Document migratie naar Office 365
Wanneer organisaties goed willen migreren naar Office 365 is het belangrijk dat er structuren bestaan als kapstok.
Structuur helpt ons om samen op dezelfde manier aan de slag te gaan.
Documenten raadplegen gebeurd best op dezelfde manier, voor iedereen.
In deze artikel heb ik alvast de mogelijkheden van OneDrive, SharePoint & Teams uitgeschreven.
Zodat je documenten kan migreren naar de juiste plaats.
Wat ik zeker wil duidelijk maken is dat migreren gewoon doen is.
Je kan blijven wachten tot het ideale moment, je kan blijven technische bouwstenen aanreiken, dieper integreren. Goed genoeg om te gaan = starten!
Een basis kader, met afspraken. Templates kan je helpen om de nieuwe omgeving goed in te richten. Iedereen betrekken in de verandering is een van de belangrijkste punten in elk migratietraject.
Office 365 samenwerkingsplatformen
Microsoft Teams
Microsoft teams is een samenwerkingsplatform dat alle bouwstenen van het Microsoft 365 eco-systeem in verbinding breng. Samen aan een document werken, processen verwerken, video-gesprekken voeren,. Dit zijn de 5 redenen om met Teams aan de slag te gaan.
OneDrive
Onedrive is de ideale plaats voor je documenten & je Onenote notities. 10 redenen om OneDrive te gebruiken? OneDrive Governance kan je hier terugvinden.
SharePoint
Een intranet waarin je documenten samenkomen én gebruikt kunnen worden door de volledige organisatie. SharePoint inrichting & governance instructies kan je hier vinden.
Waar plaats je best je bestanden?
Persoonlijke documenten
“Ik kom van mijn H:\Drive, waar plaats ik nu mijn persoonlijke documenten”?
‘Persoonlijke‘ documenten zijn je eigen documenten die je zelf maakt.
Persoonlijke afbeeldingen, notities, loonbrieven, afspraken, documenten die niet in relatie staan met een team samenwerking.
Je persoonlijke documenten plaats je op OneDrive.
Departement informatie
Voorbeeld: Departement toerisme heeft bijvoorbeeld een eigen Y:\Drive en deze data is enkel voor het team”
Departement documenten zijn eigen aan een team van mensen.
Het is écht logisch dat je op basis van een organigram (of een eigen structuur) een verschil maakt tussen verschillende teamsites/departementen.
Project teamssites zijn geen departementen. Hiervoor bouw je best een aparte mechanisme op. dat los staat van de departement teamssites.
Je team documenten plaats je op Microsoft Teams.
Organisatie
“Bedrijfsfeestjes, evenementen in je organisatie, policies, afspraken,…”
Policies / algemene documentatie van je organisatie hoort helemaal thuis op je intranet.
Je intranet bouw op je in thema’s en taken. Niet volgens de interne structuur / departement structuur van je organisatie.
Het is belangrijk dat alle data vindbaar is dus gebruik zo veel mogelijk meta-data.
Je organisatie documenten plaats je op SharePoint.
Deel en werk samen aan bestanden
Teams als centrale hub voor samenwerking
In Microsoft Teams kan je als gebruiker je OneDrive documenten raadplegen.
Ook is het mogelijk je SharePoint site te publiceren of een dynamisch team dat véél verwijzingen heeft naar je SharePoint intranet.
Departementen kunnen samenwerken vanuit deze centrale hub.
Waar plaats je bestanden — video uitleg
Technische migratie uitvoeren
OneDrive – Migratie van documenten met de SharePoint Migration Tool
een migratie naar OneDrive kan je op 2 manieren doen. Je kan aan de hand van deze 7 stappen je eigen data overbrengen van je huidige computer, fileserver naar OneDrive. Als IT-administrator is het ook mogelijk een CSV bestand te gebruiken om alle lokale drives te migreren naar OneDrive.
OneDrive – Migratie van documenten met Known-Folder Move.
Als je je computerpark goed onder controle hebt en je beschikt over Windows 10 dan is het super eenvoudig om alle documenten zoals: Desktop, Documenten, Afbeeldingen, Screenshots en Camera Roll op OneDrive te plaatsen met één policy. Meer informatie kan je hier vinden.
SharePoint migratie
Een Sharepoint migratie start niet met documenten verschuiven van een fileserver naar SharePoint Online. Een SharePoint migratie start pas als je rond deze 4 pijlers hebt gewerkt om een kader te bouwen. In dit document lees je hoe je aan de slag kan met SharePoint Governance.
| Mensen | Processen |
| technologieën | Afspraken / Policy |
Nadat je een afsprakenkader hebt gemaakt, een mooie SharePoint template die je kan provisionen en klaarzetten met één druk op de knop is het tijd om te migreren. Dit kan op dezelfde manier als voor OneDrive via dit artikel.
Microsoft Teams Migratie
Microsoft Teams is OneDrive + SharePoint + …
Heb je alle documenten van alle gebruikers gemigreerd? Goed! Dat helpt om goed te kunnen samenwerken. voor een technische Teams migratie raad ik aan om basis kaders te maken net zoals voor SharePoint Governance. Teams provisioning is belangrijk. Maar ook afspraken kaders voor rechten tot gebruik zijn belangrijk voor je massaal teams aanmaakt. Data kan gemigreerd worden naar onderliggend SharePoint met de SharePoint migration tool.
Over de auteur
