation, vous pouvez continuer à travailler sans impact opérationnel.

Ajoutez des invités à teams lorsque vous avez décidé que c'était acceptable. Ne permettez pas aux invités d'accéder aux sites internes importants teams. Une convention de dénomination peut aider ou un préfixe avant ou un suffixe après le nom de l'équipe.

Désignez des administrateurs chargés de passer en revue les invités et les entrées de temps en temps afin que tout reste en ordre.

Instructions générales

Microsoft Teams Les rendez-vous sont cruciaux pour toute organisation.

Documentez les besoins spécifiques de votre organisation pour éventuellement restreindre les fonctions de Teams à la tenant- et au niveau de l'utilisateur. Ceci est complètement distinct des points décrits ci-dessus.

Rédigez les 2 cadres autour de la création et de la rétention dans l'intérêt de l'organisation. Ne mettez en œuvre la technologie que lorsqu'elle est nécessaire. N'attendez pas qu'il soit trop tard pour la mise en œuvre. Essayez de tenir compte des limites du site Teams.

Communiquez et publiez la politique complète pour informer les utilisateurs de Teams du comportement auquel ils peuvent s'attendre après votre ou vos mises en œuvre.

Il est maintenant temps d'utiliser les modèlesTeams ou de mesurer la mise en œuvre deteams via ces blogs.

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