5 technische stappen om je organisatie klaar te maken voor Microsoft Teams

Heeft je organisatie vandaag nog geen enkele oplossingen om beter samen te werken buiten de 4 muren van je organisatie? Heb je de ambitie om een zo laagdrempelig mogelijke dienst aan te leveren met een maximale impact? Volg dan deze 5 stappen om Microsoft Teams te activeren en je volledige organisatie te laten samenwerken met Teams. Dit kan op je laptop, desktop, of mobiele telefoon.

Doel(en)

• Minimale dienstverlening is belangrijk om de organisatie overeind te houden.
• Basis samenwerking rond documenten is nodig om dit optimaal te ondersteunen.
• Online vergadering om elkaar te kunnen bereiken.
• Je organisatie noden…

Wat is Microsoft Teams

• Microsoft Teams is een samenwerkingsplatform van Microsoft. Meer omkadering kan je hier vinden. De technische opstart: hier
• Dankzij Teams kan je: bestanden delen, audio gesprekken, video gesprekken, planner taken delegeren, samenwerken op documenten..

1) Technisch: Hoe start je met Microsoft Teams – inrichting

• Installeer Azure AD Connect als je nog nooit met Office 365 hebt gewerkt is het belangrijk om Azure AD connect te installeren.
• Deze tool zorgt ervoor dat alle on-premise Active Directory accounts bekend zijn in Office 365.
• Gebruikers kunnen inloggen op Office 365 met hetzelfde account dan ze kunnen op hun huidige mailbox.
• Dit technisch werk doe je met onderstaande blog. (1 uur)

ACTIE: Dit doe je via deze blog

2) Maak je eigen tenant aan – als je nog niet over office 365 beschikt

• Heb je nog geen Office 365 diensten?
• Maak je eigen tenant aan via onderstaande blog.
• Koppel ook je domein!

ACTIE: Maak zelf een tenant EN Configureer je DNS instellingen.

3) Geef Microsoft Teams licenties aan je gebruikers

• Je hebt helaas licenties nodig! Geen zorgen, Microsoft Teams kan je gratis gebruiken.
• Het is ook mogelijk om met gratis licenties te werken van Microsoft Teams.
• De Microsoft gesponsorde licentie kan je aanvragen via hun website. meer informatie over dit proces kan je hier vinden.

4) Document migratie van je homedrives

• Eerst en vooral is het belangrijk dat alle data van je organisatie op één platform staat. Je kan niet goed samenwerken als je data nog op je oude fileserver staat.
• Migreer alle persoonlijke P:\Drives naar -> OneDrive
• Plaats alle bedrijfs & departementsdata op SharePoint & Microsoft Teams
• Het zou kunnen dat je er niet meer aankan, dan is het best dat de IT administrator op basis van één eenvoudige file de mapping maakt van -> naar. en op migreer klikt!
• Moest deze stap té complex zijn kan je perfect zonder data migratie aan de slag. Alleen is het logisch dat je niet aan je historische documenten kan.

5. Basic inrichting

• Maak een framework/beslissing waarin je afspreek dat:
• Persoonlijke data op OneDrive thuis hoort.
• Departement data op Teams of SharePoint zal geplaats worden.
• Project data op Teams zal geplaatst worden.
• Communiceer deze guidance in je eerste public teams.

Deze stappen zijn misschien in deze fase voorbarig. Toch is er niets mis mee om dit nu te definiëren. Omdat je zeer waarschijnlijk nu Microsoft Teams-sites zal aanmaken die je later nog zal gebruiken.

Andere diep technische take-aways

• Zorg ervoor dat DLP en Sharing is ingericht voor of tijdens de opstart.
• Automatiseer het volledige process via PowerAutomate.
• Zorg ervoor dat iedereen volgens het process nieuwe Microsoft Teams-sites kan aanvragen. en snel! 🙂
• Faciliteer en begrijp de noden – Anticipeer op chaos & onrust in de organisatie.
• Meet met het Office 365 adoption pack of het gebruik binnen je organisatie veranderd in de tijd. Moedig influencers & key-personen aan.
• Maak één openbaar team aan voor de hele organisatie met aankondigingen van het nieuwe beste samenwerkingsplatform!
• Schrijf procedures om de gebruikers te helpen met dit nieuwe geweldige platform!
• Start met OneDrive governance, Teams Governance & SharePoint governance.

Microsoft bracht alvast een quickstart uit om aan de slag te gaan. Deze kan je hier terugvinden.